Système central de réservation d'hôtel : Guide pour les hôtels modernes

La gestion des réservations hôtelières implique de maintenir les mêmes tarifs et de veiller à ce qu'il n'y ait pas de double réservation, tout en traitant les réservations via Booking.com, Expedia, votre propre site web, les agences de voyages d'affaires, les appels téléphoniques et les clients sans réservation.

Sans un système centralisé de réservation hôtelière adéquat, cela peut mener à une situation catastrophique.

Un système central de réservation hôtelière (CRS) résout ce problème en servant de plaque tournante pour toutes les activités liées à la vente de vos chambres. C'est le seul endroit où vous pouvez être sûr que lorsqu'un client réserve une chambre sur une OTA à 2 heures du matin, la chambre est immédiatement bloquée partout ailleurs.

Dans ce tutoriel, nous vous expliquerons ce que fait un système central de réservation (CRS), pourquoi il est important pour votre entreprise et comment choisir celui qui convient à votre établissement, que vous soyez propriétaire d'un petit hôtel, d'un portefeuille de locations de vacances ou d'un groupe d'établissements en pleine expansion.

Qu'est-ce qu'un système central de réservation hôtelier (CRS) ?

Un CRS hôtelier est un logiciel basé sur le cloud qui vous permet de gérer vos tarifs, vos disponibilités et vos réservations depuis tous les endroits où vous vendez des chambres. Cela englobe de nombreux éléments différents, tels que votre moteur de réservation directe, vos centres d'appels et même les clients qui se présentent à la réception.

Considérez-le comme le centre névralgique qui sait exactement ce que vous avez en stock, combien cela coûte et où vous pouvez le réserver, le tout en temps réel.

Vous pouvez utiliser des API pour connecter le CRS au PMS (système de gestion immobilière) de votre hôtel, au gestionnaire de canaux et au moteur de réservation. Le CRS met à jour la disponibilité de toutes les autres chambres en quelques secondes après une vente. Cette synchronisation de la disponibilité en temps réel évite au secteur hôtelier d'avoir à faire face aux surréservations qui étaient monnaie courante avant la mise en place des systèmes modernes.

Dans les piles technologiques actuelles, comme Prostay, les fonctionnalités du CRS sont généralement intégrées à une plateforme hôtelière unique plutôt que d'être un produit distinct. Cela signifie que les hôtels indépendants, les complexes touristiques, les auberges et les groupes immobiliers peuvent facilement gérer les réservations à partir d'un seul écran sans avoir à traiter avec différents fournisseurs.

Aperçu des principales fonctionnalités du CRS :

• Centralisation des réservations provenant de tous les canaux en ligne et hors ligne
• Gestion en temps réel de l'inventaire des chambres et mises à jour de la disponibilité
• Gestion des tarifs sur différents canaux de distribution
• Intégration bidirectionnelle avec votre système de gestion immobilière
• Prise en charge du moteur de réservation pour les réservations directes
• Gestion des réservations de groupe et des allocations
• Rapports sur les données de réservation par canal et par segment

Pourquoi un système centralisé de réservation hôtelière est-il important ?

Sans CRS, la distribution de votre hôtel sera chaotique. Vous modifiez les tarifs manuellement sur Expedia, puis sur Booking.com, puis sur votre propre site web, tout en espérant que les agents de voyage qui appellent votre réception disposent des bonnes informations. Chaque fois qu'un système n'est pas connecté, il existe un risque de double réservation, d'incohérence des tarifs et de perte d'argent.

Un système centralisé de réservation évite ce désordre en garantissant que les tarifs et la disponibilité des chambres sont identiques sur tous les canaux à tout moment.

L'effet sur l'expérience client est immédiat : moins d'erreurs lors de la réservation, des confirmations instantanées et une disponibilité précise, même pendant les périodes de forte affluence ou les grands événements locaux. Les clients ne se présentent pas pour découvrir que leur chambre a été vendue à quelqu'un d'autre, ce qui est l'une des pires choses qui puissent arriver à un hôtel.

Pour les hôtels qui utilisent encore des tableurs, mettent à jour manuellement leur extranet OTA ou utilisent des solutions qui ne communiquent pas entre elles, le système central de réservation hôtelière est une étape très importante dans la transition vers le numérique. C'est la base qui permet aux hôtels d'être compétitifs sur un marché où les consommateurs veulent que les réservations se déroulent sans encombre.

Pourquoi un CRS est-il essentiel pour les opérations hôtelières modernes ?

• Optimisation des revenus grâce à une tarification cohérente et à une réduction des pertes de revenus
• Contrôle de la distribution sur les canaux directs, les OTA et les réseaux GDS
• Réduction des erreurs grâce à l'élimination des mises à jour manuelles et à la prévention des surréservations
• Meilleures données pour comprendre quels canaux sont performants et pourquoi
• Évolutivité pour les portefeuilles en croissance sans augmentation proportionnelle de la charge administrative

Principaux avantages d'un système centralisé de réservation hôtelière

Les avantages pratiques d'un CRS sont visibles dans les opérations quotidiennes des hôtels, de la réception aux rapports mensuels du responsable des revenus. Au lieu de vagues « gains d'efficacité », il s'agit de changements réels que les directeurs d'hôtel constatent quelques semaines après leur mise en œuvre.

