Relazioni pubbliche alberghiere: 2026 Strategie ed esempi creativi

C'è una vera e propria rinascita dei viaggi, ma c'è anche una forte concorrenza. Gli hotel indipendenti, i resort e le case vacanza sono attualmente sottoposti a forti pressioni da tutte le parti. Airbnb si sta espandendo nel settore degli alloggi in stile boutique, le catene di marca stanno investendo molto denaro nei programmi fedeltà e gli ospiti sono più informati e diffidenti che mai. In questa situazione, le pubbliche relazioni degli hotel non sono solo un optional, ma fanno la differenza tra essere trovati o essere ignorati.

Pensateci: oltre l'80% delle persone che viaggiano legge le recensioni e consulta i social media prima di effettuare una prenotazione. Uno studio del 2024 ha rilevato che il 78% dei turisti ha affermato che i social media sono la loro principale fonte di ispirazione quando organizzano le vacanze. Ciò significa che la reputazione della vostra struttura è in continua evoluzione, anche se non la gestite attivamente. Le pubbliche relazioni proattive nel settore alberghiero sono importanti tanto quanto la gestione del denaro o del piano di distribuzione.

"La reputazione è il denaro dell'ospitalità". Gli hotel che investono denaro per raccontare la loro storia avranno sempre più successo di quelli che aspettano che siano le persone a trovarli.

Con Prostay il nostro obiettivo è sempre stato chiaro: aiutare hotel indipendenti, ostelli, resort e case vacanza a competere con le grandi aziende senza spendere molto in tecnologia. Questa guida tratta di strategie di pubbliche relazioni alberghiere a basso costo, realistiche e basate sui dati che strutture come la tua possono utilizzare senza pagare una grande agenzia. Ti insegneremo come collegare il lavoro di pubbliche relazioni del tuo hotel direttamente al tuo PMS, al motore di prenotazione e agli strumenti di messaggistica per gli ospiti, in modo che tu possa vedere cosa funziona davvero.

Cosa significa oggi "pubbliche relazioni" per gli hotel?

Le pubbliche relazioni alberghiere sono il processo continuo di gestione del modo in cui i visitatori, i media, le agenzie di viaggio online (OTA) e la comunità locale vedono il tuo resort. Le PR alberghiere sono più di una semplice pubblicità o marketing; si tratta di attirare l'attenzione delle persone senza dover pagare per questo.

La differenza principale è che il marketing acquista o possiede l'attenzione attraverso gli annunci dell'hotel, il tuo sito web e le campagne e-mail. Le vendite trasformano quell'interesse in pernottamenti, eventi e vendite di cibo e bevande. Le PR alberghiere ottengono attenzione attraverso la copertura mediatica, la promozione da parte degli ospiti, la prova sociale e la creazione di legami con la comunità. Si tratta di PR quando un giornalista di viaggi scrive del vostro locale. Quando un cliente soddisfatto scrive un'ottima recensione, si tratta di PR. Si tratta di PR quando il vostro direttore generale interviene a un evento turistico nella vostra zona.

Nella vita reale, questo potrebbe significare annunciare l'inaugurazione di un nuovo bar sul tetto, cambiare il nome di un boutique hotel da 40 camere per attirare ospiti più giovani, avviare un programma per animali domestici nel 2026 o comunicare alle riviste di settore l'impegno della vostra struttura a raggiungere l'obiettivo di zero emissioni di carbonio. Ognuna di queste iniziative consente di attirare l'attenzione in modi che la pubblicità non può eguagliare.

Le pubbliche relazioni alberghiere si dividono in due parti: proattive (comunicati stampa, eventi comunitari, leadership di pensiero e alleanze con influencer) e reattive (risposta alle crisi, gestione dei reclami e dei post virali sui social). I migliori piani di pubbliche relazioni alberghiere trovano un equilibrio tra le due: capitalizzare il successo e prepararsi ai problemi che potrebbero sorgere.

Obiettivi chiave delle pubbliche relazioni alberghiere

Prima di intraprendere qualsiasi attività di pubbliche relazioni per il tuo hotel, devi sapere cosa vuoi ottenere. Obiettivi troppo generici, come "ottenere più visibilità sulla stampa", rendono difficile capire se stai facendo progressi. Ecco alcuni consigli per fissare obiettivi che aiuteranno davvero la tua attività a crescere.

Gli obiettivi delle pubbliche relazioni alberghiere dovrebbero essere diversi per ogni tipo di struttura. Gli hotel business nelle città potrebbero dare molta importanza alla visibilità sui media aziendali e al ruolo di leader di pensiero su LinkedIn. Prima dei periodi di maggiore affluenza, i resort stagionali dovrebbero lavorare per far parlare di sé. Gli ostelli spesso traggono il massimo vantaggio dai social media e dalle attività comunitarie degli hotel che facilitano la condivisione da parte degli utenti. Indipendentemente dal tipo di struttura che possiedi, i tuoi obiettivi di pubbliche relazioni devono essere in linea con i tuoi piani di gestione delle entrate e di distribuzione. Ad esempio, puoi utilizzare le relazioni con i media per riempire i periodi di bassa stagione, incoraggiare i soggiorni infrasettimanali o promuovere le date di bassa stagione.

