Che cos'è il Flow Through negli hotel: Guida alla gestione dei profitti alberghieri

I gestori degli hotel spesso festeggiano quando le entrate aumentano, ma la vera domanda è: quanta parte di queste entrate extra si trasforma effettivamente in profitto? È qui che la comprensione del flusso diventa un fattore determinante per qualsiasi hotel che desideri aumentare la redditività oltre il semplice aumento delle entrate. 

Questa guida ti illustrerà tutto ciò che devi sapere sul flusso di cassa, dalle nozioni di base su come calcolarlo alle strategie intelligenti per migliorare la salute finanziaria del tuo hotel.

Definizione e concetto fondamentale di flusso

In parole povere, il flusso di cassa misura la percentuale di entrate extra dell'hotel che effettivamente confluisce nell'utile operativo lordo (GOP) dell'hotel. Si tratta di un parametro chiave che mostra quanto un hotel riesca a trasformare le entrate aggiuntive in profitti reali, soprattutto quando le entrate effettive superano i numeri previsti dal budget.

Chiamato anche "tasso di ritenzione", il flusso di cassa indica la percentuale di entrate extra che "confluisce" nei profitti dopo aver coperto i costi aggiuntivi derivanti dall'aumento dell'attività. Per i proprietari e i gestori di hotel, questa informazione è preziosa: va oltre la semplice analisi della crescita dei ricavi e aiuta a comprendere la reale redditività.

Questo concetto è particolarmente importante quando si valutano gli sforzi di gestione dei ricavi. Potreste aumentare le tariffe delle camere e vedere aumentare i ricavi lordi, ma se i costi operativi aumentano altrettanto rapidamente, o più rapidamente, quei ricavi extra non aumenteranno di molto i vostri profitti. Il flusso aiuta a capire se l'aumento dei ricavi si traduce realmente in un guadagno finanziario.

Il flusso si applica a tutti i flussi di entrate del tuo hotel, dalle entrate delle camere e dalle vendite di cibo e bevande alle vendite dei negozi e altri servizi. Sapere in che modo ogni reparto contribuisce al flusso di profitti ti aiuta a prendere decisioni più intelligenti su dove concentrare i tuoi sforzi.

Come calcolare il flusso

Il calcolo del flusso è semplice: sottraete il GOP preventivato dal GOP effettivo, poi dividete per la differenza tra il ricavo effettivo e quello preventivato e moltiplicate per 100 per ottenere una percentuale.

Ad esempio, se il tuo hotel genera 40.000 dollari in più rispetto al budget e il tuo utile operativo lordo aumenta di 24.000 dollari rispetto al profitto previsto, il tuo flusso è (24.000 dollari ÷ 40.000 dollari) × 100 = 60%.

È possibile calcolare il flusso per l'intero hotel o suddividerlo per reparti come camere, ristorazione o altre fonti di entrate. La chiave è utilizzare dati coerenti provenienti da periodi comparabili per ottenere informazioni significative.

Processo di calcolo passo dopo passo

Iniziate raccogliendo i dati effettivi sulle entrate e sul GOP per il periodo corrente dal vostro sistema di gestione della proprietà o dal software di contabilità per garantire l'accuratezza.

Successivamente, confronta queste cifre effettive con le entrate previste dal budget e gli obiettivi GOP per lo stesso periodo di tempo. Ricorda che le entrate previste dal budget devono essere le tue previsioni originali, non eventuali proiezioni aggiornate effettuate durante il periodo.

Calcola le entrate incrementali sottraendo le entrate previste dal budget dalle entrate effettive. Ad esempio, se le entrate effettive sono pari a 500.000 $ e quelle previste dal budget sono pari a 460.000 $, le entrate incrementali sono pari a 40.000 $.

Quindi, calcola il profitto incrementale sottraendo il profitto previsto dal profitto effettivo. Se il GOP effettivo è pari a 180.000 $ e il GOP previsto è pari a 156.000 $, il tuo profitto incrementale è pari a 24.000 $.

Infine, dividi il profitto incrementale per il ricavo incrementale e moltiplica per 100 per ottenere la percentuale di flusso: (24.000 $ ÷ 40.000 $) × 100 = 60%.

Parametri di riferimento e standard del settore

In genere, il flusso dell'hotel è compreso tra il 35% e il 60%, a seconda del tipo di struttura e delle condizioni di mercato. Questi benchmark forniscono un utile punto di riferimento per valutare la posizione del tuo hotel e individuare gli aspetti da migliorare.

I reparti che si occupano delle camere godono solitamente di tassi di flusso più elevati, compresi tra il 60% e il 75%, poiché i costi variabili legati alle entrate aggiuntive delle camere sono relativamente bassi. Una volta coperti i costi fissi come le pulizie e le utenze, le entrate extra delle camere tendono a confluire più direttamente nei profitti.

D'altra parte, i reparti di ristorazione registrano spesso tassi di flusso compresi tra il 35% e il 50%, poiché i costi variabili dell'hotel, come gli ingredienti, le bevande e il personale di servizio, aumentano con ogni vendita.