Les quatre principaux avantages sont les suivants :

• Amélioration de l'expérience client et des capacités de personnalisation
• Unification des données et des réservations dans un système centralisé
• Efficacité opérationnelle accrue et réduction du travail manuel
• Meilleure intelligence des revenus et décisions fondées sur les données

Examinons chacun d'entre eux en détail.

1. Meilleure expérience client et personnalisation

Un CRS rassemble l'historique complet de chaque client à partir de toutes ses réservations. Vous pouvez voir toutes les préférences et les séjours passés d'une personne en un seul endroit, qu'elle réserve via une agence de voyage en ligne, votre moteur de réservation direct ou une agence de voyage d'affaires.

Cela permet aux hôtels d'offrir des services personnalisés qui font vraiment la différence. Vous pouvez noter qu'un client qui revient souvent préfère un lit king size, demande toujours un départ tardif ou voyage beaucoup pour son travail au premier trimestre. Le CRS envoie ces informations au PMS de votre hôtel, qui les transmet ensuite au personnel de la réception avant même l'arrivée du client.

La disponibilité en temps réel permet également d'éviter les conversations embarrassantes du type « nous n'avons pas ce type de chambre » lors de l'enregistrement. Lorsque l'inventaire est correct sur tous les canaux, les clients obtiennent ce qu'ils ont réservé, sans poser de questions.

Le CRS vous permet également de faire des offres personnalisées en fonction du comportement des clients. Vous pouvez faire des offres de vente incitative (départ tardif, forfaits petit-déjeuner et surclassements d'hôtel) en vous basant sur les données des clients et les tendances de réservation, plutôt que de vous contenter de deviner.

Avantages centrés sur le client :

• Profils unifiés sur toutes les plateformes de réservation
• Attribution personnalisée des chambres en fonction des préférences
• Moins de surprises lors de l'enregistrement dues à des erreurs d'inventaire
• Offres ciblées pertinentes, sans spam

2. Toutes les réservations et tous les canaux en un seul endroit

Le système central de réservation de l'hôtel rassemble toutes les réservations provenant de différentes sources, notamment les agences de voyages en ligne (OTA), les systèmes mondiaux de distribution (GDS), les métamoteurs de recherche (Google Hotel Ads, Trivago), le site web de votre marque, les appels téléphoniques, les e-mails et les réservations sans réservation. Tout est regroupé dans un seul système.

À partir d'un seul calendrier ou tableau de bord, les employés de l'hôtel peuvent voir tous les visiteurs qui arriveront, séjourneront et demanderont des services à l'avenir. Vous n'aurez plus à vous connecter à cinq extranets OTA distincts, à vérifier une feuille de calcul des réservations téléphoniques et à espérer que rien ne se perde.

Cela est particulièrement utile lorsque plusieurs établissements sont concernés. Un seul système central de réservation hôtelière peut gérer les réservations de 5, 20 ou 50 établissements sous une même marque, vous offrant une visibilité et un contrôle centralisés sur chaque établissement.

Ce que votre équipe de réservation voit sur un seul écran :

• Toutes les réservations confirmées sur tous les canaux
• Les réservations en attente de confirmation
• Les annulations et les modifications en temps réel
• Les blocs de groupe et les allocations avec dates de libération
• Préférences et demandes spéciales des clients
• Revenus par source et canal de réservation

3. Efficacité opérationnelle accrue

Avant l'automatisation du CRS, les responsables des revenus devaient passer des heures chaque semaine à modifier manuellement les tarifs sur chaque extranet OTA. Vous modifiez votre tarif pour le week-end ? Vous devez vous connecter à Booking.com, Expedia, Agoda, l'administration de votre site web et tout autre site sur lequel vous publiez des informations. Si vous en oubliez un, vous enfreignez les règles de parité tarifaire.

Avec un CRS, vous pouvez ajuster les tarifs et la disponibilité pour tous les canaux de distribution à partir d'un seul endroit. Vous pouvez modifier un tarif une seule fois, et il sera répercuté partout en quelques secondes.

Cette automatisation élimine les casse-tête administratifs courants tels que les surréservations causées par des retards de synchronisation, les tarifs inégaux entre les canaux, les types de chambres obsolètes qui apparaissent toujours sur une OTA et les mises à jour d'annulation manquantes qui bloquent l'inventaire.

Voici un exemple concret : lorsqu'un bloc de chambres réservées pour un groupe est libéré parce que le nombre d'invités au mariage a diminué, le CRS envoie automatiquement les chambres supplémentaires à tous les canaux concernés. Aucune intervention manuelle n'est nécessaire.

Gains de temps et d'argent :

• Heures économisées chaque semaine sur les mises à jour manuelles des OTA
• Presque aucune surréservation
• Réduction de la charge de formation (un seul système au lieu de plusieurs)
• Taux d'erreur plus faible dans les détails des réservations

4. Données, rapports et meilleures décisions en matière de revenus

Un système centralisé de réservation hôtelière vous fournit des données de réservation unifiées qui vous aident réellement à gérer votre activité. Vous pouvez surveiller les réservations par canal, les délais de réservation, les tendances de séjour et la segmentation (entreprises, loisirs, OTA, réservations directes) en un seul endroit, sans avoir à exporter les données de cinq systèmes différents.

