Costo del servizio e mancia: Quali sono le differenze?

Il costo del servizio è una commissione che gli hotel e altre strutture ricettive devono aggiungere al conto dei clienti. La mancia, invece, è un pagamento che i clienti danno direttamente al personale di servizio. Questa differenza fondamentale tra costo del servizio e mancia ha un impatto su tutto, dal pagamento delle tasse alla retribuzione dei lavoratori, fino alla soddisfazione degli ospiti sia nel settore della ristorazione che in quello alberghiero.

Questo articolo tratta dei costi di servizio e delle mance per hotel, resort, case vacanza e altre attività ricettive. Quando gestiscono i pagamenti dei visitatori, i direttori d'albergo, i proprietari di immobili e gli operatori ricettivi devono conoscere gli effetti legali, operativi e finanziari. È importante conoscere la differenza fondamentale tra questi tipi di pagamenti perché una classificazione errata può causare problemi con il fisco, influenzare gli obblighi salariali e rendere insoddisfatti sia gli ospiti che i dipendenti.

I costi di servizio sono commissioni obbligatorie che la vostra struttura riscuote e utilizza per pagare le spese aziendali e gli stipendi. Le mance, invece, sono donazioni facoltative che vanno direttamente al personale di servizio come loro proprietà. I costi di servizio vi consentono di decidere come utilizzare il denaro, ma hanno regole fiscali diverse rispetto alle mance.

Comprendere i costi di servizio e le mance nel settore dell'ospitalità

La differenza tra un costo e una mancia è una parte importante del modo in cui gli hotel gestiscono il denaro, pagano i propri dipendenti e comunicano con i clienti. Comprendere correttamente questo aspetto vi aiuterà a migliorare i vostri profitti, a mantenere stabile la retribuzione del vostro team e ad assicurarvi di rispettare le leggi federali e statali.

Cosa sono i costi di servizio

Gli hotel aggiungono automaticamente un costo di servizio al conto totale degli ospiti. Questo costo è solitamente compreso tra il 15% e il 25%. Il cliente non può negoziare o rifiutarsi di pagare questo prezzo, il che lo rende diverso da una mancia agli occhi della legge.

Nel settore dell'ospitalità, le tariffe dei resort coprono i servizi, le tariffe per i banchetti coprono gli incontri di gruppo, i costi dei servizi spa coprono il servizio in camera e i costi del servizio bottiglie coprono le bevande nei bar degli hotel. Molti ristoranti degli hotel includono anche mance automatiche per gruppi di otto o più persone.

Questi costi vanno direttamente a incidere sui profitti dell'hotel, poiché i costi di servizio sono considerati entrate dell'azienda. Questo denaro aiuta i proprietari di ristoranti e hotel a pagare le spese in aumento, tra cui manodopera, servizi, manutenzione delle strutture e costi operativi, che sono aumentati notevolmente negli ultimi anni.

Cosa sono le mance negli hotel

Gli ospiti possono scegliere di lasciare una mancia ai lavoratori del settore dei servizi in base alla qualità del cibo o del servizio. Il consumatore ha la libertà di scegliere sia l'importo che il destinatario senza alcuna restrizione.

È possibile lasciare una mancia al personale addetto alle pulizie (di solito lasciata in camera ogni giorno), ai servizi di concierge per un aiuto extra, ai fattorini per il trasporto dei bagagli e al personale del ristorante per il servizio di pasti e bevande. Questi pagamenti si basano sulla scelta dell'ospite e sulla sua soddisfazione per il servizio, non su una struttura di prezzi fissa.

Esiste un chiaro legame tra le mance e la qualità del servizio. Ad esempio, il personale di sala e i dipendenti che ricevono mance guadagnano generalmente di più quando offrono un servizio eccellente. Ma questo significa anche che i redditi dei lavoratori dei ristoranti e degli hotel possono variare, il che può rendere difficile per loro mantenere la stabilità finanziaria e la soddisfazione sul lavoro.

È importante sapere perché queste differenze legali sono importanti per la gestione degli hotel, poiché il dipartimento fiscale tratta questi metodi di pagamento in modo molto diverso, il che ha un grande impatto sulla vostra attività.

Differenze legali e operative

Sulla base di questi standard, gli hotel devono seguire determinate regole per quanto riguarda le pratiche relative alle buste paga, alla rendicontazione e alla distribuzione.