Esempi di obiettivi di PR per strutture indipendenti:

• Aumentare il traffico diretto qualificato sul sito web del 25% entro 12 mesi attraverso i media guadagnati e i link di riferimento
• Migliorare il punteggio medio delle recensioni su Booking.com e Google da 8,2 a 8,7 entro il quarto trimestre del 2026
• Ottenere 5 menzioni sui media regionali prima dell'inizio dell'alta stagione
• Aumentare il business aziendale locale del 15% attraverso la copertura di eventi e annunci di partnership
• Costruire relazioni con 10 micro-influencer il cui pubblico corrisponde al profilo degli ospiti target
• Generare 3 opportunità di podcast o interventi pubblici per il tuo direttore generale o proprietario entro l'anno

L'idea è quella di trasformare obiettivi ambigui in obiettivi SMART: specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e limitati nel tempo.

Componenti fondamentali di una strategia di PR alberghiera efficace

Cinque elementi costituiscono un moderno piano di PR alberghiero: rapportarsi con i media, aiutare gli ospiti, avere una presenza digitale, essere coinvolti nella comunità ed essere pronti ad affrontare le crisi. Per i team più piccoli, l'obiettivo non è quello di imparare tutti e cinque gli elementi contemporaneamente, ma di sceglierne tre o quattro in base al budget, al personale e alla posizione della struttura.

Una cosa che rende le PR nel settore dell'ospitalità diverse è quanto siano strettamente legate alle operazioni. Il vostro PMS genera dati che possono essere utilizzati per le storie di PR, come le statistiche di occupazione, le tendenze di prenotazione e i punteggi di soddisfazione degli ospiti. Il vostro channel manager vi dice quali mercati rispondono ai vostri messaggi. Le opzioni di messaggistica per gli ospiti forniscono connessioni che possono trasformare le conversazioni quotidiane in momenti speciali che le persone vorranno condividere.

Questo articolo approfondirà in modo dettagliato come utilizzare questi elementi, la copertura mediatica, le promozioni, gli eventi, la leadership di pensiero e i premi in modo tattico. Ma prima, assicuratevi di avere le basi.

Il tuo hotel dispone di queste basi di pubbliche relazioni?

• [ ] Un elenco aggiornato dei contatti dei media con giornalisti locali, blogger e pubblicazioni di settore
• [ ] Una sala stampa online con immagini scaricabili e scheda informativa sulla struttura
• [ ] Un portavoce designato in grado di rispondere ai media entro 24 ore
• [ ] Un protocollo di risposta alle recensioni che copra tutte le principali piattaforme
• [ ] Un piano di comunicazione di crisi scritto (anche una semplice versione di una pagina)

Tattiche di pubbliche relazioni alberghiere che aumentano la visibilità e le prenotazioni

Le parti successive trattano campagne di pubbliche relazioni uniche per gli hotel, diverse dal normale marketing online degli hotel poiché non utilizzano la portata acquistata, ma si basano invece sull'attenzione guadagnata, la credibilità e lo storytelling. Queste strategie non si acquistano, ma si costruiscono attraverso relazioni, conoscenze e valore reale.

In questo caso è importante tenere conto delle stagioni. È necessario pianificare il calendario delle pubbliche relazioni dell'hotel in base ai modelli di domanda di viaggi se si desidera promuovere pacchetti sciistici da dicembre a febbraio, soggiorni durante i festival in agosto o weekend in città durante i mesi più tranquilli. L'analisi del sito web, il motore di prenotazione Prostay e i rapporti sulle entrate PMS dovrebbero essere in grado di monitorare ciascuna tecnica. In questo modo è possibile capire cosa funziona e dove concentrare maggiormente gli sforzi.

Copertura mediatica e diffusione delle notizie

Trovare argomenti che i giornalisti vogliono trattare è il primo passo per ottenere copertura mediatica. Nel 2025-2026, gli argomenti che faranno discutere saranno le certificazioni di sostenibilità, gli aggiornamenti tecnologici (come il passaggio a Prostay Nexus per la messaggistica degli ospiti), il completamento dei lavori di ristrutturazione, la collaborazione con chef o il lancio di un'area di co-working per chi lavora da casa.

È importante fare un elenco dei media. Concentratevi sui media locali e specializzati, come i blogger di viaggio della vostra zona, le riviste regionali di lifestyle, i media specializzati nel settore dell'ospitalità e i podcast che parlano di viaggi o di avvio di un'impresa. Annotate il nome, l'argomento (di cosa si occupano di solito), gli articoli recenti e il modo preferito per contattare ciascun referente.