Ces informations vous aident à prendre des décisions en matière de tarification dynamique, que vous le fassiez manuellement ou à l'aide d'outils de gestion des revenus et de moteurs de tarification basés sur l'IA. Vous pouvez observer que les réservations directes prennent plus de temps à remplir et ont un ADR plus élevé, tandis que les réservations OTA de dernière minute comblent les vides, mais à des prix plus bas.

Dans ce cas, les utilisations concrètes sont importantes. En 2025, vous pourriez modifier les prix pour une grande conférence dans votre ville, proposer des forfaits week-end pendant les périodes creuses ou fixer des limites de séjour minimum pendant les jours de forte affluence. Toutes ces décisions seraient basées sur l'analyse du CRS plutôt que sur l'instinct.

Prostay exploite ces informations pour créer des tableaux de bord centralisés qui permettent aux propriétaires d'hôtels de modifier leurs tarifs, leurs forfaits et leurs limites en fonction de leurs performances.

Rapports clés que tout directeur général et responsable des revenus devrait attendre :

• Réservations par canal (OTA vs direct vs GDS)
• Rapports sur les réservations indiquant le rythme par rapport à l'année dernière
• Taux d'annulation et de non-présentation par segment
• ADR et RevPAR par source
• Analyse des délais par canal de réservation
• Rapports prévisionnels pour les périodes à venir

Comment fonctionne un CRS hôtelier dans la pratique ?

Connaître le flux des données vous aide à comprendre le fonctionnement d'un CRS dans la vie réelle. Voici à quoi ressemble la structure de base : PMS ↔ CRS ↔ Channel Manager ↔ OTA/GDS/Métamoteur ↔ Clients.

Lorsqu'une personne réserve un hôtel via une OTA, la réservation est effectuée dans le système central de réservation de l'hôtel, le nombre de chambres disponibles diminue immédiatement et les détails de la réservation sont envoyés au PMS en temps réel. Le service d'entretien ménager peut voir que la chambre doit être nettoyée, la réception dispose des informations d'arrivée et tous les autres canaux indiquent désormais qu'une chambre n'est plus disponible.

Lorsqu'un hôtelier modifie un tarif ou ferme un type de chambre dans le CRS, la modification est immédiatement transmise à tous les canaux associés. Depuis environ 2020, les systèmes actuels utilisent une synchronisation en temps réel basée sur des API au lieu de l'ancienne méthode de mise à jour par lots, qui pouvait prendre plusieurs heures pour que les modifications soient répercutées.

Le parcours de réservation, de la recherche à l'enregistrement :

• Le client recherche des dates et un type de chambre sur le site web de l'OTA ou de l'hôtel
• La requête est transmise via le gestionnaire de canaux au CRS pour vérifier la disponibilité
• Le CRS renvoie les tarifs actuels et la disponibilité en temps réel
• Le client confirme sa réservation ; le moteur de réservation ou l'OTA crée la réservation
• Le CRS reçoit la réservation, bloque les disponibilités et confirme au client
• Les détails de la réservation sont transmis au PMS pour les opérations (réception, service d'entretien)
• Tous les canaux sont mis à jour avec la disponibilité réduite

Intégration avec le PMS et d'autres systèmes centraux

Il est important de connaître la différence entre les responsabilités du PMS et celles du CRS. Votre système de gestion hôtelière s'occupe de tout ce qui se passe dans l'établissement, comme les arrivées et les départs, l'entretien ménager, les dossiers des clients, la facturation et les tâches de la réception. Le CRS s'occupe de la distribution en envoyant les tarifs, l'inventaire et les disponibilités au monde extérieur.

Ces systèmes restent synchronisés grâce à une interaction bidirectionnelle. Le système central de réservation de l'hôtel transmet les réservations au PMS, et le PMS renvoie les informations sur l'état des stocks en temps réel et la disponibilité des chambres au CRS. Lorsque le service d'entretien marque une chambre comme « hors service » dans le PMS, le CRS l'affiche dans les stocks disponibles.

Parmi les champs de données habituellement synchronisés entre les systèmes figurent les dates d'arrivée et de départ, le type de chambre, le code tarifaire et le montant, le nom et les coordonnées du client, le statut du paiement et toute demande particulière.

Les plateformes telles que Prostay offrent une connectivité intégrée entre le PMS, le CRS et le gestionnaire de canaux, ce qui est préférable à l'utilisation de passerelles tierces fragiles qui peuvent entraîner des incohérences dans les données ou des retards dans la synchronisation. Lorsque ces systèmes partagent une seule couche de données, les problèmes de rapprochement des données qui surviennent dans les configurations avec plusieurs fournisseurs disparaissent.

