Système de point de vente basé sur le cloud pour les restaurants et les hôtels

Réponse en 60 secondes : pourquoi le système de point de vente (POS) dans le cloud est important pour les restaurants et les hôtels

Imaginez que vous puissiez gérer l'ensemble de votre restaurant ou de votre hôtel du bout des doigts, où que vous soyez. C'est exactement ce qu'offre un système de point de vente basé sur le cloud. Au lieu de stocker vos données de vente, vos menus et votre logique commerciale sur un ordinateur de bureau encombrant, tout est conservé en toute sécurité sur des serveurs distants sécurisés. Que vous soyez dans votre restaurant, chez vous ou en déplacement entre plusieurs établissements, vous pouvez accéder à votre entreprise depuis n'importe quel appareil disposant d'une connexion Internet.

Voici un bref aperçu des raisons pour lesquelles les propriétaires d'établissements hôteliers apprécient le système de point de vente en nuage :

• Accès depuis n'importe où : consultez les ventes en temps réel, modifiez les prix ou surveillez les stocks, le tout depuis votre téléphone, votre ordinateur portable ou n'importe quel navigateur. Inutile d'être sur place pour générer des rapports ou résoudre des problèmes.
• Mises à jour automatiques des menus et des prix dans tous les points de vente : modifiez la description d'un plat, ajustez les prix de l'happy hour ou supprimez un article une seule fois, et tous les terminaux, bars et tablettes du service en chambre seront mis à jour instantanément.
• Enregistrement instantané des additions dans les folios des chambres d'hôtel : lorsque les clients facturent des repas ou des boissons à leur chambre, la transaction est directement enregistrée dans le folio correspondant. Finis les casse-tête liés à la ressaisie à la réception ou au rapprochement en fin de journée.

Pour les restaurants et les services de restauration des hôtels, Tableview est un système de point de vente en nuage qui mérite d'être découvert. Il est spécialement conçu pour l'hôtellerie et fonctionne de manière transparente avec Prostay PMS, ce qui facilite l'enregistrement des frais de chambre et la création de rapports unifiés dans tous vos points de vente.

• Coûts prévisibles, frais informatiques réduits : le prix de l'abonnement signifie qu'il n'y a pas de frais de licence initiaux élevés. De plus, l'absence de serveurs sur site à entretenir signifie moins de factures informatiques surprises, ce qui est parfait pour les hôtels indépendants, les établissements de charme et les groupes de restaurants en pleine expansion qui ne disposent pas d'un budget informatique important.

Qu'est-ce qu'un système de point de vente basé sur le cloud pour l'hôtellerie ?

Considérez un système de point de vente basé sur le cloud comme une division de votre point de vente en deux parties :

Les appareils frontaux sont ceux utilisés par votre personnel : tablettes pour les serveurs qui prennent les commandes à table, appareils portables pour les barmans et terminaux aux comptoirs d'accueil ou à la réception. Ces appareils exécutent des applications légères qui envoient et reçoivent des données depuis le cloud en temps réel.

Les tableaux de bord back-office sont des portails basés sur un navigateur où les responsables, les propriétaires et les équipes financières peuvent consulter des rapports, mettre à jour les menus, ajuster les prix et gérer les stocks. Comme tout se passe en ligne, vous pouvez vous connecter où que vous soyez.

Cette configuration représente un changement radical par rapport aux systèmes de point de vente traditionnels que de nombreux hôtels et restaurants utilisent encore. Ces systèmes hérités reposent souvent sur un serveur Windows caché dans le back-office, avec des terminaux propriétaires câblés dans tout l'établissement et des mises à jour logicielles qui nécessitent l'intervention d'un technicien.

Les logiciels de point de vente cloud modernes comme Tableview fonctionnent en mode SaaS (software as a service). Le fournisseur gère les mises à jour de manière centralisée, de sorte que chaque point de vente bénéficie automatiquement des nouvelles fonctionnalités, des correctifs de sécurité et des outils spécifiques à l'hôtellerie (tels que la commande par QR code ou les reçus numériques) sans aucune interruption.

Imaginez un hôtel urbain de 60 chambres avec deux restaurants et un bar dans le hall. Avec un système de point de vente basé sur le cloud, les trois points de vente partagent une seule et même plateforme. Chaque établissement a ses propres menus et tarifs, mais les données relatives aux revenus sont regroupées dans un tableau de bord unique. Lorsqu'un client commande un martini à la charge de la chambre 412, la facture est immédiatement enregistrée dans son dossier dans le PMS connecté.