Classificazione IRS e implicazioni fiscali negli Stati Uniti

L'IRS afferma che i costi di servizio sono entrate aziendali su cui la maggior parte degli Stati deve riscuotere l'imposta sulle vendite. Quando si fornisce al personale una parte dei costi di servizio, tali pagamenti diventano guadagni non derivanti da mance che devono essere soggetti alle stesse imposte sui salari dei normali stipendi, come le imposte di previdenza sociale e Medicare.

Le mance sono tassate in modo diverso. Quando le mance in contanti raggiungono un importo pari o superiore a 20 dollari in un mese, i dipendenti devono comunicarlo al proprio datore di lavoro. Tali importi sono indicati nel modulo W-2 in sezioni separate per salari, mance Medicare e mance previdenza sociale. Le mance, d'altra parte, non sono considerate reddito d'impresa, quindi non sono soggette all'imposta sulle vendite.

È importante notare che i costi di servizio e gli importi delle mance automatiche non contribuiscono al credito di mancia che i datori di lavoro potrebbero utilizzare per ridurre i requisiti di salario minimo. Il salario minimo federale per i lavoratori che ricevono mance è di 2,13 dollari l'ora, ma questo si applica solo quando le mance, e non i costi di servizio, portano la retribuzione totale ad almeno il salario minimo standard di 7,25 dollari l'ora.

Implicazioni fiscali dei costi di servizio e delle mance in Europa

Il modo in cui i costi di servizio e le mance sono tassati in Europa è molto diverso da quello degli Stati Uniti. Nella maggior parte dei casi, i costi di servizio aggiunti al conto del cliente sono considerati parte del reddito del ristorante o dell'hotel e sono soggetti alle normali regole dell'imposta sulle società e dell'imposta sul valore aggiunto (IVA). A seconda delle norme sul lavoro del paese, questi costi possono anche essere soggetti alle imposte sui salari quando vengono versati ai dipendenti.

In Europa, tuttavia, le mance sono spesso trattate in modo diverso da un paese all'altro. Quando si offrono mance direttamente al personale di servizio, queste sono spesso considerate reddito personale e possono essere tassate. Tuttavia, alcune nazioni hanno norme che rendono più facile dichiarare piccole somme. In molti paesi europei non è così comune lasciare la mancia come negli Stati Uniti, perché il costo del servizio è generalmente incluso nel prezzo del menu o nel conto.

È molto importante che le aziende del settore dell'ospitalità in Europa conoscano le norme relative ai costi di servizio e alle mance, in modo da poterle seguire e riportarle correttamente. Per evitare confusione e mantenere la fiducia dei visitatori, è anche importante essere chiari con loro su come vengono utilizzati e ripartiti i costi di servizio.

Implicazioni fiscali dei costi di servizio e delle mance in Asia

A causa delle diverse leggi fiscali e norme culturali, il modo in cui i costi di servizio e le mance sono tassati in Asia varia molto da paese a paese. In molte nazioni asiatiche, i costi di servizio aggiunti al conto del cliente sono considerati parte del reddito dell'azienda e sono soggetti alle imposte sulle vendite o sui beni e servizi applicabili. In luoghi come Singapore e Hong Kong, i costi di servizio sono solitamente tassati con l'imposta sui beni e servizi (GST) o l'imposta sul valore aggiunto (IVA).

D'altra parte, molte culture asiatiche generalmente non danno né richiedono mance e, quando lo fanno, queste sono spesso considerate regali personali piuttosto che entrate imponibili. In alcuni luoghi, come il Giappone e la Corea del Sud, non è comune lasciare la mancia e potrebbe persino essere rifiutata. Se si lascia la mancia, gli effetti fiscali dipendono dalle norme in materia di lavoro e imposta sul reddito vigenti nella propria zona.

Per rimanere conformi e mantenere buoni rapporti con gli ospiti, le organizzazioni ricettive in Asia dovrebbero informarsi sulle diverse leggi fiscali e norme culturali relative ai costi di servizio e alle mance in ogni nazione. È inoltre fondamentale essere chiari sui prezzi dei servizi richiesti, in modo che gli ospiti stranieri non si confondano e si fidino di voi.