Ce qui doit être synchronisé de manière fiable entre le PMS et le CRS :

• Inventaire des chambres et statut « hors service »
• Réservations confirmées, modifiées et annulées
• Modifications et restrictions tarifaires
• Données et préférences du profil des clients
• Informations relatives au paiement et aux acomptes

Connexions aux agences de voyages en ligne (OTA), aux systèmes mondiaux de distribution (GDS) et aux métamoteurs

Le système central de réservation d'un hôtel est connecté aux principaux canaux de vente de chambres. Il s'agit notamment des agences de voyages en ligne (OTA) telles que Booking.com, Expedia et Airbnb pour certains groupes, des systèmes mondiaux de distribution (GDS) tels qu'Amadeus, Sabre et Travelport, et des plateformes de métarecherche (Google Hotels, Trivago et Tripadvisor).

Ces différents canaux obtiennent les tarifs, les restrictions (telles que les séjours minimums et les politiques de non-remboursement) et les promotions du CRS. Le CRS décide de ce que chaque canal peut voir. Par exemple, vous pouvez choisir de ne proposer que des tarifs forfaitaires sur vos canaux directs ou uniquement des tarifs d'entreprise négociés via le GDS.

Pour certains hôtels, la gestion des canaux est un outil distinct qui se situe entre le CRS et les canaux externes. Les plateformes unifiées intègrent ces tâches, ce qui facilite la tâche des opérateurs qui ne souhaitent pas traiter avec plusieurs fournisseurs.

Types de canaux connectés à un CRS classique :

• Agences de voyage en ligne (Booking.com, Expedia, Agoda, Airbnb)
• Systèmes mondiaux de distribution (Amadeus, Sabre, Travelport)
• Métamoteurs de recherche (Google Hotels, Trivago, Tripadvisor, Kayak)
• Canaux directs (moteur de réservation du site web de l'hôtel)
• Entreprises et agences de voyages (TMC, contrats de gros)
• Canaux hors ligne (téléphone, e-mail, réservations sans rendez-vous enregistrées dans le PMS)

CRS vs autres systèmes hôteliers : quelle est la différence ?

Les termes utilisés dans le domaine des technologies hôtelières ont généralement la même signification, et de nombreuses plateformes actuelles combinent plusieurs fonctions en une seule. Cela peut prêter à confusion lorsque l'on examine les solutions disponibles. Un gestionnaire de canaux est-il identique à un CRS ? Où s'arrête le PMS et où commence le CRS ?

Cette partie explique les différences entre un PMS, un CRS, un moteur de réservation, un gestionnaire de canaux et un GDS. Connaître les différences entre ces éléments peut vous aider à décider si vous avez besoin d'outils distincts ou d'une pile intégrée.

Certains hôtels indépendants les achètent comme des outils distincts auprès d'autres entreprises. Prostay et d'autres systèmes plus récents proposent une pile intégrée où ces fonctions fonctionnent ensemble sans avoir besoin d'autres logiciels.

CRS vs PMS (système de gestion immobilière)

Le système de gestion immobilière comprend tout ce qui se passe à l'intérieur du bâtiment, comme l'état des chambres, les tâches d'entretien ménager, les profils des clients, la facturation, les folios et les procédures de réception. Le personnel de votre hôtel l'utilise tous les jours pour effectuer des tâches sur place.

Le système central de réservation de l'hôtel couvre le site web de votre marque et les canaux externes, ainsi que les stocks, les prix et les disponibilités. Il s'agit de contrôler les réservations centrales, ou la manière dont les chambres sont vendues et distribuées dans le monde entier.

Pour simplifier, on peut dire que le PMS concerne « ce qui se passe à l'intérieur du bâtiment » et que le CRS concerne « comment les chambres sont vendues et par qui ».

Le PMS et le CRS de Prostay partagent une seule couche de données, ce qui élimine les problèmes qui surviennent lorsque ces systèmes proviennent de différents fournisseurs et doivent être harmonisés.

Principales différences :

• Le PMS gère les opérations ; le CRS gère la distribution
• Le PMS est destiné au personnel ; le CRS se connecte à des canaux externes
• Le PMS gère les arrivées et les départs ; le CRS gère les mises à jour des tarifs et des disponibilités
• Les deux doivent synchroniser les réservations et les stocks en temps réel

CRS vs moteur de réservation

Les clients peuvent choisir les dates, les types de chambres, consulter les tarifs et confirmer leurs réservations à l'aide du moteur de réservation sur le site web de l'hôtel. C'est ce que le client voit et fait lorsqu'il réserve directement.

Le CRS fonctionne en arrière-plan, envoyant les tarifs et les disponibilités en temps réel au moteur de réservation directe et récupérant les réservations effectuées. Le moteur de réservation est comme un magasin, et le CRS est comme un système de gestion des stocks et des commandes.

La plupart des moteurs de réservation modernes sont équipés d'outils CRS ou y sont étroitement liés. Par exemple, le module de réservation directe de Prostay obtient les disponibilités directement à partir de la même couche de données que celle utilisée par les OTA et les GDS.

Exemple de processus de réservation :

• Le client visite le site web de l'hôtel et saisit ses dates
• Le moteur de réservation interroge le CRS pour connaître les chambres disponibles et les tarifs
• Le client sélectionne une chambre et finalise sa réservation
• Le CRS confirme la réservation et met à jour tous les canaux
• Le PMS reçoit la réservation pour le traitement opérationnel

Qui utilise quoi :

• Les clients interagissent avec le moteur de réservation
• Le personnel de l'hôtel gère les stocks dans le CRS
• Les partenaires de distribution reçoivent les données du CRS via le gestionnaire de canaux

CRS vs gestionnaire de canaux

Un gestionnaire de canaux est un outil qui envoie les stocks et les tarifs à de nombreuses agences de voyages en ligne (OTA), puis renvoie les réservations. Le canal de distribution est ce qui relie votre hôtel à l'écosystème des OTA.

