Guida all'efficienza alberghiera: Semplificare le operazioni e i profitti

L'efficienza alberghiera consiste nell'uso intelligente delle risorse, tra cui il tempo del personale, l'energia, le forniture e la tecnologia, per offrire agli ospiti esperienze eccellenti mantenendo prezzi bassi e profitti elevati. Capire come gestire gli hotel nel modo più efficiente possibile è oggi molto importante per rimanere redditizi in mercati competitivi. Questo perché i costi del lavoro rappresentano il 30-40% dei costi operativi e i costi delle utenze continuano ad aumentare.

Questo articolo del blog parla dei modi per massimizzare l'efficienza alberghiera, delle tecnologie che possono aiutare e dei modi per monitorare le prestazioni che possono essere utilizzati sia dagli albergatori indipendenti che dalle organizzazioni alberghiere con più strutture. Questo materiale parla dei principali problemi che i team alberghieri devono affrontare oggi, come la carenza di personale, l'aumento dei costi di gestione e il cambiamento delle aspettative dei clienti in termini di soddisfazione. È utile sia per i manager di linea che vogliono rendere più efficienti le operazioni quotidiane, sia per i proprietari che gestiscono molti hotel.

L'efficienza alberghiera implica utilizzare meno risorse per offrire agli ospiti esperienze migliori e guadagnare di più. Ciò significa ottenere più prenotazioni, gestire le operazioni in modo più fluido e commettere meno errori con team più piccoli e tecnologie adeguate.

Leggendo questa guida, potrai comprendere meglio la produttività alberghiera e aumentare l'efficienza operativa degli hotel attraverso:

• Strategie di riduzione dei costi che tagliano i costi di manodopera e le spese di utenza senza sacrificare la qualità del servizio
• Metriche di efficienza essenziali per monitorare le metriche di rendimento in tutto il vostro portafoglio alberghiero
• Una guida all'implementazione tecnologica per l'integrazione e l'automazione dei sistemi di gestione delle proprietà
• Miglioramenti della produttività del personale attraverso una programmazione efficace e approcci di formazione del personale
• Tecniche di ottimizzazione dei ricavi che aumentano i profitti attraverso prenotazioni dirette ed efficienza operativa

Comprendere l'efficienza alberghiera

L'efficienza alberghiera è il giusto mix tra ottenere il massimo dalle risorse e fornire il miglior servizio possibile. Un hotel efficiente non si limita a ridurre le spese, ma gestisce con attenzione le proprie risorse per ottenere il massimo dal proprio utile operativo lordo, assicurandosi al contempo che gli ospiti siano soddisfatti.

Questo equilibrio è importante poiché il settore dell'ospitalità sta affrontando problemi mai visti prima. A causa della carenza di lavoratori, i problemi di personale sono sempre una priorità assoluta. I margini sono sotto pressione perché i costi fissi sono in aumento. Allo stesso tempo, le aspettative degli ospiti continuano a crescere. Gli hotel che non migliorano la loro efficienza operativa potrebbero perdere sia i migliori talenti che quote di mercato.

Efficienza operativa

L'efficienza operativa di un hotel significa che tutti i reparti dispongono di processi il più efficienti possibile, riducendo gli sprechi di tempo, manodopera e materiali. Ciò comporta un miglioramento del lavoro della reception, un miglioramento del funzionamento del servizio di pulizia e la garanzia che le procedure di manutenzione siano le stesse in tutti i reparti.

Quando le operazioni alberghiere funzionano senza intoppi, le attività vengono svolte più rapidamente e con meno errori. Il check-in alla reception richiedeva cinque minuti, ma ora ne bastano solo novanta secondi. La qualità del lavoro svolto dal personale addetto alle pulizie non risente del fatto che ora puliscono più camere per turno. Invece di aspettare che si verifichino dei problemi, gli interventi di manutenzione vengono effettuati prima che si verifichino. Ogni miglioramento si basa su quello precedente, rendendo tutto più fluido in tutta la struttura.

Efficienza finanziaria

L'efficienza finanziaria di un hotel consiste nel contenere i costi, fornendo al contempo un buon servizio e guadagnando il più possibile. Ciò implica conoscere quanto costa mantenere una camera occupata, tenere d'occhio la tariffa media giornaliera rispetto alla concorrenza e individuare dove i costi operativi sono più alti del dovuto.