Principaux avantages d'un système de point de vente basé sur le cloud pour les restaurants et les hôtels

Passer à un système de point de vente basé sur le cloud n'est pas seulement une question de technologie, c'est aussi un moyen de gérer plus facilement votre restaurant ou votre service de restauration hôtelier, de satisfaire vos clients et de protéger vos marges.

• Mobilité et service à table : votre personnel peut prendre les commandes sur des tablettes n'importe où, à table, au bord de la piscine ou sur le toit. Les commandes sont directement transmises aux systèmes d'affichage de la cuisine ou aux imprimantes du bar, ce qui réduit les temps d'attente et les erreurs. Le point de vente mobile permet également de réduire les files d'attente pendant les heures de pointe, les serveurs pouvant commencer à enregistrer les commandes des clients en attente avant qu'ils ne soient assis.
• Mises à jour en temps réel des menus et des prix : vous devez supprimer un article, lancer des tarifs happy hour ou promouvoir une offre saisonnière ? Effectuez une seule mise à jour dans le cloud et tous les appareils et points de vente seront instantanément mis à jour. Plus besoin de courir d'un terminal à l'autre ou d'imprimer de nouveaux menus.
• Gestion multi-points de vente à partir d'un seul tableau de bord : les hôtels disposant de plusieurs restaurants, bars, services en chambre et cafés spa peuvent gérer de manière centralisée les prix, les taxes, les frais de service et les remises. Les groupes de restaurants disposant de plusieurs établissements peuvent maintenir la cohérence de leur marque tout en permettant des ajustements de prix au niveau local. Ce type de contrôle est difficile à mettre en œuvre avec les systèmes traditionnels cloisonnés.
• Workflows hôteliers intégrés avec enregistrement automatique des chambres : lorsque votre système de point de vente cloud s'intègre étroitement à votre PMS, comme c'est le cas de Tableview avec Prostay, les additions des restaurants et des bars sont directement enregistrées dans le dossier de la chambre correspondante. Plus besoin de saisie manuelle à la réception, moins d'erreurs et moins de tracas au moment du départ. Les forfaits incluant le petit-déjeuner peuvent être gérés automatiquement.
• Analyses accessibles de n'importe où : suivez les revenus quotidiens par point de vente, le nombre de couverts, le montant moyen des additions, les articles les plus vendus et les performances des serveurs depuis n'importe quel appareil. Les propriétaires qui se déplacent entre leurs établissements ou qui travaillent à distance peuvent prendre des décisions plus éclairées en se basant sur des données en temps réel, et non sur des rapports datant d'une semaine.
• Coûts réduits par rapport aux systèmes de point de vente traditionnels : dites adieu aux serveurs de bases de données sur site, aux licences Windows et aux visites de maintenance programmées. La tarification par abonnement facilite la budgétisation, et l'ajout de nouveaux établissements ou de nouvelles franchises n'est qu'une question de configuration, et non de projets d'infrastructure.

Systèmes de point de vente cloud ou traditionnels sur site dans le secteur de l'hôtellerie

De nombreux hôtels et restaurants utilisent encore des systèmes de point de vente datant du début des années 2000, des systèmes qui étaient autrefois à la pointe de la technologie, mais qui aujourd'hui vous ralentissent.