Un CRS a une portée plus large. Il ne se limite pas à la distribution. Il gère également les règles de réservation centralisées, la logique multi-propriétés, les tarifs contractuels d'entreprise, les réservations de groupe, et est le seul endroit où toutes les données de réservation sont stockées.

Certaines entreprises fournissent des gestionnaires de canaux qui fonctionnent de manière autonome, puis se connectent à un CRS ou un PMS différent. Cela fonctionne, mais cela rend l'intégration plus difficile et peut poser des problèmes.

Dans le cadre de sa couche de distribution CRS/PMS unique, Prostay propose une gestion des canaux. Cela facilite les choses pour les petits hôtels qui ne veulent pas avoir à gérer différentes relations avec des fournisseurs.

Comparaison :

CRS vs GDS (système mondial de distribution)

Les systèmes mondiaux de distribution (Amadeus, Sabre, Travelport) sont de vastes réseaux d'agences de voyages principalement utilisés pour les réservations d'entreprise et les agences de voyages d'affaires (TMC). Il ne s'agit pas de systèmes appartenant à des hôtels, mais de marchés de distribution.

Un CRS se connecte à une ou plusieurs plateformes GDS afin que les agences de voyages du monde entier puissent voir les disponibilités des hôtels. Les agents utilisent le GDS pour rechercher et réserver des chambres, et le CRS permet à l'hôtel de suivre les chambres disponibles et leur prix.

Dans la pratique, le CRS envoie les tarifs et les disponibilités à Amadeus. Amadeus aide les agences de voyages à trouver des hôtels dans votre ville. Une agence effectue une réservation à l'aide d'Amadeus. La réservation est renvoyée à votre CRS, puis à votre PMS pour être traitée.

Rôles dans la distribution d'entreprise :

• Le GDS est la place de marché où les agents de voyage effectuent leurs recherches et leurs réservations
• Le CRS contrôle les stocks et les tarifs qui apparaissent dans le GDS
• Le GDS facture des frais de transaction ; le CRS est votre propre système
• Les deux sont essentiels pour les hôtels qui ciblent les entreprises et les agences de voyages d'affaires

Types de systèmes centraux de réservation hôtelière

Toutes les solutions CRS ne sont pas identiques. Le choix le plus judicieux dépend de la taille de l'établissement, du niveau de sophistication technologique, du budget et de la structure du portefeuille.

Les principales différences résident dans les systèmes CRS autonomes, les systèmes CRS intégrés dans des plateformes tout-en-un, les systèmes basés sur le cloud par opposition aux systèmes traditionnels sur site, et les configurations à établissement unique par opposition aux configurations multi-établissements.

Les hôtels indépendants préfèrent généralement les solutions CRS basées sur le cloud, car elles sont moins coûteuses à l'achat, accessibles de n'importe où et bénéficient de mises à jour régulières sans avoir besoin d'assistance informatique.

CRS autonomes

Les produits CRS autonomes se situent entre le PMS et le gestionnaire de canaux, formant une couche indépendante. Il s'agit souvent de systèmes traditionnels ou de solutions spécialisées utilisées par les grandes chaînes ayant des exigences complexes.

Avantages :

• Configurations très flexibles pour des règles commerciales uniques
• Fonctionne avec des environnements PMS mixtes à travers un portefeuille
• Peut être largement personnalisé pour répondre aux besoins de l'entreprise

Inconvénients

• Plus d'intégrations à gérer et à maintenir
• Complexité accrue pour les petits hôtels
• Plusieurs fournisseurs impliquent plusieurs relations d'assistance
• Coût total de possession plus élevé

Un CRS autonome peut être intéressant pour les grands groupes disposant de différentes marques de PMS dans chaque établissement, ou pour les chaînes ayant des exigences de distribution hautement personnalisées que les plateformes intégrées standard ne peuvent pas satisfaire.

CRS intégré dans une plateforme tout-en-un

Les solutions SaaS modernes telles que Prostay regroupent le PMS, le CRS, un moteur de réservation, un gestionnaire de canaux et la messagerie client dans une seule plateforme. Cette méthode est de plus en plus populaire auprès des hôtels individuels et des groupes régionaux.

Elle présente de nombreux avantages, tels qu'un seul contrat, une seule équipe d'assistance, toutes les données au même endroit, une formation plus rapide du personnel et un risque d'intégration bien moindre. Il n'est pas nécessaire de procéder à un rapprochement lorsque votre CRS et votre PMS utilisent la même base de données. Une réservation est une réservation partout.

Cette stratégie est idéale pour les hôtels indépendants, les auberges, les locations de vacances et les groupes régionaux qui souhaitent être opérationnels rapidement et avec moins de variables. Vous ne passez pas des mois sur des projets d'intégration ou à traiter avec quatre fournisseurs distincts.