La qualità è meglio della quantità. Invia 4-6 comunicati stampa mirati ogni trimestre piuttosto che invii di massa che vengono ignorati. Nei tuoi comunicati stampa dovresti menzionare numeri reali e come i tuoi ospiti ne saranno influenzati. Guarda questi due modi di fare le cose:

• Debole: "Il nostro hotel ha un nuovo sistema di check-in".
• Efficace: "Il Boutique Hotel di Lisbona riduce i tempi di check-in del 60% con una nuova piattaforma basata sull'intelligenza artificiale: ecco come sta cambiando l'esperienza degli ospiti".

Ogni comunicato dovrebbe essere accompagnato da immagini ad alta risoluzione. Crea una semplice sala stampa online collegata al sito web del tuo hotel. Includi il tuo logo, le immagini della tua struttura, una scheda informativa e un contatto per i media. Puoi farlo anche se non hai un designer utilizzando strumenti come Canva.

Offerte, pacchetti e campagne promozionali con un approccio PR

Le offerte standard come gli speciali del fine settimana o le tariffe per soggiorni più lunghi di solito non attirano molta attenzione da parte dei media. Ma se raccontate una bella storia, varrà la pena di parlarne.

Per i nomadi digitali, pensa a un pacchetto "Lavora da Lisbona inverno 2026" che include Wi-Fi ad alta velocità, accesso a uno spazio di co-working, pulizie settimanali e sconti nei bar locali. Si tratta di una narrazione sulle tendenze del lavoro a distanza, non solo di un prezzo più basso. Un pacchetto "Weekend culinario con [nome dello chef locale]" offre ai giornalisti gastronomici l'opportunità di coprire l'evento. Un pacchetto "Wellness Reset" che inizia a gennaio sfrutta l'energia dei buoni propositi per l'anno nuovo.

Cortometraggi, reel e filmati dietro le quinte sui social media rendono queste pubblicità ancora più efficaci. Instagram e TikTok sono ottimi per raccontare storie con le immagini. Mostra lo chef mentre prepara un piatto che è la sua specialità. Realizza un video time-lapse del tramonto dal tetto. Scatta una foto della reazione di un ospite a un upgrade a sorpresa della camera.

Il motore di prenotazione di Prostay può ospitare pagine di destinazione promozionali, tenere traccia dei tassi di conversione e creare codici promozionali per campagne di cui si parla nella stampa e negli articoli degli influencer. Questo collega il lavoro di PR e le prenotazioni effettive.

Idee per pacchetti stagionali:

Conferenze e leadership di pensiero per albergatori

Il vostro direttore generale, proprietario o responsabile delle entrate possiede competenze spesso ricercate dagli eventi di settore e dai podcast. Gli interventi pubblici conferiscono alla vostra struttura un'immagine di leadership e vi offrono l'opportunità di ottenere una maggiore copertura mediatica.

Iniziate con eventi organizzati dagli enti turistici locali, incontri delle associazioni alberghiere e tavole rotonde organizzate dalle camere di commercio locali. Man mano che acquisite fiducia, partecipate a eventi più grandi come ITB Berlin, World Travel Market London o summit regionali sull'ospitalità. Potete utilizzare motori di ricerca di podcast come Listen Notes per identificare episodi su viaggi, ospitalità e imprenditoria che cercano voci indipendenti nel settore alberghiero.

Quando condividi le tue conoscenze, parla di argomenti che interessano alle persone: "Utilizzo dell'IA per personalizzare i soggiorni degli ospiti", "Operazioni sostenibili per piccole strutture" o "Gestione di portafogli multi-proprietà con tecnologia centralizzata". Questi temi mostrano ciò che sai e mettono naturalmente in evidenza i tuoi nuovi modi di fare le cose.

Per ottenere il massimo dalle pubbliche relazioni del tuo hotel, utilizza gli stessi contenuti nei post del blog, negli articoli su LinkedIn e nei brevi snippet sui social media. I clienti Prostay possono sfruttare i dati delle loro dashboard, come le tendenze di occupazione, gli aumenti delle prenotazioni dirette e i punteggi delle recensioni, come prova nelle presentazioni per rendere più credibili le loro argomentazioni con cifre reali.

Premi, classifiche e liste dei "migliori"

I premi vi forniscono una prova da parte di qualcun altro che non potete acquistare con il denaro. Una fonte imparziale conferisce al premio "Miglior boutique hotel di Austin 2026" un peso maggiore rispetto a qualsiasi pubblicità.