Gli hotel di lusso possono registrare percentuali di flusso più elevate dopo aver coperto i costi fissi, grazie ai margini di profitto più elevati sui ricavi incrementali. Gli hotel boutique più piccoli potrebbero avere un flusso inferiore a causa dei costi operativi proporzionalmente più elevati, poiché hanno meno camere su cui distribuire tali spese fisse.

Flusso positivo vs flusso negativo

Un flusso positivo significa che state controllando efficacemente i costi e trasformando le entrate extra in profitti reali. Quando si osserva un flusso positivo, significa che il vostro team di gestione sta facendo un ottimo lavoro nel catturare i profitti incrementali dalle entrate aggiuntive.

I tassi di flusso compreso tra il 50% e il 90% sono considerati eccellenti, in quanto indicano un forte controllo dei costi e una buona conversione dei profitti.

Il flusso negativo si verifica quando i costi aumentano più rapidamente delle entrate, danneggiando i vostri profitti. Ad esempio, un flusso del -25% significa che state perdendo 25 centesimi di profitto per ogni dollaro in più guadagnato, un chiaro segno di problemi operativi.

Riconoscere un flusso negativo aiuta a individuare quando la crescita dei ricavi potrebbe effettivamente comportare una perdita di denaro. Ciò può accadere se si intraprendono attività a basso margine o non si riescono a gestire bene i costi durante i periodi di maggiore attività.

Comprendere i rapporti di flessibilità

I rapporti di flessibilità entrano in gioco quando le entrate effettive sono inferiori alle aspettative di budget. Misurano l'efficacia della riduzione dei costi in risposta al calo delle entrate. La flessibilità è fondamentalmente l'opposto del flusso durante il calo delle entrate.

I rapporti di flessibilità medi del settore variano solitamente dal 30% al 35%, inferiori ai tassi di flusso perché è più difficile ridurre rapidamente i costi quando le entrate diminuiscono, soprattutto con le spese fisse e i contratti di lavoro.

Un rapporto di flessibilità positivo significa che si stanno tagliando con successo i costi per proteggere i profitti durante i periodi di calma. Gli hotel con una buona flessibilità possono adeguare le spese variabili in base al calo dell'occupazione, contribuendo a mantenere la redditività anche quando la domanda diminuisce.

Essere in grado di gestire sia il flusso che i rapporti di flessibilità dimostra che il vostro hotel è finanziariamente agile e ben gestito, indipendentemente dalle condizioni di mercato.

Perché il flusso è importante per il successo di un hotel

Il flusso di cassa offre un quadro più chiaro dell'efficienza operativa, al di là della semplice occupazione e della tariffa media giornaliera (ADR). Mentre questi parametri tradizionali mostrano il volume, il flusso di cassa rivela come tale volume influisca sui profitti effettivi.

Aiuta a individuare quali strategie di reddito migliorano realmente i vostri profitti e quali aumentano solo i numeri di fatturato senza aggiungere profitti.

Il flusso guida anche le decisioni sui prezzi, mostrando come le variazioni delle tariffe influenzano il flusso dei profitti, aiutandovi a ottimizzare la gestione dei ricavi al di là della semplice previsione della domanda.

Questo parametro è fondamentale per una pianificazione e una previsione realistica del budget. Studiando i modelli di flusso di cassa passati, è possibile prevedere meglio come le variazioni dei ricavi influenzeranno i profitti.

Per gli investitori e gli stakeholder, il flusso dimostra la vostra capacità di trasformare la crescita dei ricavi in profitti reali, rafforzando la fiducia nella vostra gestione.

Analisi del flusso di cassa dipartimentale

I ricavi delle camere hanno solitamente il flusso più elevato perché i costi variabili per camera occupata sono bassi. Una volta coperti i costi fissi come le pulizie e le utenze, i ricavi extra delle camere si convertono efficacemente in profitti.

Le attività di ristorazione tendono ad avere un flusso di cassa inferiore a causa dei costi di manodopera, cibo e servizio. Ogni pasto o bevanda in più venduto richiede più personale e scorte.

Il flusso di entrate delle spa, dei servizi ricreativi e delle conferenze varia a seconda del personale e delle esigenze di servizio. Alcuni servizi spa hanno margini elevati, altri richiedono un maggiore investimento in manodopera. Gli eventi che utilizzano spazi esistenti con un catering minimo hanno spesso un flusso migliore rispetto a quelli che richiedono un allestimento più complesso.

Comprendere queste differenze tra i vari reparti aiuta a concentrarsi sui flussi di entrate ad alto flusso, migliorando al contempo l'efficienza nelle aree con prestazioni inferiori.

Sfide comuni relative al flusso di cassa

L'aumento del costo del lavoro può intaccare il flusso, anche quando le entrate sono elevate. Quando i salari aumentano più rapidamente delle tariffe delle camere, le entrate extra possono essere assorbite dalle spese per il personale.