Les systèmes intégrés disposent toujours d'API qui peuvent être utilisées pour des tâches plus complexes, notamment l'ajout de fonctionnalités sur mesure à un site web ou la connexion à certains outils lorsque cela est nécessaire.

Avantages des plateformes CRS intégrées :

• Fournisseur unique pour l'assistance et la facturation
• Partage de données natif sans délais de synchronisation
• Intégration plus rapide du personnel (un seul système à apprendre)
• Coût total inférieur à celui des piles multi-fournisseurs
• Mises à jour régulières sans risque d'intégration

CRS basé sur le cloud ou sur site

Les systèmes CRS basés sur le cloud sont accessibles via un navigateur, peuvent être consultés depuis n'importe quel endroit disposant d'une connexion Internet, fonctionnent sur la base d'un abonnement et bénéficient automatiquement de mises à jour régulières de leurs fonctionnalités.

Les solutions CRS sur site sont installées sur des serveurs situés dans les locaux ou dans le centre de données de l'entreprise. Elles sont courantes dans les chaînes hôtelières plus anciennes ou dans les endroits où l'infrastructure doit être maintenue à jour.

Les avantages des systèmes basés sur le cloud sont évidents : ils permettent une gestion à distance (nécessaire pour superviser plusieurs propriétés), des mises à jour plus simples sans projets informatiques, de meilleures normes de sécurité de la part de fournisseurs spécialisés et la possibilité de se développer sans avoir à acheter de nouveau matériel.

Prostay est entièrement basé sur le cloud et conçu pour les équipes qui travaillent à partir de différents endroits et gèrent plusieurs propriétés.

Compromis entre le cloud et les solutions sur site :

CRS pour un seul établissement ou pour plusieurs établissements/chaînes

Certaines solutions CRS sont conçues pour fonctionner de manière optimale avec une seule propriété. Cela convient pour un petit hôtel indépendant, mais elles ne disposent pas des outils nécessaires pour gérer un portefeuille.

Les solutions CRS multi-propriétés sont conçues pour gérer des dizaines, voire des centaines de propriétés. Pour ce faire, elles utilisent des stratégies de tarification centralisées, des contrats d'entreprise communs, des ventes croisées entre propriétés sœurs et des rapports consolidés.

Parmi les exemples concrets, on peut citer les groupes urbains (trois hôtels à Londres sous une même enseigne), les groupes de complexes touristiques dans différents endroits ou les sociétés de gestion qui gèrent plusieurs propriétés indépendantes.

Prostay permet aux organisations de gérer plusieurs établissements avec une flexibilité au niveau des établissements et des réglementations au niveau de la marque. Cela permet aux groupes de rester cohérents tout en s'adaptant aux conditions du marché local.

Fonctionnalités indispensables pour un CRS multi-propriétés :

• Gestion centralisée de la stratégie tarifaire
• Possibilité de modifier les tarifs au niveau de l'établissement si nécessaire
• Contrats d'entreprise et de gros partagés
• Recherche de disponibilité entre les propriétés
• Rapports et tableaux de bord consolidés
• Autorisations utilisateur par établissement et par rôle

Fonctions et caractéristiques essentielles d'un CRS hôtelier

La gestion des tarifs, la gestion de la distribution et des canaux, le traitement des réservations, la gestion des stocks de chambres et la création de rapports sont quelques-unes des principales fonctions d'un CRS. Lorsque vous examinez les différentes options de CRS, ne vous contentez pas de cocher les fonctionnalités sur la liste du fournisseur. Réfléchissez plutôt à la manière dont chacune d'entre elles fonctionne dans la réalité.

Outils de gestion des tarifs et des revenus

Un CRS doit prendre en charge plusieurs types de tarifs, tels que le BAR (meilleur tarif disponible), les tarifs négociés par les entreprises, les forfaits, les tarifs non remboursables, les tarifs réservés aux membres et les codes promotionnels. Une stratégie de distribution moderne nécessite ce type de flexibilité.

Parmi les fonctionnalités les plus importantes, citons les règles relatives à la modification des prix, les limites de durée de séjour, les restrictions concernant les dates d'arrivée et de départ, les périodes d'interdiction et la gestion des codes promotionnels. Ces technologies permettent aux responsables des revenus d'utiliser des tactiques de gestion des revenus sans avoir à tout faire manuellement.

Lorsqu'ils sont connectés à des systèmes spécialisés de gestion des revenus ou à des moteurs de tarification basés sur l'IA, les tarifs peuvent être modifiés automatiquement en fonction de la demande, du positionnement concurrentiel et de la vitesse des réservations. C'est là que la technologie aide les hôtels à maximiser leurs revenus sans avoir à tout faire manuellement.

Avec Prostay, vous pouvez modifier vos stratégies tarifaires à partir d'un seul endroit, et elles s'afficheront rapidement dans le PMS, les OTA et les canaux directs. Vous n'avez pas besoin de vous connecter à plusieurs systèmes.