Esiste un legame diretto tra efficienza finanziaria e redditività: gli hotel che riescono a mantenere bassi i costi per camera occupata hanno solitamente margini di profitto operativi lordi più elevati rispetto alla concorrenza. Per un hotel, il divario tra un'efficienza finanziaria normale e una eccellente può significare un aumento dei profitti del 15-20%.

Per capire quanto sia efficiente dal punto di vista finanziario un hotel, dobbiamo sapere quali sono i numeri che lo fanno funzionare bene.

Metriche di efficienza alberghiera e misurazione delle prestazioni

Utilizzando le idee di efficienza alberghiera sopra riportate, particolari metriche misurano i progressi e aiutano a prendere decisioni basate sui fatti. Senza misurazioni, gli sforzi per migliorare l'efficienza sono solo supposizioni. Con le analisi corrette, è possibile individuare le opportunità prima che si presentino e tenere d'occhio i dati sulle prestazioni che mostrano cosa guida realmente la vostra organizzazione.

Indicatori di performance finanziaria

Il GOPPAR, ovvero l'utile operativo lordo per camera disponibile, è il modo migliore per misurare la produttività effettiva di un hotel. Il GOPPAR è diverso dai KPI incentrati sui ricavi, poiché mostra se la vostra attività alberghiera mantiene realmente un profitto dopo aver pagato i costi operativi. Per calcolarlo, dividete l'utile operativo lordo per il numero totale di pernottamenti disponibili in hotel.

I valori di riferimento del GOPPAR sono diversi per ogni settore. Gli hotel economici di solito guadagnano da 40 a 60 dollari per camera disponibile, mentre gli hotel di lusso puntano a guadagnare da 80 a 120 dollari. Il costo per camera occupata tiene traccia di tutti i costi associati a ciascuna camera venduta. Questo mostra quanto siano efficaci il servizio di pulizia, i servizi e la gestione del personale dell'hotel. La percentuale del costo del lavoro, che dovrebbe essere compresa tra il 30 e il 35% delle entrate, mostra se il numero di dipendenti corrisponde al numero di ospiti.

Metriche di performance operativa

I tempi medi di check-in e check-out sono un chiaro indicatore dell'efficienza del lavoro della reception. I leader del settore ottengono una media di 90 secondi con soluzioni mobili e chioschi, mentre i processi manuali richiedono dai 4 ai 5 minuti. La produttività del servizio di pulizia, ovvero il numero di camere pulite per ora di lavoro del personale, di solito è compresa tra 2 e 3 camere all'ora, a seconda del tipo di struttura.

Il consumo energetico per camera occupata mostra come i costi delle utenze variano in base all'occupazione, il che potrebbe aiutarti a trovare modi per risparmiare energia. Il rapporto tra personale e ospiti mostra quanti ospiti può gestire un hotel. Gli hotel di lusso hanno solitamente un rapporto di 1,5:1, mentre gli hotel con servizi selezionati possono gestire gli ospiti con un rapporto di 0,5:1.

Indicatori di efficienza dell'esperienza degli ospiti

I punteggi di soddisfazione degli ospiti sono direttamente correlati al buon funzionamento di un hotel. Le strutture che rispondono alle richieste degli ospiti in meno di 60 secondi ottengono in genere punteggi superiori del 15-20% nei sondaggi sulla soddisfazione. La velocità di erogazione del servizio, come i tempi del servizio in camera, la risoluzione dei problemi di manutenzione e la gestione delle richieste di servizi, è una categoria di efficienza misurabile.

La percentuale di prenotazioni dirette mostra l'efficacia del marketing e la forza del marchio. Gli hotel che riducono la loro dipendenza dalle OTA dal 60% al 40% vedono solitamente aumentare il RevPAR dall'8% al 12% solo grazie al risparmio sulle commissioni.

Questi numeri indicano dove concentrare gli sforzi per migliorare la situazione. La sezione successiva descrive come apportare modifiche che influenzeranno questi dati.

Strategie di implementazione per l'efficienza alberghiera

È necessario sapere cosa misurare solo quando si interviene in merito. Le seguenti soluzioni trasformano le idee sull'efficienza alberghiera in progressi reali in termini di tecnologia, personale e gestione delle risorse.

Integrazione tecnologica e automazione

Quando i processi manuali rallentano le operazioni, quando la reception è troppo occupata o quando i silos di dati rendono difficile formulare giudizi informati, gli hotel dovrebbero concentrarsi sulle soluzioni tecnologiche. Una soluzione intelligente può fare una grande differenza nel modo in cui funzionano le cose.

