Sistema di ingresso a chiave per hotel: Il moderno controllo degli accessi

Un sistema di accesso con chiave magnetica è un sistema elettronico di controllo degli accessi che ha cambiato il modo in cui gli hotel garantiscono la sicurezza delle camere dei propri ospiti e consentono loro di accedere all'edificio. Questi sistemi utilizzano tessere o badge programmabili al posto delle chiavi tradizionali. Queste tessere o badge comunicano con le serrature elettroniche delle porte utilizzando la tecnologia di identificazione a radiofrequenza (RFID) o la banda magnetica. I sistemi di accesso con chiave magnetica sono il modo più comune con cui gli hotel moderni soddisfano le esigenze di sicurezza, facilitando al contempo la vita degli ospiti.

Questa guida tratta dei sistemi di accesso con chiave magnetica specifici per gli hotel, come i diversi tipi di sistemi disponibili, il loro funzionamento con i sistemi di gestione della proprietà come Prostay, i vantaggi che offrono in termini di sicurezza e gli aspetti da considerare durante la loro installazione. L'articolo riguarda esclusivamente le applicazioni nel settore alberghiero e non include le applicazioni di sicurezza per immobili residenziali o commerciali in generale. I proprietari di hotel, i gestori di immobili, gli specialisti IT nel settore alberghiero e i responsabili delle decisioni che sono alla ricerca di soluzioni moderne per il controllo degli accessi troveranno consigli utili su come scegliere e configurare un sistema.

Al momento del check-in, i sistemi di accesso con chiave magnetica codificano credenziali temporanee nelle tessere. Ciò consente agli ospiti di accedere alle camere loro assegnate e ad altre aree autorizzate fino al check-out, quando il sistema revoca automaticamente i loro diritti di accesso.

Alla fine di questa guida scoprirai di più sui sistemi di accesso con chiave magnetica, oltre a

• Comprendere i componenti e le tecnologie fondamentali alla base dei sistemi di accesso con chiave magnetica
• Come l'integrazione PMS semplifica le operazioni alberghiere
• Valutare i vantaggi in termini di sicurezza rispetto alle chiavi tradizionali
• Confronterete i costi e i requisiti di implementazione dei diversi tipi di sistema
• Sviluppare un piano di implementazione pratico per la vostra struttura

Comprendere i sistemi di accesso con chiave magnetica per gli hotel

Un sistema di accesso con chiave magnetica è un modo per regolare chi può accedere alle camere degli ospiti, alle aree comuni e alle aree riservate utilizzando carte elettroniche programmate invece delle chiavi tradizionali. Il sistema tiene traccia dei diritti di accesso in modo digitale, in modo che i dipendenti dell'hotel possano concedere, modificare e revocare i permessi senza dover scambiare le chiavi.

Questo metodo risolve una serie di problemi ricorrenti nella gestione alberghiera, come l'eliminazione dei costi e dei rischi per la sicurezza legati alla perdita delle chiavi, consentendo una programmazione flessibile degli accessi e creando tracciati di controllo dei processi di ingresso e uscita in tutta la struttura.

Componenti principali dei sistemi di carte chiave per hotel

Quattro parti che funzionano insieme costituiscono un sistema completo di carte di accesso alle porte. Le carte chiave degli hotel conservano le credenziali digitali su una banda magnetica, in un microchip RFID o utilizzando la tecnologia NFC. Quando un ospite mostra la propria carta, i lettori di carte ai punti di ingresso rilevano e leggono queste credenziali. I controller sono il cervello del sistema. Controllano le credenziali rispetto al database di accesso e decidono se consentire o meno l'ingresso a qualcuno. Le serrature elettroniche delle porte ricevono segnali dai controller per sbloccare le porte e mantenere sicure le camere degli ospiti.

I protocolli di comunicazione crittografati consentono a queste parti di comunicare tra loro. Il lettore prende i dati delle credenziali e li invia al controller quando un ospite tocca o striscia la propria tessera. Il controller verifica le credenziali rispetto ai diritti memorizzati, che includono la convalida dell'assegnazione della camera, le date di validità e i limiti di tempo. Se le credenziali sono legittime, il controller comunica alla serratura di aprirsi.