Anche le bollette delle utenze che aumentano più rapidamente della crescita dell'occupazione riducono la conversione dei profitti. L'energia, l'acqua e altre utenze potrebbero aumentare in modo sproporzionato rispetto al volume degli ospiti, influendo sul flusso.

L'eccesso di personale durante i periodi di punta può creare costi inutili, indebolendo il flusso. Aggiungere personale in previsione della domanda senza ottimizzare gli orari può danneggiare la redditività.

I costi aggiuntivi per i servizi e le spese per l'assistenza agli ospiti possono intaccare i profitti incrementali. I vantaggi gratuiti o i servizi di pulizia migliorati possono ridurre l'impatto sui profitti dei maggiori ricavi delle camere.

Gli aggiornamenti tecnologici e la manutenzione che non sono proporzionati ai ricavi possono ridurre in modo imprevisto i profitti. Gli investimenti devono essere bilanciati in base al loro effetto sul flusso di cassa.

Strategie per migliorare le prestazioni del flusso di cassa

Utilizzate il monitoraggio delle spese in tempo reale per tenere traccia dei costi variabili insieme all'occupazione. Questo aiuta a individuare tempestivamente l'aumento dei costi, in modo da poter agire prima che i profitti ne risentano.

Sfruttate i sistemi di gestione della proprietà per ottimizzare il personale in base alle previsioni della domanda. Una programmazione intelligente allinea i costi del lavoro alle entrate, evitando spese eccessive.

Creare strutture di costo flessibili che si adattino rapidamente alle variazioni di occupazione. I contratti variabili e il personale flessibile aiutano a rispondere alle fluttuazioni dell'attività.

Concentratevi sui flussi di entrate ad alto margine e sull'upselling per aumentare il flusso complessivo. Date priorità ai servizi e alle dotazioni che garantiscono il miglior flusso di profitti.

Analizza regolarmente il flusso di cassa dei reparti per individuare opportunità di miglioramento. Le revisioni mensili o trimestrali possono rivelare tendenze e aree che richiedono attenzione.

Strumenti tecnologici per la gestione del flusso

I sistemi di gestione delle entrate che combinano i dati sui costi con i prezzi ti aiutano ad analizzare il flusso di profitti in modo completo. Questi strumenti supportano la definizione di tariffe che massimizzano il flusso, non solo le entrate.

Le piattaforme di monitoraggio delle spese forniscono una visione in tempo reale dei costi di ristorazione, manodopera e utenze rispetto all'occupazione e ai ricavi.

I dashboard analitici mostrano le tendenze del flusso attraverso periodi e segmenti di mercato, aiutando a identificare i canali e i gruppi di clienti più redditizi.

I report automatizzati che confrontano quotidianamente i risultati effettivi con quelli previsti aiutano a individuare tempestivamente i problemi di flusso, in modo da poterli risolvere rapidamente.

L'integrazione dei sistemi PMS, contabili e operativi crea un monitoraggio continuo del flusso, offrendo una visibilità completa sull'interazione tra entrate e costi.

Flusso in diverse condizioni di mercato

Nei mercati forti, il flusso tende ad essere più elevato perché gli hotel possono aumentare le tariffe senza che i costi aumentino in misura altrettanto significativa. I ricavi aggiuntivi provengono spesso dai premi sulle tariffe piuttosto che da una maggiore complessità operativa.

Nei mercati più deboli, un'attenta gestione dei costi è fondamentale per mantenere un flusso positivo nonostante la pressione sulle tariffe. L'efficienza e il controllo delle spese diventano fondamentali.

I cambiamenti stagionali influenzano i modelli di flusso, quindi le strategie di gestione devono adattarsi durante tutto l'anno. Le stagioni di punta possono offrire opportunità di flusso elevate, mentre le stagioni intermedie richiedono un controllo rigoroso dei costi.

Le recessioni economiche mettono alla prova la vostra capacità di mantenere i rapporti di flessibilità e proteggere i profitti quando le entrate diminuiscono. Strutture di costo flessibili e operazioni efficienti aiutano a mantenere costante il flusso di profitti durante i periodi difficili.

I periodi di ripresa offrono l'opportunità di migliorare il flusso attraverso una gestione strategica dei costi e l'ottimizzazione dei prezzi al ritorno della domanda.

Padroneggiare il flusso è una delle competenze più preziose per i manager alberghieri di oggi. Offre una visione chiara di come la vostra struttura trasformi le opportunità di guadagno in profitti reali. Impostando un monitoraggio solido, mantenendo i costi flessibili e analizzando regolarmente i reparti, potete aumentare il flusso di profitti del vostro hotel e la sua salute finanziaria complessiva.

Con l'evoluzione del settore alberghiero, l'analisi del flusso diventa ancora più cruciale. Gli hotel che comprendono e utilizzano questo parametro saranno meglio attrezzati per affrontare i cambiamenti del mercato, ottimizzare le operazioni e offrire forti rendimenti agli stakeholder. Iniziate oggi stesso a monitorare il flusso nella vostra struttura per ottenere una migliore redditività e una visione più chiara del business.