• Stockage des données : les systèmes de point de vente traditionnels stockent toutes les données sur un serveur local dans votre back-office. Si ce serveur tombe en panne, vous perdez l'accès aux données de vente et aux données clients et vous risquez de ne plus pouvoir traiter les transactions jusqu'à ce que les réparations soient effectuées. Les systèmes de point de vente dans le cloud stockent les données dans des centres de données sécurisés et redondants, avec des sauvegardes automatiques et une reprise après sinistre.
• Mises à jour logicielles : les systèmes traditionnels nécessitent des mises à jour programmées, qui entraînent souvent des temps d'arrêt et des frais supplémentaires. Les systèmes de point de vente basés sur le cloud se mettent à jour automatiquement en arrière-plan, offrant de nouvelles fonctionnalités telles que la commande par QR code et les paiements sans contact sans interrompre votre service.
• Évolutivité : l'ajout d'un nouveau restaurant ou d'un pop-up saisonnier sur un système traditionnel implique l'achat de licences, l'installation de matériel et une mise en réseau complexe. Avec un système de point de vente basé sur le cloud comme Tableview, il vous suffit de configurer le nouveau point de vente dans votre tableau de bord, d'expédier les tablettes et de le mettre en service en quelques jours.
• Fiabilité et mode hors ligne : vous craignez les coupures d'Internet ? Les solutions de point de vente cloud modernes disposent de modes hors ligne avec mise en cache locale. Elles continuent d'accepter les paiements pendant les brèves coupures de connexion et se synchronisent lorsque la connexion est rétablie. Les hôtels devraient également disposer d'options Internet de secours, telles que des routeurs 4G, pour les tâches critiques.
• POS cloud et PMS cloud combinés : les hôtels tirent le meilleur parti de leur POS et de leur système de gestion immobilière lorsqu'ils fonctionnent ensemble. Tableview et Prostay, conçus par la même équipe, éliminent les problèmes d'intégration. Les frais sont facturés de manière transparente, les données des clients restent cohérentes et vous traitez avec un seul fournisseur, et non trois.

Comment Tableview et Prostay fonctionnent ensemble pour les hôtels et les complexes touristiques

Tableview est un système de point de vente cloud pour restaurants et bars spécialement conçu pour l'hôtellerie. Bien qu'il soit basé sur le cloud, il fonctionne également sur site et hors ligne grâce à des applications dédiées pour les produits Apple et Microsoft, ainsi que pour les iPad et les tablettes Android.

Prostay, sa société sœur, est un PMS cloud qui gère les réservations, les profils des clients, l'entretien ménager et la gestion des revenus. Comme ils ont été conçus ensemble, leur intégration est plus profonde et plus fiable que les connexions tierces classiques.

• Intégration bidirectionnelle complète : lorsqu'un serveur recherche la chambre 412, il voit le nom du client, le numéro de confirmation et les limites ou restrictions de crédit. Les frais, y compris les taxes et les frais de service, sont directement enregistrés dans le folio correspondant dans Prostay.
• Couverture de tous les flux de travail de l'hôtel : cette intégration couvre les frais de restaurant, les notes de bar, la consommation du minibar, les commandes au bar de la piscine, les achats au café du spa et les articles du centre d'activités. Les frais peuvent être transférés vers les folios individuels des clients, les comptes principaux des groupes ou les comptes d'entreprise.
• Réduction des frictions à la réception : au moment du départ, le dossier Prostay du client contient déjà tous les frais POS provenant de Tableview. Le personnel de la réception n'a pas besoin de saisir à nouveau les montants, ce qui réduit les erreurs et accélère les départs.
• Visibilité multi-établissements : les équipes de l'entreprise peuvent comparer les performances des services de restauration entre les établissements à l'aide de tableaux de bord cloud unifiés. Suivez les tendances des ventes, les coûts de main-d'œuvre et la rentabilité sans avoir à jongler avec des feuilles de calcul.
• Conformité et pistes d'audit : chaque frais de chambre, annulation, remise et remboursement est enregistré avec l'heure et l'identifiant de l'utilisateur. Les rapports consolidés simplifient les audits et permettent de repérer rapidement les anomalies.

Fonctionnalités essentielles d'un système de point de vente basé sur le cloud pour les restaurants et les services de restauration des hôtels

Tous les systèmes de point de vente basés sur le cloud ne gèrent pas bien les flux de travail dans le secteur de l'hôtellerie et de la restauration. Certains sont des systèmes de vente au détail maladroitement adaptés aux restaurants. Voici ce qui compte vraiment pour vos établissements :

• Gestion des tables et des plats : plans visuels avec couleurs indiquant l'état des tables. Prise en charge de la séquence des plats. Commandes au niveau des sièges pour les repas gastronomiques et les banquets avec additions séparées.
• Gestion des menus et des modificateurs : créez des menus distincts pour le petit-déjeuner, le déjeuner, le dîner et les repas tardifs. Tarifs happy hour activés automatiquement. Modificateurs de vente incitative pour les extras tels que les spiritueux haut de gamme ou les accompagnements. Offres forfaitaires pour les menus à prix fixe ou tout compris.
• Fonctionnalités spécifiques aux hôtels : recherchez les chambres et les clients par nom ou par numéro. Imputer les frais aux chambres d'un simple geste. Séparer les additions entre les frais de chambre et les paiements par carte. Gérer les comptes maison pour les résidents de longue durée ou les clients professionnels.
• Capacités d'intégration : connectez-vous à un PMS (comme Prostay), à des passerelles de paiement pour un traitement intégré des paiements, à un logiciel de comptabilité pour des écritures comptables automatisées, à la gestion des stocks et à des plateformes de commande en ligne.
• Gestion des stocks et des recettes : suivez les stocks dans les bars et les cuisines. Définissez des recettes afin que chaque vente déduise automatiquement les ingrédients. Surveillez le coût des marchandises vendues en temps réel.
• Contrôle multi-sites : partagez les articles entre les différents sites tout en permettant une tarification locale par établissement. Diffusez les modifications de menu à tous les sites ou à des points de vente spécifiques.