Come funzionano i sistemi di accesso con chiave magnetica negli hotel

Esiste un modo prestabilito in cui la maggior parte degli ospiti passa attraverso un sistema di ingresso con chiave magnetica. Quando un ospite effettua il check-in, il personale della reception programma una tessera vuota con la chiave della camera dell'ospite e qualsiasi altro privilegio, come l'accesso alla piscina o alla palestra. La programmazione assegna a ogni ospite un identificativo univoco collegato alla sua prenotazione nel sistema di gestione della struttura.

Quando l'ospite si avvicina alla propria camera, mostra la tessera al lettore. Il sistema controlla la credenziale, verifica che la data corrente rientri nel periodo di prenotazione e sblocca la porta, solitamente in uno o due secondi. Per motivi di sicurezza, il sistema conserva una registrazione digitale di ogni tentativo di accesso durante il soggiorno.

Il sistema disattiva immediatamente i diritti di accesso della tessera dopo il check-out. Se un ospite smarrisce la tessera durante il soggiorno, il personale può cancellare rapidamente la credenziale smarrita e fornirne una nuova senza dover sostituire la serratura.

In passato, se si smettevano le chiavi, era necessario sostituire la serratura per mantenere la casa al sicuro. Questa gestione automatizzata del ciclo di vita rappresenta un grande cambiamento rispetto al passato.

Tipi di sistemi di accesso con chiave magnetica per hotel

Gli hotel possono scegliere tra molti sistemi di carte magnetiche, ognuno dei quali presenta vantaggi specifici per diversi tipi di strutture e esigenze aziendali. I gestori immobiliari possono scegliere i sistemi di controllo degli accessi con carta più adatti alle loro esigenze di sicurezza e al loro budget conoscendo queste possibilità.

Sistemi con tessere di prossimità RFID

Con la tecnologia RFID, gli ospiti non devono toccare lo scanner, ma possono semplicemente tenere o avvicinare la loro carta invece di inserirla o strisciarla. Il lettore crea un campo elettromagnetico che alimenta un chip passivo all'interno della carta. Questo chip invia quindi il suo identificativo univoco al lettore.

L'accesso con chiave RFID offre una serie di vantaggi operativi per gli hotel. Le tessere durano più a lungo poiché non sono soggette all'usura causata dai meccanismi di strisciamento. Gli ospiti trovano l'interazione "tap-and-go" facile da capire, il che riduce il fastidio causato dallo strisciamento nella direzione sbagliata. I sistemi RFID offrono anche una crittografia più avanzata, che li rende più sicuri contro la clonazione delle credenziali.

Le previsioni del settore suggeriscono che l'utilizzo della tecnologia RFID vedrà una crescita esponenziale nei prossimi anni, spinta dalla sua crescente popolarità nel settore dell'ospitalità e in altri settori che necessitano di soluzioni di controllo degli accessi sicure.

Sistemi con carte a banda magnetica

Le carte con banda magnetica memorizzano le informazioni delle credenziali su una striscia di materiale magnetico che corre lungo un bordo. Quando gli ospiti strisciano la loro carta attraverso un lettore a fessura, la testina di lettura rileva le informazioni codificate mentre la banda magnetica passa sopra di essa.

Questi sistemi di accesso con carta magnetica sono un modo economico per gli hotel più piccoli o le strutture con molte carte per far entrare le persone. Le carte sono economiche da produrre, il che le rende utili in luoghi dove le carte vengono smarrite spesso. Tuttavia, i telefoni cellulari e altri oggetti di uso quotidiano possono smagnetizzare le bande magnetiche, il che potrebbe essere un problema per gli ospiti.

NFC e integrazione delle chiavi mobili

La Near Field Communication (NFC) si basa sulle idee alla base della tecnologia RFID per consentire la connessione degli smartphone. Invece di portare con sé le chiavi magnetiche, i visitatori utilizzano l'app dell'hotel sui loro telefoni per accedere utilizzando credenziali digitali.

L'integrazione delle chiavi mobili è la parte del controllo degli accessi degli hotel che sta crescendo più rapidamente. Agli ospiti piace il fatto di non dover andare alla reception: possono ottenere le loro credenziali prima di arrivare, il che permette loro di andare direttamente in camera. Gli hotel risparmiano sui costi di inventario delle tessere e rendono il check-in più facile per gli ospiti.