Distribuzione e controllo

Gli hotel hanno il pieno controllo sulla ripartizione dei costi di servizio. È possibile trattenere tutti i costi di servizio per pagare le spese amministrative e di gestione, oppure è possibile darne una parte ai dipendenti sotto forma di bonus, compensi più elevati o vantaggi migliori. La maggior parte degli hotel e dei ristoranti che riscuotono costi di servizio lo fa attraverso le buste paga invece che con pagamenti diretti.

D'altra parte, le mance sono destinate esclusivamente alle persone che le ricevono. Gli hotel non possono trattenere alcuna mancia per scopi commerciali, ma possono creare dei fondi comuni in cui tutte le mance vengono raccolte e equamente suddivise tra il personale di servizio. I clienti devono essere informati su eventuali regole relative ai fondi comuni delle mance.

Questa differenza ha un grande impatto sul modo in cui viene retribuito il personale. I costi di servizio rendono più facile stimare il reddito, ma comportano anche più lavoro per la gestione delle buste paga. Le mance, invece, danno una ricompensa immediata per un buon servizio, ma rendono il reddito meno stabile.

Requisiti di comunicazione con gli ospiti

Gli hotel devono elencare chiaramente i costi di servizio obbligatori sui loro siti web, nelle conferme di prenotazione e nei conti finali. Per evitare reclami da parte degli ospiti e possibili problemi legali, le prenotazioni devono essere chiare sui diversi costi che vengono applicati.

I requisiti diversi in ogni stato rendono le cose più complicate. Ad esempio, in Massachusetts, i costi di servizio possono essere utilizzati solo al posto delle mance e il denaro va ai dipendenti che normalmente riceverebbero le mance. Se si addebitano costi aggiuntivi per cose come le pratiche burocratiche che non fanno parte del costo di servizio, è necessario chiarire che questi costi non sono mance e non andranno al personale.

Classificazione, controllo e trasparenza sono le differenze legali più importanti che influenzano il funzionamento degli hotel. Se si commette un errore in uno di questi aspetti, si rischia di violare la legge e di insoddisfare gli ospiti.

Implementazione dei costi di servizio nel tuo hotel

Una volta definito il quadro giuridico, gli hotel possono pianificare come metterlo in pratica in modo da ottenere i massimi benefici e il minor numero di problemi.

Pianificazione strategica e sviluppo delle politiche

Quando la vostra struttura desidera coprire spese in aumento, offrire ai lavoratori del settore dei servizi una retribuzione più stabile o semplificare la fatturazione per banchetti ed eventi di gruppo, prendete in considerazione l'aggiunta di costi di servizio. Molti hotel e ristoranti sono passati a modelli di costi di servizio in modo che i dipendenti possano essere retribuiti in modo equo indipendentemente dall'ammontare delle mance.

Per assicurarti che funzioni, fai quanto segue:

1. Analizza i modelli di retribuzione attuali: esamina quanto guadagnano attualmente i dipendenti che ricevono mance e identifica i modelli di variabilità del reddito che influenzano la fidelizzazione del personale.
2. Determina il tasso del costo del servizio: stabilisci una percentuale (in genere 18-22%) o una tariffa fissa che copra gli scopi previsti senza creare attriti con gli ospiti
3. Sviluppa politiche di distribuzione: decidi come ripartire i costi tra il personale di servizio, i dipendenti interni o come conservarli per i costi operativi
4. Aggiornate i sistemi di fatturazione: configurate il vostro PMS in modo che calcoli automaticamente e visualizzi chiaramente i costi di servizio sulla fattura di ogni cliente
5. Formare il personale sulle politiche: assicurarsi che tutti i dipendenti siano in grado di spiegare la differenza tra costi di servizio e mance e se è prevista una mancia aggiuntiva

Confronto tra costi di servizio e mance tradizionali

Il tipo di struttura, il tipo di ospiti e le priorità operative influenzano il modo migliore di operare. I costi di servizio sono in genere utili per gli hotel con servizio completo che ospitano banchetti, mentre gli hotel boutique potrebbero preferire le mance convenzionali per mantenere personali le interazioni con gli ospiti.

Sfide comuni e soluzioni

Gli hotel che utilizzano o gestiscono politiche di costi di servizio rispetto alle mance spesso si trovano ad affrontare gli stessi problemi più e più volte, che devono essere risolti in anticipo.

Confusione e reclami degli ospiti

Chi soggiorna in hotel spesso non sa a cosa servono i costi di servizio o se sostituiscono o si aggiungono alle mance. Questa incertezza fa arrabbiare le persone e porta a recensioni negative.