Approccio graduale ai premi:

1. Iniziate con premi cittadini o regionali, dove la concorrenza è minore e le vostre possibilità sono maggiori
2. Costruisci un track record di vittorie locali prima di perseguire strategie di marketing nazionali o internazionali
3. Identifica le categorie di premi rilevanti per le strutture più piccole: design, sostenibilità, eccellenza del servizio, innovazione digitale o esperienza degli ospiti
4. Invia candidature convincenti con immagini efficaci, recensioni specifiche degli ospiti e dati prima e dopo
5. Sfruttate anche le candidature e le nomination sul vostro sito web, nelle descrizioni delle OTA, nelle firme delle e-mail e nei contenuti del motore di prenotazione

Quando invii la tua candidatura, assicurati di evidenziare i vantaggi specifici, come punteggi più alti nelle recensioni dopo l'utilizzo di un nuovo software, un minor numero di reclami dopo la formazione del personale o un minor consumo energetico grazie agli sforzi di sostenibilità. I giudici dei premi rispondono ai dettagli.

Tieni d'occhio l'impatto degli annunci dei premi sulle sessioni online, sulle prenotazioni dirette e sulla tariffa media giornaliera (ADR) per 30 giorni dopo la loro pubblicazione. Questo ti aiuterà a capire a quali premi vale la pena candidarsi nuovamente in futuro.

Eventi stampa, viaggi di familiarizzazione e soggiorni di influencer

Piccoli eventi stampa o escursioni ben pianificati per scrittori di viaggi, tour operator e creatori di contenuti possono aumentare notevolmente la notorietà del marchio, soprattutto durante la bassa stagione, quando voi avete tempo e loro hanno tempo per viaggiare.

Crea itinerari a tema che mettano in mostra le tue offerte reali, come una cena allo chef's table con ingredienti locali, una passeggiata guidata nel quartiere, una lezione di salute o un laboratorio di artigianato locale in linea con le tendenze di viaggio per il 2025-2026, come l'immersione culturale o il turismo sostenibile.

Stabilisci fin dall'inizio aspettative chiare per le partnership con gli influencer:

• Numero e tipo di risultati attesi (post, storie, reel)
• Tempistica di pubblicazione e processo di approvazione
• Diritti di utilizzo per il riutilizzo dei contenuti
• Requisiti di divulgazione per i contenuti sponsorizzati

Presta attenzione alla logistica. L'assegnazione delle camere, i regali di benvenuto, le prestazioni Wi-Fi in tutto il resort e la presenza di un membro dello staff dedicato all'accoglienza hanno tutti un impatto sulla qualità dei contenuti. Un influencer che ha problemi con la lentezza di Internet o si sente trascurato non realizzerà i contenuti che desideri.

Utilizza Google Alert e strumenti di monitoraggio dei social media per tenere traccia dell'attenzione che ricevi. Utilizza URL UTM per i codici degli influencer collegati al tuo motore di prenotazione per scoprire quante prenotazioni reali hanno effettuato.

Comunicati stampa, sale stampa e storytelling sempre attivo

Non tutti i cambiamenti in un hotel richiedono un comunicato stampa formale. Riservateli per eventi davvero degni di nota, come grandi ristrutturazioni, nuove assunzioni dirigenziali, partnership tecnologiche (come il passaggio a Prostay), il raggiungimento di obiettivi di sostenibilità o l'apertura di nuove strutture.

Struttura del comunicato stampa:

1. Titolo: forte, specifico, orientato ai vantaggi
2. Paragrafo introduttivo: chi, cosa, quando, dove, perché in 2-3 frasi
3. Corpo: dettagli di supporto, citazioni del direttore generale/proprietario, contesto
4. Boilerplate: breve paragrafo sull'hotel e sugli eventuali partner tecnologici
5. Contatti: nome, e-mail e numero di telefono del referente per i media

Una sala stampa online fa risparmiare tempo ai giornalisti e fa sì che più persone leggano ciò che scrivono. Includete fotografie di alta qualità che possano essere scaricate, una scheda informativa sulla struttura e informazioni di contatto facili da trovare. Mettetele in una pagina semplice che rimandi al vostro sito web principale.

Per boutique hotel o resort attivi, cercate di pubblicare 3 o 4 articoli ben scritti ogni anno. Ecco un titolo per le tendenze nel 2026-2027:

"XYZ Eco-Lodge diventa la prima struttura a emissioni zero nella [regione] grazie all'uso di tecnologie intelligenti e partnership locali"

Reputazione digitale, esperienza degli ospiti e PR sempre attive

Ogni e-mail, messaggio WhatsApp e risposta alle recensioni fa parte delle tue pubbliche relazioni continue. Non esiste più un confine netto tra servizio clienti e pubbliche relazioni. Nel 2026, la tua reputazione su Internet su Google, TripAdvisor e le recensioni OTA raggiungerà i potenziali ospiti molto prima di qualsiasi notizia.