Fonctionnalités tarifaires qu'un CRS moderne doit inclure :

• Plusieurs types et structures de plans tarifaires
• Règles de tarification dynamique basées sur le taux d'occupation/la demande
• Restrictions relatives à la durée du séjour et à la période de réservation
• Paramètres de fermeture à l'arrivée et à la départ
• Codes promotionnels et remises pour les membres
• Surveillance de la parité tarifaire sur tous les canaux

Distribution et gestion des canaux

Le CRS décide quels canaux affichent certains types de chambres et certains tarifs. Vous pouvez envoyer tous vos types de chambres à Booking.com, mais uniquement les suites à une OTA haut de gamme. Un tarif d'entreprise peut n'être disponible que sur GDS, tandis qu'une vente flash peut n'être disponible que sur vos propres canaux.

Les paramètres spécifiques aux canaux comprennent les allocations (qui limitent le nombre de chambres qu'une OTA peut vendre), les dates d'interdiction, les offres réservées à certains canaux et les contrôles de parité pour s'assurer que les tarifs restent les mêmes lorsque cela est nécessaire.

Lorsque le PMS marque des chambres comme hors service, ajoute de nouvelles chambres ou modifie les types de chambres disponibles, le système se synchronise automatiquement. Cela évite qu'une OTA continue de réserver une chambre que vous avez fermée pour réparation.

Fonctionnalités qui empêchent les surréservations et les sous-ventes :

• Synchronisation en temps réel de l'inventaire sur tous les canaux connectés
• Limites d'allocation spécifiques à chaque canal
• Arrêt automatique des ventes lorsque l'inventaire atteint le seuil
• Correspondance entre les types de chambres dans le PMS et les configurations des OTA
• Reflet instantané des chambres indisponibles

Gestion des réservations et réservations de groupe

Dans un CRS, les utilisateurs effectuent, modifient et annulent des réservations tous les jours. Ils ajoutent également des remarques et les préférences des clients, gèrent les absences et attribuent les chambres. L'idée est de faciliter la tâche des agents de réservation.

De nombreux hôtels ont vraiment besoin d'aide pour les réservations de groupe. Cela comprend des blocs de chambres avec un nombre défini de chambres, des dates de libération (après lesquelles les chambres invendues sont réintégrées dans l'inventaire général), des codes de tarifs de groupe, des listes de chambres et des paramètres de facturation pour les mariages, les conférences, les groupes touristiques ou les événements professionnels.

Prenons l'exemple d'un groupe d'entreprise de 50 chambres réparties entre deux établissements frères qui partagent leur inventaire. Le CRS s'occupe du bloc, suit les réservations, libère les chambres qui n'ont pas été vendues à la date fixée et s'assure que la réception de chaque hôtel dispose des informations correctes.

L'intégration avec un système de traitement des paiements sécurisé prend en charge les acomptes, les préautorisations et les règles de remboursement, qui sont ensuite transférés vers les systèmes PMS et financiers.

Fonctionnalités liées aux groupes :

• Création de blocs de chambres avec suivi des réservations
• Dates et règles de libération des allocations
• Codes tarifaires de groupe et options de facturation
• Gestion des listes d'hébergement
• Répartition des groupes entre plusieurs établissements

Contrôle des stocks et des disponibilités

Le CRS est le seul endroit où vous pouvez trouver des informations sur les chambres disponibles, les types de chambres et les restrictions. Le CRS fournit au directeur de l'hôtel la réponse définitive lorsqu'il demande : « Combien de chambres avons-nous de disponibles ce week-end ? »

Certaines fonctionnalités importantes sont la suspension des ventes (fermeture d'un type de chambre ou de l'ensemble de l'établissement), les critères de durée minimale et maximale de séjour, et la synchronisation PMS pour la gestion des chambres hors service. Le CRS indique immédiatement lorsqu'une chambre est fermée pour maintenance.

Certains systèmes vous permettent de créer des types de chambres dérivés ou virtuels à des fins marketing sans perturber l'inventaire opérationnel du PMS. Par exemple, un type d'hébergement « forfait romantique » qui n'est en réalité qu'une chambre king standard avec des équipements supplémentaires.

Les contrôles centralisés de l'inventaire permettent d'éviter les situations où un canal vend tous les chambres d'un type limité alors que d'autres indiquent encore qu'ils ont des chambres disponibles.

Règles d'inventaire concrètes à gérer :

• Arrêt des ventes par date, type de chambre ou canal
• Exigences minimales et maximales en matière de durée du séjour
• Dates de fermeture à l'arrivée / à la sortie
• Reflet des chambres hors service à partir du PMS
• Limites d'attribution par canal

Rapports, analyses et prévisions

Certaines statistiques importantes du CRS sont les réservations par canal, les rapports de prise en charge qui comparent le rythme au budget ou à l'année précédente, les pourcentages d'annulation et de non-présentation, l'ADR et le RevPAR par source, et l'analyse des délais qui montre combien de temps à l'avance certains segments réservent.

Ces analyses vous aident à décider sur quelles OTA vous concentrer en priorité, quels marchés promouvoir et comment orienter les ventes de chambres vers les réservations directes, qui vous permettent de conserver une plus grande partie des revenus.

Les tableaux de bord doivent être faciles à utiliser au quotidien par les responsables des revenus et les directeurs généraux. Ils doivent fournir non seulement des données historiques, mais aussi des prévisions de taux d'occupation et des estimations de revenus.