Sécurité, conformité et protection des données dans les systèmes de point de vente en nuage

Certains craignent que les systèmes de point de vente basés sur le cloud rendent les données des clients moins sécurisées. En réalité, un logiciel de point de vente dans le cloud bien conçu est généralement plus sûr qu'une machine locale sous le bar, car les fournisseurs de cloud investissent massivement dans la sécurité, ce que les établissements individuels ne peuvent pas égaler.

• Chiffrement en transit et au repos : les données transitent par des connexions chiffrées et sont stockées sous forme chiffrée dans les environnements des fournisseurs, ce qui les protège contre tout accès non autorisé.
• Sécurité des paiements et conformité PCI : les fournisseurs gèrent la conformité PCI DSS en utilisant la tokenisation, de sorte que les numéros de carte complets ne transitent jamais par votre réseau local, ce qui réduit votre responsabilité.
• Autorisations basées sur les rôles et journaux d'audit : contrôlez qui peut faire quoi. Les serveurs peuvent accepter les paiements, mais ne peuvent pas effectuer de remboursements. Les barmans peuvent appliquer des remises, mais ne peuvent pas annuler des chèques. Chaque action est enregistrée avec l'identifiant de l'utilisateur et l'horodatage.
• Conformité réglementaire : les fournisseurs respectent les lois sur la protection des données telles que le RGPD et le CCPA. Les piles intégrées telles que Tableview + Prostay réduisent l'exposition des données en évitant les multiples systèmes déconnectés.
• Meilleures pratiques pour les opérateurs : imposez des mots de passe forts, activez l'authentification à deux facteurs, auditez régulièrement les utilisateurs et révoquez immédiatement l'accès lorsque le personnel quitte l'entreprise. Ces mesures simples permettent d'éviter la plupart des violations.

Coûts d'un système de point de vente basé sur le cloud pour les restaurants et les hôtels

L'avantage financier d'un système de point de vente dans le cloud réside dans le prix prévisible de l'abonnement, par opposition aux investissements initiaux élevés et aux coûts permanents des systèmes traditionnels.

• Coûts types : abonnements mensuels par point de vente ou terminal pour le logiciel de point de vente. Abonnements PMS si vous utilisez Prostay. Frais de traitement des paiements par transaction. Les modules complémentaires optionnels tels que les programmes avancés de gestion des stocks ou de fidélisation peuvent entraîner des coûts supplémentaires.
• Coûts matériels : le système de point de vente dans le cloud fonctionne sur du matériel courant. Un petit restaurant peut avoir besoin de quelques tablettes, d'une imprimante de reçus, d'un tiroir-caisse et d'un terminal de paiement. Un hôtel disposant de plusieurs points de vente peut déployer 15 à 20 terminaux. Il est facile de remplacer un appareil défectueux : il suffit de se reconnecter sur une nouvelle tablette.
• Économies grâce à l'absence d'infrastructure : pas de serveurs locaux, pas de licences Windows, pas d'informatique dédiée pour le point de vente. La formation est plus rapide grâce aux interfaces intuitives des tablettes. Ces économies s'accumulent au fil du temps.
• Planification budgétaire : estimez le nombre de terminaux, de points de vente et le volume de paiements. Comparez les prix des fournisseurs aux coûts actuels du système existant. Beaucoup trouvent que le logiciel Cloud POS est rentabilisé en moins d'un an.
• Avantages liés à l'expansion : l'ajout de nouveaux établissements ou de points de vente saisonniers est rapide et abordable avec un système de point de vente dans le cloud. La configuration remplace les projets d'infrastructure.