Ciò significa che le PR digitali degli hotel sono strettamente legate all'eccellenza operativa. Risolvere i problemi mentre gli ospiti sono ancora presenti può ridurre il numero di recensioni negative e trasformare gli ospiti a rischio in fan. Un ospite che si lamenta di un problema di manutenzione e ottiene una risposta rapida e onesta è generalmente più fedele di uno che non ha mai avuto problemi.

Questo modo di fare PR per gli hotel "sempre attivo" è supportato da soluzioni tecnologiche moderne come Prostay Nexus guest communications e dashboard centralizzate. La vostra reception può creare momenti che vengono condivisi invece di lamentele che diventano virali se può accedere alla cronologia degli ospiti, alle loro preferenze e a qualsiasi problema abbiano avuto in passato.

Ogni messaggio è PR: 5 punti di contatto che puoi ottimizzare questo mese

1. Email di conferma prima dell'arrivo con consigli personalizzati sulla zona
2. SMS/WhatsApp il giorno dell'arrivo con le istruzioni per il check-in
3. Messaggio a metà soggiorno per chiedere se tutto soddisfa le aspettative
4. Messaggio al momento del check-out con richiesta di recensione e incentivo alla prenotazione diretta
5. Follow-up post-soggiorno con offerte imminenti per i visitatori che tornano

Gestione delle recensioni e messaggistica agli ospiti come PR

Uno dei modi migliori per far conoscere la tua casa è rispondere rapidamente e personalmente alle recensioni su Booking.com, Airbnb, Expedia, Google e TripAdvisor. Migliaia di persone che stanno pensando di prenotare leggono queste recensioni.

Linee guida per la risposta alle recensioni:

• Rispondi entro 24 ore (più rapidamente per le recensioni negative)
• Riconosci gli elogi specifici o i problemi menzionati
• Evita di copiare e incollare frasi che sembrano robotiche
• Quando rispondi alle critiche, menziona miglioramenti concreti
• Ringraziare l'ospite e invitarlo a tornare

Inviare messaggi proattivi agli ospiti mentre sono lì impedisce che i problemi diventino reclami pubblici. Puoi contattare gli ospiti e parlare con loro dei loro problemi in tempo reale tramite Prostay Nexus, WhatsApp, SMS o chat in-app.

Scenario prima/dopo: crisi di overbooking

Social media e coinvolgimento degli influencer come motore della reputazione

Ogni sito di social media ha il suo utilizzo specifico. Instagram è ottimo per raccontare storie con immagini e Reels di grande effetto. TikTok registra clip reali e momenti dietro le quinte. LinkedIn aiuta le aziende e i gruppi ad ottenere maggiore visibilità per le prenotazioni business-to-business (B2B). Facebook è ancora importante per coinvolgere le persone nelle loro comunità e promuovere eventi.

Rendete i luoghi pubblici più fotogenici aggiungendo murales, viste panoramiche dai tetti, opere d'arte nella hall o cocktail speciali che saranno disponibili nel 2025-2026. Questo incoraggerà le persone a creare i propri contenuti. Quando i visitatori condividono questi eventi, il vostro pubblico di riferimento vede delle testimonianze reali.

Crea un piano di pubblicazione che abbia senso per la tua struttura. La maggior parte delle strutture pubblica 3 o 4 volte a settimana. Combina la pubblicità online per gli hotel con post informativi o consigli locali. Le persone non prestano attenzione ai post che dicono sempre "Prenota ora!".

Quando cerchi influencer con cui collaborare, assicurati che i micro-influencer che scegli (con 5.000-50.000 follower) abbiano un pubblico che corrisponde al tuo profilo di ospite ideale. Puoi tenere traccia del ritorno sull'investimento (ROI) con codici di prenotazione univoci nel motore di prenotazione Prostay. Un micro-influencer con follower interessati a ciò che ha da dire di solito ottiene risultati migliori di una celebrità con milioni di follower che non sono interessati.

Utilizza strumenti di social listening come Mention per rispondere rapidamente ai commenti positivi e negativi su tutti i tuoi account social. La rapidità e il modo in cui rispondi influiscono sul modo in cui tutti lo vedono.

Strumenti e risorse di PR a basso costo per hotel indipendenti

Non è necessario un budget elevato per un'agenzia di PR che svolga un buon lavoro. Un piccolo team interno può gestire molti strumenti gratuiti o economici. La cosa più importante è utilizzare questi strumenti insieme alle statistiche di Prostay per vedere come funzionano realmente.