1. Implementare un sistema integrato di gestione della proprietà con funzionalità di gestione dei canali: il PMS centralizzato elimina la duplicazione dell'inserimento dei dati, sincronizza la disponibilità tra i canali e fornisce la cronologia delle prestazioni dell'hotel necessaria per le previsioni. I sistemi moderni riducono i tempi amministrativi del 40-50%.
2. Implementare sistemi automatizzati di comunicazione e messaggistica con gli ospiti: i messaggi automatizzati prima dell'arrivo, i check-in durante il soggiorno e i sondaggi dopo la partenza mantengono la comunicazione con gli ospiti senza l'intervento del personale. Ciò libera i team dell'hotel per interazioni di alto valore, garantendo al contempo la soddisfazione degli ospiti attraverso punti di contatto coerenti.
3. Installare soluzioni di check-in mobile e pagamento contactless: le soluzioni mobili riducono il carico di lavoro della reception del 30-40%, soddisfacendo al contempo le preferenze degli ospiti in termini di velocità. I pagamenti contactless riducono i tempi di transazione e migliorano la precisione con meno errori nella fatturazione.
4. Integrazione dei sistemi di gestione delle pulizie e di monitoraggio della manutenzione - L'assegnazione digitale dei compiti, gli aggiornamenti in tempo reale sullo stato delle camere e il monitoraggio delle richieste di manutenzione eliminano il coordinamento cartaceo. Le strutture segnalano un aumento della produttività delle pulizie del 15-20% grazie all'ottimizzazione dei percorsi.

Ottimizzazione della produttività e della formazione del personale

Uno strumento di gestione del lavoro che consente di visualizzare dati competitivi sui salari e informazioni sulle posizioni aiuta a mantenere il personale assicurando che gli standard lavorativi siano in linea con le condizioni di mercato. Gli hotel che utilizzano una gestione intelligente del lavoro per elaborare piani basati sulla domanda prevista possono ridurre gli straordinari del 20-25% continuando a fornire un servizio di qualità.

Gestione dell'energia e delle risorse

La gestione intelligente dell'energia offre un ritorno sull'investimento (ROI) visibile entro 12-24 mesi. Nella maggior parte dei casi, l'aggiornamento dell'illuminazione a LED riduce le spese di illuminazione del 50-75% e si ripaga in meno di due anni. I termostati intelligenti con sensori di movimento consentono di risparmiare il 15-25% sui costi di climatizzazione, modificando la temperatura in base al numero di persone presenti nella stanza.

Per la maggior parte degli hotel, i costi delle utenze rappresentano il 6-8% delle entrate. Le strutture che utilizzano sistemi completi di gestione intelligente dell'energia, come termostati intelligenti, luci a LED e sensori di movimento, dichiarano che i loro costi energetici si riducono del 20-30%. Ciò significa che una struttura con 150 camere risparmierà da 30.000 a 50.000 dollari all'anno.

L'utilizzo di informazioni basate sui dati per ottimizzare l'inventario riduce gli sprechi di biancheria, forniture e servizi. Gli hotel che tengono traccia di quanto gli ospiti utilizzano le loro camere possono ridurre il costo delle forniture del 10-15% ed evitare di esaurire le scorte.

Questi investimenti richiedono denaro e potrebbero essere difficili da realizzare. Conoscere i problemi comuni aiuta a garantire che funzionino.

Sfide comuni e soluzioni

Anche i piani ben congegnati per rendere gli hotel più efficienti incontrano dei problemi. Conoscere i problemi che si verificano di solito consente di risolverli prima che si verifichino.

Resistenza del personale alle nuove tecnologie

Soluzione: implementare gradualmente le novità con programmi di formazione approfonditi per il personale, che mostrino come i cambiamenti porteranno benefici personali, non solo all'azienda. Mostrare al personale della reception come la tecnologia possa aiutarlo a lavorare meno e più velocemente. Utilizzare i colleghi più esperti per incoraggiare l'adozione delle novità e celebrare i primi ad adottarle.

Iniziare con attività non fondamentali prima di passare a quelle fondamentali. Dare ai team da 30 a 60 giorni per abituarsi alle novità prima che entrino in funzione. La resistenza di solito diminuisce quando il personale si rende conto di quanto le cose siano più efficienti.