I sistemi NFC possono funzionare con le normali chiavi magnetiche, consentendo alle strutture ricettive di soddisfare le esigenze dei propri ospiti. Alcuni ospiti desiderano carte fisiche, mentre altri prevedono che l'accesso mobile diventerà la norma.

Questa nuova tecnologia è direttamente correlata al modo in cui gli hotel combinano il controllo degli accessi con i loro sistemi di gestione della struttura.

Integrazione con i sistemi di gestione delle proprietà alberghiere

Il controllo degli accessi con chiave magnetica funziona davvero al meglio quando è collegato ai sistemi di gestione delle proprietà alberghiere. Quando il software dei sistemi di accesso con chiave magnetica funziona con le piattaforme PMS, le strutture possono gestire automaticamente le credenziali, mantenere sincronizzati i dati degli ospiti e combinare i rapporti operativi.

Vantaggi dell'integrazione con il PMS Prostay

Quando i sistemi di accesso con chiave magnetica e le piattaforme PMS come Prostay lavorano insieme, si eliminano le attività manuali che rallentano il check-in e rendono possibili errori. Quando una prenotazione viene confermata, il PMS invia automaticamente alla soluzione di controllo degli accessi l'assegnazione della camera e le date del soggiorno. Gli addetti alla reception devono solo codificare una tessera vuota; le impostazioni delle credenziali sono già configurate.

Questa sincronizzazione dura per tutto il tempo in cui l'ospite è presente. Le modifiche alle camere aggiornano istantaneamente i diritti di accesso. Una partenza anticipata comporta la revoca immediata delle credenziali. I check-out tardivi allungano i tempi di accesso senza l'aiuto del personale.

I sistemi integrati non solo rendono le operazioni più efficienti, ma consentono anche di tracciare gli accessi, il che aiuta nella gestione dei ricavi. Le strutture possono tenere traccia della frequenza e dei tempi di utilizzo dei servizi da parte degli ospiti. Queste informazioni aiutano a decidere quali servizi offrire, quanti membri del personale assumere e quando proporre upsell.

Processo di implementazione

Esiste un ordine prestabilito per collegare i sistemi di accesso con chiave magnetica all'attuale architettura IT:

1. Valutazione del sistema e verifica della compatibilità: valutare le attuali capacità del PMS, l'infrastruttura di rete e l'hardware delle porte per identificare i requisiti di integrazione e i potenziali ostacoli.
2. Installazione dell'hardware e configurazione della rete: installare lettori di carte e controller nei punti di accesso, stabilire connessioni di rete sicure tra l'hardware di controllo degli accessi e i server PMS.
3. Integrazione software e formazione del personale: configurare le connessioni API o il middleware che collega il sistema di controllo degli accessi al PMS, formare il personale della reception e della manutenzione sui nuovi flussi di lavoro.
4. Procedure di test e di messa in funzione: convalidare la programmazione delle credenziali, la registrazione degli accessi e la disattivazione automatica in diversi scenari di test prima della piena implementazione.

Confronto dei vantaggi operativi

Per la maggior parte delle proprietà con più di 20 camere, il costo iniziale dei sistemi integrati di accesso con chiave magnetica si ammortizza in 18-24 mesi, poiché rendono la proprietà più sicura ed efficiente.

Sapere quali problemi possono sorgere durante l'implementazione aiuta le proprietà a prepararsi per un lancio di successo.

Sfide comuni nell'implementazione e soluzioni

L'installazione di serrature con chiave magnetica in un hotel già aperto richiede un'attenta pianificazione per mantenere gli ospiti soddisfatti e il personale al lavoro durante la transizione. Ci sono alcuni problemi che potrebbero sorgere durante l'implementazione.

Interruzioni dell'esperienza degli ospiti

Quando ci sono molti visitatori che effettuano il check-in, i problemi di programmazione delle tessere o dei lettori possono rendere le cose difficili sia per gli ospiti che per il personale della reception. Una mitigazione proattiva include l'installazione di stazioni di codifica di backup, l'insegnamento al personale di come utilizzare il comando manuale e la pianificazione dell'installazione dei lettori in orari in cui non ci sono molte persone in giro. Tenere a disposizione una scorta limitata di tessere master pre-programmate consente agli ospiti di entrare immediatamente mentre si lavora per risolvere i problemi del sistema principale.