Comment choisir le point de vente cloud adapté à votre restaurant ou hôtel

Pour choisir le bon système de point de vente, vous devez trouver celui dont les fonctionnalités correspondent à votre activité :

• Définissez vos besoins : un hôtel-boutique avec un seul restaurant a des besoins différents de ceux d'un complexe hôtelier avec six points de vente. Tenez compte de votre style de service, du nombre de couverts prévu et de vos projets de croissance.
• Donnez la priorité à l'intégration : si vous gérez à la fois un hébergement et un service de restauration, l'intégration PMS est essentielle. Tableview + Prostay est un excellent exemple de solution entièrement intégrée.
• Testez la facilité d'utilisation : organisez des démonstrations en direct et des essais avec votre personnel. Assurez-vous que les serveurs peuvent facilement ouvrir des tables, saisir des commandes complexes, diviser les additions et enregistrer les frais de chambre.
• Vérifiez l'évolutivité et la feuille de route : assurez-vous que le fournisseur prend en charge les commandes par QR code, les bornes en libre-service, les plateformes de livraison et la gestion de plusieurs établissements.
• Vérifiez l'assistance et l'intégration : le secteur de l'hôtellerie fonctionne la nuit et le week-end. Recherchez des fournisseurs offrant des horaires d'assistance, du matériel de formation et une aide à la migration satisfaisants.

Foire aux questions sur les systèmes de point de vente cloud pour l'hôtellerie

Que se passe-t-il en cas de panne d'Internet ?

La plupart des systèmes de point de vente cloud disposent d'un mode hors ligne qui met en cache les commandes et les paiements localement. Ils continuent de fonctionner pendant les brèves coupures et se synchronisent lorsque la connexion est rétablie. Les hôtels doivent également disposer de connexions de secours, telles que des routeurs 4G, pour les fonctions critiques.

Puis-je tout gérer à distance ?

Absolument. Les propriétaires et les gérants peuvent mettre à jour les menus, les prix, générer des rapports et gérer les stocks depuis n'importe quel appareil, où qu'ils se trouvent.

Le système de point de vente en nuage est-il réservé aux grandes chaînes ?

Non. Le système de point de vente en nuage s'adapte aussi bien à un simple bistrot qu'à de grands complexes hôteliers disposant de plusieurs points de vente. Tout le monde bénéficie de coûts matériels réduits, d'une configuration facile et de fonctionnalités modernes.

Puis-je migrer depuis mon ancien système de point de vente sans perdre de données ?

En général, oui. Les fournisseurs vous aident à exporter et importer votre menu, vos recettes et vos profils clients. Le fait d'utiliser les anciens et les nouveaux systèmes en parallèle pendant la formation facilite la transition.

Pourquoi choisir un système combiné POS + PMS comme Tableview + Prostay ?

Les systèmes séparés nécessitent des intégrations complexes et une maintenance continue. Les solutions combinées éliminent les lacunes, réduisent les erreurs et simplifient l'assistance.

Conclusion : pourquoi Tableview est le système de point de vente cloud idéal pour les restaurants et les hôtels

Passer d'un logiciel de point de vente traditionnel à un logiciel de point de vente cloud est plus qu'une simple question de technologie : cela change la donne pour vos opérations quotidiennes. Vous bénéficiez d'un contrôle à distance, d'informations en temps réel, de moins de tracas informatiques et d'une flexibilité qui vous permet de vous développer. Pour les hôtels, l'intégration du point de vente et du PMS se traduit par des clients plus satisfaits et une comptabilité plus fluide.

• Tableview est conçu pour l'hôtellerie. Il gère nativement les tables, les modificateurs, les plans d'étage et les flux de travail des hôtels. Son intégration étroite avec Prostay permet la facturation automatique des chambres et l'analyse unifiée des clients.
• Évaluez votre configuration actuelle. Comparez les coûts et les inconvénients de votre ancien système à une solution cloud moderne avec Tableview + Prostay. La plupart des utilisateurs trouvent que le changement en vaut la peine.
• Commencez modestement. Essayez une démo ou un projet pilote dans un seul établissement. Constatez la rapidité du service, la précision accrue et la visibilité améliorée. Ensuite, déployez-le dans toute votre entreprise.

Les meilleurs systèmes de point de vente basés sur le cloud ne se contentent pas de traiter les paiements : ils vous aident à vous développer de manière plus intelligente en vous fournissant les données, le contrôle et la flexibilité nécessaires pour prendre de meilleures décisions au quotidien.