Elevati costi iniziali di investimento nella tecnologia

Soluzione: utilizzate i calcoli del ROI e l'analisi dei rapporti di sintesi del gruppo alberghiero per trovare le migliori opzioni di investimento e metterle in cima alla vostra lista. Un sistema di gestione della proprietà di solito offre un ritorno sull'investimento (ROI) del 300-400% in cinque anni, consentendovi di risparmiare sui costi di manodopera, massimizzare i vostri guadagni e ridurre gli errori.

Valutate l'implementazione in più fasi: iniziate con soluzioni mobili per gli ospiti (che avranno il maggiore impatto sulla soddisfazione), poi ottimizzate il servizio di pulizia (che consentirà un notevole risparmio di manodopera) e infine controllate il consumo energetico (che vi garantirà rendimenti costanti a lungo termine). Molti fornitori offrono finanziamenti che consentono di allineare i pagamenti ai risparmi ottenuti.

Mantenere la qualità del servizio durante i miglioramenti dell'efficienza

Soluzione: trovare un equilibrio tra processi automatizzati ed esperienze personalizzate per gli ospiti. Automatizzare gli incontri che includono transazioni, mantenendo al contempo i momenti di contatto diretto. Utilizzare meccanismi che consentano agli ospiti di fornire feedback per tenere sotto controllo la soddisfazione durante i cambiamenti.

Stabilite gli standard di servizio prima di ridurre il personale. Tenete d'occhio le metriche di rendimento complessive ogni settimana mentre vengono apportate le modifiche. Se i livelli di soddisfazione diminuiscono, interrompete qualsiasi altra misura di efficienza fino a quando la situazione non si sarà stabilizzata. L'idea è quella di ridurre i costi assicurando comunque la soddisfazione degli ospiti, senza mai andare a loro discapito.

Conclusione e prossimi passi

Per gestire bene un hotel, è necessario trovare il giusto equilibrio tra tecnologia, formazione del personale e miglioramento dei processi. Le strutture che utilizzano tecniche all'avanguardia e dispongono di personale ben formato ottengono regolarmente maggiori profitti lordi e ospiti più soddisfatti rispetto alla concorrenza. I migliori hotel utilizzano i dati per prendere decisioni che li aiutano a migliorare costantemente, invece che solo occasionalmente quando vogliono essere più efficienti.

Misure immediate attuabili:

1. Condurre una verifica dell'efficienza utilizzando il quadro di riferimento sopra indicato: identificare l'attuale GOPPAR, la percentuale dei costi di manodopera e il costo energetico per camera occupata
2. Selezionare 2-3 aree di miglioramento prioritarie in base ai divari maggiori rispetto ai benchmark
3. Implementare sistemi di misurazione che monitorino mensilmente le metriche di performance utilizzando il dashboard di visualizzazione dell'hotel
4. Formare il personale sui nuovi processi con una chiara spiegazione dei vantaggi e delle aspettative
5. Rivedere i risultati trimestralmente e adeguare le strategie in base alle prestazioni effettive rispetto agli obiettivi

Conclusione: migliorate l'efficienza del vostro hotel con Prostay

Nel competitivo settore alberghiero odierno, rendere il tuo hotel il più efficiente possibile non è più un'opzione, ma una necessità. Puoi ridurre le inefficienze, risparmiare sui costi di manodopera e rendere gli ospiti più soddisfatti, tutto allo stesso tempo, utilizzando approfondimenti basati sui dati, tecnologie intelligenti e fornendo al tuo personale gli strumenti necessari per svolgere bene il proprio lavoro attraverso una buona formazione e una programmazione adeguata.

Prostay offre una piattaforma completa per la gestione alberghiera che semplifica le attività quotidiane. Include elementi quali un sistema integrato di gestione della proprietà, comunicazioni con gli ospiti basate sull'intelligenza artificiale e reportistica centralizzata. L'approccio modulare di Prostay si adatta alle vostre esigenze specifiche, sia che possediate un singolo boutique hotel o una vasta gamma di proprietà. Vi aiuta a fare scelte intelligenti che migliorano l'efficienza della vostra attività e massimizzano i vostri guadagni.

Oggi è il giorno giusto per iniziare il tuo viaggio verso un'attività alberghiera più efficiente, redditizia e incentrata sugli ospiti. Contatta Prostay o richiedi una prova per scoprire come le nostre tecnologie all'avanguardia possono cambiare il modo in cui gestisci il tuo hotel, aumentare i profitti e ridurre i costi.

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