Strumenti di PR essenziali per le strutture indipendenti:

• HARO (Help A Reporter Out): servizio gratuito che vi mette in contatto con giornalisti alla ricerca di fonti per articoli di viaggio. Controllate quotidianamente le richieste pertinenti e rispondete rapidamente con risposte ricche di fatti.
• Google Alerts: imposta avvisi gratuiti per il nome del tuo hotel, il nome del tuo ristorante e le parole chiave relative alla destinazione. Ricevi una notifica ogni volta che vieni menzionato online.
• Listen Notes: motore di ricerca di podcast per trovare programmi che cercano ospiti nel settore dell'ospitalità. Cerca podcast specifici su viaggi, imprenditoria o destinazioni.
• Mention: strumento di ascolto sociale che tiene traccia delle menzioni del marchio sui social network, sui blog e sui forum. Più completo di Google Alerts per i social media.
• Canva: progetta media kit professionali, schede informative e grafica per i social media senza bisogno di un designer. I modelli facilitano il mantenimento della coerenza del marchio.
• UTM.io o Google Campaign URL Builder: crea link tracciabili per le menzioni della stampa e i post degli influencer. Scopri esattamente quanto traffico e quante prenotazioni genera ogni attività di PR.

Piattaforme di richiesta media e matchmaking giornalistico

Servizi come HARO, PitchRate e Qwoted consentono ai proprietari di hotel e ai giornalisti di mettersi in contatto tra loro quando hanno bisogno di opinioni di esperti o esempi di strutture per articoli di viaggio. Questi siti pubblicano elenchi giornalieri o settimanali di richieste da parte dei giornalisti.

Rispondi in modo adeguato fornendo risposte concise e concrete. Aggiungi dati affidabili dal tuo PMS o dal tuo motore di prenotazione e assicurati di collegarti a una pagina multimediale pulita con immagini. I giornalisti hanno scadenze molto brevi, quindi una risposta che arriva entro poche ore è davvero impressionante.

Scegli una persona che si occupi delle richieste dei media in modo che possa rispondere rapidamente indipendentemente dal fuso orario in cui si trova. Crea modelli di risposta "evergreen" riguardanti la storia del tuo hotel, gli sforzi di sostenibilità e come desideri che gli ospiti si sentano, che possano essere modificati rapidamente.

Un rifugio di montagna risponde a una richiesta per un articolo sullo sci nell'inverno 2026 entro due ore. Il giornalista lo aggiunge a un elenco di "rifugi nascosti", che porta a un aumento del 40% dei visitatori diretti del sito web nelle due settimane successive.

Monitoraggio delle menzioni e avvisi sulla reputazione

Imposta Google Alert per il nome del tuo hotel, il nome del ristorante e le parole chiave relative alla destinazione e al marchio. Ad esempio, "boutique hotel a Porto + [nome dell'hotel]". In questo modo vengono rilevate le menzioni formali nei blog e nelle notizie.

Mention e altri sistemi simili tracciano le menzioni sui social network, sui forum e sui siti di recensioni per un monitoraggio sociale più generale. Raggruppa i riferimenti in base al fatto che siano favorevoli, neutri o negativi. Informa il tuo team sugli aspetti migliori della settimana.

Collega gli avvisi all'azione:

• Invia biglietti di ringraziamento ai blogger che ti menzionano in modo positivo
• Correggi gli errori fattuali in modo cortese e rapido
• Condividi nuovamente la copertura positiva sui canali di tua proprietà
• Rispondi alle critiche con soluzioni, non con atteggiamenti difensivi

Per vedere come il buzz influisce sul business, tieni d'occhio l'aumento delle menzioni insieme alle prenotazioni e alle richieste di informazioni nei dashboard di reporting di Prostay.

Progettare risorse pronte per la stampa con un budget limitato

Crea eccellenti media kit, schede informative e pacchetti di immagini che si adattano al marchio del tuo hotel utilizzando Canva. I modelli lo rendono possibile, anche se non hai competenze di progettazione.

Componenti essenziali del press kit:

• 10-15 immagini ad alta risoluzione (camere, spazi comuni, ristorazione, esterni)
• File del logo in diversi formati
• Breve testo standard (50 parole) e testo standard lungo (150 parole)
• Dati chiave: numero di camere, anno di apertura, servizi, certificazioni
• Nome, e-mail e numero di telefono del referente per i media

Crea una versione per i media dedicati al tempo libero che si concentri sull'esperienza degli ospiti e un'altra per i media MICE/aziendali che si concentri sugli spazi per riunioni e sulla tecnologia. Pubblica il materiale stampa su una pagina multimediale leggera collegata al tuo sito web.

Controlla il kit almeno due volte all'anno, e più spesso se apporti modifiche significative al design o effettui riparazioni.

Creare un piano di PR per un hotel: dalle abitudini mensili alle campagne annuali

Un piano di PR sistematico per hotel mette fine alle "azioni pubblicitarie casuali" e garantisce che la storia rimanga la stessa su tutti i canali social e in tutte le stagioni. Se non avete un piano, vi ritroverete a cercare affannosamente idee quando si presenteranno delle opportunità e perderete le scadenze per l'invio dei premi o le presentazioni stagionali.