Formazione e adozione da parte del personale

I reparti della reception, delle pulizie e della manutenzione utilizzano tutti i sistemi di accesso con chiave magnetica in modi diversi. Una buona formazione si concentra sui flussi di lavoro rilevanti per il lavoro di una persona, invece di fornire una panoramica generale del sistema. Il personale della reception deve sapere come programmare e risolvere i problemi relativi alle credenziali. Il personale addetto alle pulizie deve conoscere i limiti di tempo e di accesso ai settori. Il personale addetto alla manutenzione deve controllare chi ha accesso all'hardware e risolvere eventuali problemi che si presentano. Quando si configura un sistema per la prima volta, i servizi di assistenza tecnica dei fornitori dovrebbero includere la formazione in loco.

Complessità dell'integrazione dei sistemi

I sistemi di gestione delle proprietà più datati potrebbero non disporre delle moderne funzionalità API, il che rende più difficile collegarli ai sistemi di controllo degli accessi più recenti. Alcune soluzioni sono piattaforme middleware che collegano le installazioni PMS più datate ai sistemi di accesso con tessera più recenti, approcci di migrazione graduale che mantengono entrambi i sistemi in funzione durante il cambiamento e alleanze tra fornitori che offrono supporto all'integrazione. Per garantire che il nuovo sistema di ingresso funzioni con i sistemi di sicurezza attuali, come la videosorveglianza integrata e le piattaforme di gestione dei visitatori, tutti i fornitori di sistemi devono collaborare sin dalle prime fasi.

Pianificare in anticipo questi problemi evita costosi ritardi e accelera l'adozione da parte del personale.

Conclusione e prossimi passi

Rispetto alle chiavi tradizionali, i sistemi di accesso con chiave magnetica rendono gli hotel più sicuri, più efficienti e migliori per gli ospiti. La gestione automatizzata delle credenziali, l'integrazione PMS e la registrazione digitale degli accessi lavorano insieme per risolvere i problemi ricorrenti di sicurezza nel settore alberghiero, riducendo al contempo i costi correnti.

Le strutture che stanno valutando l'adozione di sistemi di accesso con chiave magnetica dovrebbero agire immediatamente:

1. Valutare l'attuale infrastruttura di controllo degli accessi e identificare le lacune di sicurezza
2. Documentare i requisiti di integrazione PMS e verificare la compatibilità con i principali fornitori di chiavi magnetiche
3. Richiedere dimostrazioni da due o tre fornitori qualificati, compresi quelli compatibili con Prostay
4. Sviluppare un calendario di implementazione graduale che riduca al minimo i disagi per gli ospiti

Gli hotel dovrebbero tenere d'occhio i cambiamenti nell'espansione delle chiavi mobili, nei sistemi di controllo biometrico e nelle piattaforme di amministrazione basate su cloud, poiché la tecnologia di controllo degli accessi negli hotel continua a evolversi. Queste tecnologie funzioneranno sempre più spesso con le credenziali delle chiavi magnetiche per aggiungere ulteriore sicurezza e semplificare la vita agli ospiti.

Risorse aggiuntive

Lista di controllo per la valutazione dei fornitori

• Capacità di integrazione PMS e stato di certificazione
• Standard di crittografia e protocolli di sicurezza
• Supporto delle credenziali mobili e disponibilità dell'app per gli ospiti
• Opzioni di accesso remoto e gestione cloud
• Disponibilità dell'assistenza tecnica e impegni di risposta

Modello dei requisiti di integrazione PMS

• Versione PMS attuale e funzionalità API
• Specifiche dell'infrastruttura di rete
• Requisiti di compatibilità dell'hardware delle porte
• Esigenze di formazione del personale e assistenza per l'avvio

Considerazioni sul calcolo del ROI

• Costi attuali di ricodifica e sostituzione delle chiavi
• Tempo impiegato dalla reception per questioni relative alle chiavi
• Frequenza degli incidenti di sicurezza e costi associati
• Impatto dei problemi relativi alle chiavi sulla soddisfazione degli ospiti