Assicuratevi di avere un modo chiaro per comunicare con i clienti, essendo chiari su aspetti quali la prenotazione, l'invio di e-mail di conferma e l'affissione di cartelli nei punti di servizio. Fornite al vostro personale script specifici da seguire, ad esempio: "Il nostro costo di servizio del 20% include le mance per tutto il personale che vi ha aiutato con il vostro pasto". Non è necessario lasciare una mancia, ma qualsiasi somma extra è apprezzata e va direttamente al vostro cameriere.

Resistenza del personale ai modelli di costo di servizio

I lavoratori del settore dei servizi abituati a ricevere mance potrebbero non gradire i modelli di costo del servizio perché temono di guadagnare meno o di non ricevere un apprezzamento diretto dagli ospiti per il buon servizio.

Stabilite regole chiare su come vengono pagati i costi di servizio, in modo che tutti sappiano come incidono sulla retribuzione. Mostrate i vantaggi in termini di reddito confrontando i dati storici che mostrano guadagni più stabili. Pensate a modelli ibridi in cui i costi di servizio si aggiungono, anziché sostituire, la possibilità di lasciare una mancia per un ottimo servizio.

Integrazione PMS e complicazioni di fatturazione

I sistemi di gestione delle proprietà più datati potrebbero avere difficoltà a calcolare, visualizzare e riportare con precisione i costi di servizio, causando problemi contabili e di conformità.

Investite in nuovi sistemi di gestione alberghiera che calcolano automaticamente i costi di servizio e includono i rapporti sui salari. Questi sistemi garantiscono che le stesse regole vengano applicate a tutte le situazioni di fatturazione, che le imposte siano classificate correttamente e che la rendicontazione W-2 sia corretta per gli importi distribuiti.

La tecnologia sta diventando sempre più importante per rendere più facili da risolvere i problemi di conformità e operativi che sarebbero difficili da risolvere.

Conclusione e prossimi passi

La distinzione tra costi di servizio e mance ha a che fare con il controllo, la classificazione e la conformità. I costi di servizio sono costi obbligatori che vengono trattenuti come entrate aziendali, mentre le mance sono pagamenti facoltativi che vengono trattenuti solo dal personale. Entrambi sono utili nel settore dell'ospitalità, ma inserirli nella categoria sbagliata potrebbe causare problemi legali e operativi.

Seguite subito questi passaggi per migliorare il vostro approccio:

1. Rivedi le attuali politiche di retribuzione: verifica come la tua struttura gestisce attualmente i costi di servizio, le mance e la retribuzione dei dipendenti.
2. Valuta la conformità legale: verifica che le tue pratiche siano in linea con i requisiti dell'IRS e le normative specifiche dello Stato
3. Valutate le pratiche di comunicazione con gli ospiti: assicuratevi che tutte le tariffe siano chiaramente indicate prima che gli ospiti si impegnino ad acquistare
4. Considera le funzionalità del sistema PMS: determina se la tua tecnologia supporta adeguatamente la gestione e la rendicontazione dei costi di servizio

Altre questioni che sarebbe interessante approfondire sono le strategie di gestione dei ricavi che coinvolgono i costi di servizio, l'ottimizzazione dell'esperienza degli ospiti che trova un equilibrio tra trasparenza dei costi e soddisfazione, e le tattiche di fidelizzazione del personale che utilizzano una retribuzione prevedibile.

Risorse aggiuntive

• Software di gestione alberghiera — Sistemi come Prostay e Oracle Hospitality offrono il calcolo automatico dei costi di servizio e l'integrazione delle buste paga
• Pubblicazione IRS 15 — Guida fiscale per i datori di lavoro che copre i requisiti di rendicontazione delle mance e gli obblighi di ritenuta fiscale per le aziende del settore alberghiero
• Esempio di testo informativo: "Alla vostra fattura verrà aggiunto un costo di servizio pari al [X]%. Tale costo viene distribuito tra i membri del team che hanno contribuito alla vostra esperienza e non costituisce una mancia. Ulteriori mance sono ben accette ma non previste".
• Risorse di conformità statale: verificare presso il dipartimento del lavoro del proprio stato i requisiti specifici di distribuzione dei costi di servizio che potrebbero superare gli standard federali.