Create un calendario annuale delle pubbliche relazioni dell'hotel suddiviso per trimestre. Pianificate i comunicati stampa, le offerte stagionali, le scadenze per i premi e gli eventi che si svolgono ogni anno. Ciò potrebbe includere una campagna sul benessere a gennaio, una notifica della fine dei lavori di ristrutturazione primaverili, collaborazioni per i festival estivi e visibilità durante la stagione autunnale delle conferenze.

Riservate almeno quattro-sei ore al mese per le attività di sensibilizzazione, l'aggiornamento del materiale e la creazione di relazioni con giornalisti e partner. La collaborazione tra i reparti è molto importante. I team di marketing, operazioni, reception, ristorazione e ricavi forniscono tutti idee e dati per le storie.

Esempio di calendario annuale delle pubbliche relazioni:

Ricerca di opportunità: eventi, podcast, premi e partnership

Una volta al mese, consulta i calendari degli enti turistici locali, gli eventi cittadini e le newsletter delle organizzazioni ricettive per trovare idee per le PR dell'hotel. Crea un foglio di calcolo con i possibili premi, comprese le date di scadenza, i podcast che desiderano raggiungere e i marchi associati (ristoranti, agenzie di viaggio, centri benessere).

Assicurati che almeno una campagna di PR abbia luogo durante ogni evento locale significativo, come un festival musicale a luglio, una maratona a ottobre e una fiera gastronomica in primavera. Crea pacchetti personalizzati e presentazioni che colleghino la tua struttura all'entusiasmo dell'evento.

Puoi trovare podcast su viaggi, ospitalità e imprenditoria utilizzando Listen Notes. LinkedIn è un ottimo modo per trovare opportunità di leadership di pensiero e metterti in contatto con persone che organizzano conferenze.

Ogni tre mesi, rivedi il tuo elenco di opportunità e aggiungine di nuove. Collegalo alle stime di occupazione del tuo PMS in modo da poter far parlare le persone della tua attività quando hai più bisogno di prenotazioni.

Rituali mensili di PR per strutture indipendenti

Per un singolo marketer o un piccolo gruppo, le pratiche regolari ogni mese sono più importanti delle grandi spinte ogni tanto. Ecco un elenco utile:

La tua messa a punto mensile di 2 ore per le pubbliche relazioni:

• [ ] Esamina tutta la copertura mediatica e le menzioni del mese passato
• [ ] Rispondi a tutte le recensioni in sospeso sulle principali piattaforme
• [ ] Pianifica i contenuti social del mese successivo (minimo 12 post)
• [ ] Invia una proposta mirata a un giornalista o a una testata giornalistica
• [ ] Aggiungi un nuovo contatto mediatico alla tua lista
• [ ] Esaminare le metriche di base: traffico di riferimento, prenotazioni dirette, punteggi delle recensioni
• [ ] Raccogliere idee per articoli dal personale della reception e del settore F&B

Fissare obiettivi brevi e realizzabili come "un nuovo contatto con i media a settimana" o "due relazioni con giornalisti approfondite al mese". Le funzionalità di automazione di piattaforme come Prostay, quali la messaggistica automatizzata per gli ospiti e i dashboard delle prestazioni, consentono di liberare tempo per attività di PR più importanti.

Comunicazione di crisi e protezione della reputazione

Ogni hotel dovrebbe avere una strategia scritta su cosa fare in caso di emergenza sanitaria, violazione dei dati, overbooking, maltempo o false affermazioni sui social media. Non si tratta di essere negativi, ma di essere preparati.

Elementi fondamentali del piano di crisi:

• Portavoce designato con formazione sui media
• Catena di approvazione per le dichiarazioni pubbliche
• Dichiarazioni di riserva per scenari comuni
• Documento con le domande frequenti per il personale
• Linee guida per l'uso dei social media da parte dei dipendenti durante le crisi

Almeno una volta all'anno, esercitatevi con uno scenario di crisi. Coinvolgete il front office e la direzione per verificare i tempi di risposta e l'uniformità dei messaggi. L'idea è quella di sviluppare una memoria muscolare in modo da sapere esattamente cosa fare quando si è sotto stress.

Utilizzate i dati del PMS e del channel manager per individuare rapidamente gli ospiti coinvolti in una crisi. Se il vostro resort è colpito da un improvviso blackout che interessa tutta la città, potete ottenere le informazioni sulle prenotazioni, inviare un messaggio agli ospiti coinvolti utilizzando Prostay Nexus e controllare la situazione prima che si diffondano notizie negative.

Misurare il successo delle PR con i dati e la tecnologia dell'hotel

Come la gestione dei ricavi, anche le moderne pubbliche relazioni alberghiere dovrebbero basarsi sui dati. Se non si misura, non si sa cosa funziona. È possibile collegare immediatamente le iniziative di comunicazione strategica ai ricavi se le si tiene traccia correttamente.