Les tableaux de bord consolidés de Prostay montrent à la direction de l'hôtel tout ce qu'elle doit savoir en combinant les données opérationnelles du PMS avec les mesures de distribution du CRS. Elle n'a pas besoin d'exporter les données de plusieurs systèmes.

Types de rapports spécifiques à prévoir :

• Réservations par canal et par source
• Rapports sur les réservations/rythme par rapport au budget et à l'année précédente
• Analyse des annulations et des non-présentations
• ADR, RevPAR et taux d'occupation par segment
• Analyse des délais par source de réservation
• Prévisions prospectives de la demande
• Rapports sur l'origine des clients et la composition du marché

Comment un CRS soutient les réservations directes et le commerce hôtelier

Les hôtels se concentreront sur deux aspects principaux : réduire leur dépendance vis-à-vis des agences de voyages en ligne (OTA) et augmenter les réservations directes. Les commissions des OTA représentent généralement entre 15 % et 25 % des revenus des hôtels. Lorsque les clients réservent directement, cet argent reste dans votre poche.

Un CRS permet au moteur de réservation de votre hôtel d'accéder aux meilleurs tarifs et à des offres spéciales ou des forfaits. Lorsqu'un client se rend sur votre site web, il voit les tarifs et les disponibilités en temps réel à partir du même système qui alimente les OTA. Cependant, vous ne pouvez proposer que des avantages réservés aux réservations directes.

Les réductions pour les membres, les codes promotionnels, les expériences groupées (telles que les soins spa, les crédits repas et les départs tardifs) et les tarifs des programmes de fidélité sont autant d'exemples d'offres réservées aux réservations directes que le CRS contrôle. Vous régulez la distribution des tarifs spécifiques à chaque canal, afin qu'ils n'apparaissent pas sur les OTA.

Prostay relie les données du CRS aux messages destinés aux clients (Prostay Nexus) et aux systèmes de point de vente (Tableview) afin de créer des parcours commerciaux complets pour les hôtels. Un client réserve directement, reçoit des messages personnalisés avant son arrivée et dispose de ses choix de restauration à son arrivée, tout cela grâce à l'unification des données clients.

Stratégies soutenues par les données du CRS pour stimuler les réservations directes :

• Publicité sur les métamoteurs avec flux de tarifs en temps réel
• Campagnes par e-mail ciblant les anciens clients avec des offres personnalisées
• Tarifs réservés aux membres visibles sur les canaux directs
• Création de forfaits combinant chambre + expériences
• Intégration et reconnaissance du programme de fidélité
• Reciblage basé sur l'abandon des réservations sur le site web

Choisir le bon CRS hôtelier (et pourquoi l'approche de Prostay est différente)

Pour choisir un CRS, vous devez tenir compte de votre budget, de votre infrastructure technologique actuelle, de la taille de votre établissement, de la combinaison de vos canaux de distribution et de l'expertise technique de votre personnel. Il n'existe pas de réponse unique qui convienne à tout le monde, mais il existe des moyens clairs de distinguer les bonnes réponses des mauvaises.

Éléments indispensables à vérifier :

• Intégration PMS bidirectionnelle en temps réel
• Connectivité robuste aux principales OTA et GDS
• Interface utilisateur intuitive que le personnel peut apprendre rapidement
• Prise en charge de plusieurs établissements si vous possédez ou prévoyez d'ouvrir plusieurs sites
• Rapports et analyses complets
• Assistance réactive avec une expertise en matière d'hôtellerie

Pièges courants lors du choix d'un CRS :

• Frais de connexion cachés par canal ou par transaction
• Intégrations faibles nécessitant un rapprochement manuel
• Assistance locale insuffisante ou décalage horaire
• Architecture sur site obsolète nécessitant des frais informatiques supplémentaires
• Tarification rigide qui ne s'adapte pas à votre activité

Prostay est une plateforme unique lancée en avril 2025. Elle combine un PMS, un CRS, un gestionnaire de canaux, un moteur de réservation et une messagerie pour les clients dans un seul système, idéal pour gérer un hôtel moderne. Les hôtels bénéficient d'une gestion hôtelière intégrée dès le premier jour, au lieu d'avoir à assembler une pile technologique provenant de différents fournisseurs.

Prostay se distingue notamment par sa tarification modulaire (vous ne payez que ce que vous utilisez), ses opérations assistées par l'IA, ses tableaux de bord multi-propriétés avec contrôle au niveau de chaque propriété et son accent mis sur l'obtention de réservations directes grâce à un moteur de réservation direct optimisé.

Le meilleur CRS pour votre établissement variera en fonction de ses besoins spécifiques, mais l'objectif est le même pour tous : vendre plus de chambres, réduire le travail manuel et s'assurer que les clients sont satisfaits à chaque point de contact.

Le personnel de Prostay peut vous montrer comment les fonctionnalités modernes du CRS fonctionnent avec le PMS, la gestion des canaux et la messagerie avec les clients, que vous envisagiez de passer à une plateforme unifiée ou que vous examiniez votre pile technologique actuelle. Demandez une démonstration pour découvrir comment la centralisation des réservations et du commerce hôtelier fonctionne dans la réalité pour des hôtels comme le vôtre.