Metriche PR fondamentali:

• Menzioni sui media e quota di voce nella vostra destinazione
• Traffico sul sito web proveniente da fonti di riferimento (articoli di stampa, post di influencer)
• Tassi di conversione sulle landing page relative alle PR
• Andamento del sentiment delle recensioni nel tempo
• Volume delle prenotazioni dirette durante e dopo le campagne di PR

Utilizza i parametri UTM per taggare le campagne di PR del tuo hotel, in modo da poter vedere quante sessioni e prenotazioni generano attraverso gli strumenti di analisi del tuo motore di prenotazione. Osserva l'andamento delle cose durante le finestre delle campagne di PR (30 giorni dopo una copertura sostanziale) e confrontale con periodi di riferimento simili dei mesi precedenti.

Esempi di PR-to-Booking:

1. Una rivista di viaggi regionale presenta la tua struttura in una rassegna dedicata alle "Fughe del fine settimana". Il traffico diretto al sito web proveniente da quel Paese aumenta del 65% nelle tre settimane successive.
2. Un influencer pubblica un post sul tuo bar panoramico con un codice di prenotazione unico. Registri 23 prenotazioni dirette utilizzando quel codice entro 30 giorni.
3. La partecipazione del tuo direttore generale a un podcast fa aumentare le richieste aziendali, misurate attraverso l'invio di moduli sulla tua pagina dedicata alle riunioni.

KPI e dashboard per hotel orientati alle PR

Crea un dashboard di PR di base che combini i dati provenienti dall'analisi del tuo sito web, dai report del motore di prenotazione e dai ricavi del PMS. Questo ti consentirà di vedere tutte le iniziative di PR del tuo hotel in un unico posto e come influenzano la tua attività.

KPI consigliati:

Le piccole strutture possono esaminare i KPI delle pubbliche relazioni degli hotel una volta al mese, mentre i gruppi più grandi con più di una struttura possono esaminarli una volta alla settimana a livello di marchio o regionale. I dashboard consolidati di Prostay suddividono i risultati per struttura, canale, piano tariffario e campagna, in modo da poter vedere esattamente dove le vostre iniziative di PR stanno funzionando meglio.

Collegare i risultati delle PR alla strategia di distribuzione e ai ricavi

Lo scopo principale delle PR non è quello di mostrare i numeri, ma di far conoscere la vostra attività a più persone in modo da poter guadagnare di più. L'attribuzione consiste nel capire come le azioni di PR, il traffico e le prenotazioni sono tutti correlati.

Utilizza codici promozionali e URL di riferimento per vedere quanto sono efficaci determinate coperture. Esamina come le PR modificano l'equilibrio dei canali: un articolo su un quotidiano nazionale può temporaneamente aumentare le prenotazioni dirette, riducendo le commissioni OTA.

Assicuratevi che le scelte di PR e distribuzione avvengano contemporaneamente. Nei periodi in cui il vostro marchio riceve molta attenzione, ad esempio quando è presente nelle notizie, quando vince un premio o quando lancia una campagna di influencer, pensate a offrire offerte esclusive di prenotazione diretta o ad allentare temporaneamente i limiti delle OTA per ottenere il massimo dalla spinta delle PR.

Realizza casi di studio interni che mostrino cosa ha avuto successo, inclusi gli obiettivi della campagna, la strategia, i risultati mediatici, l'impatto sui ricavi e le lezioni apprese. Questi possono essere utilizzati per pianificare campagne future e trasformati in storie di pubbliche relazioni esterne dell'hotel sulla crescita e l'innovazione.

Avere molti soldi o assumere un'agenzia che si occupi delle pubbliche relazioni del tuo hotel non è la chiave del successo. Si tratta piuttosto di ripetere lo stesso messaggio più e più volte, fare bene il proprio lavoro e avere la disciplina necessaria per misurare ciò che conta. Il modo in cui il mondo vede la tua struttura è plasmato da ogni interazione con un ospite, dalla prima conferma della prenotazione al follow-up dopo il soggiorno.

Gli hotel indipendenti che hanno successo in un mercato competitivo considerano le pubbliche relazioni come una parte integrante della loro attività, non solo come un'iniziativa occasionale. Creano legami reali con i giornalisti, creano esperienze di cui vale la pena parlare e utilizzano l'analisi dei dati per capire cosa funziona.

Sei pronto a imparare come trasformare la tua attività e le interazioni con gli ospiti in interessanti storie di pubbliche relazioni che generano profitti? Richiedi una demo di Prostay per scoprire come il nostro PMS, il motore di prenotazione e le funzionalità di comunicazione con gli ospiti ti aiuteranno a costruire una solida base di pubbliche relazioni che ti consentirà di avere successo nel lungo periodo.