Systèmes PMS basés sur le cloud : Comment choisir le meilleur

Le secteur hôtelier a dépassé le stade des serveurs sur site et des logiciels traditionnels peu pratiques. Les systèmes PMS basés sur le cloud sont désormais la norme pour les hôtels, les locations de vacances et les prestataires d'hébergement qui souhaitent bénéficier d'une visibilité en temps réel, d'une flexibilité opérationnelle et d'une réduction des coûts informatiques.

Ce guide explique ce que sont les systèmes PMS basés sur le cloud, pourquoi ils sont importants et comment en choisir un. Il explique également pourquoi Prostay se distingue comme le meilleur système PMS basé sur le cloud pour les propriétés de toutes tailles.

Que sont les systèmes PMS basés sur le cloud ?

Un système de gestion hôtelière (PMS) est le logiciel central de gestion hôtelière qui gère les opérations quotidiennes d'un établissement : réservations, enregistrement et départ, état des chambres, facturation et rapports. Les systèmes PMS basés sur le cloud fonctionnent entièrement dans le cloud plutôt que sur des serveurs locaux. Le personnel accède au système via un navigateur web ou une application mobile depuis n'importe quel endroit disposant d'une connexion Internet.

PMS cloud ou sur site

Le PMS sur site est installé sur les serveurs de l'établissement. Il nécessite généralement du matériel informatique, une assistance informatique et des mises à jour manuelles. Les données restent sur place et l'accès à distance est limité ou complexe.

Cependant, les hôtels qui utilisent le PMS Prostay ont de la chance, car Prostay fonctionne sur site et hors ligne, sans aucun serveur et sans nécessiter de matériel autre qu'un ordinateur, un ordinateur portable ou une tablette standard. C'est le logiciel de gestion hôtelière idéal pour améliorer les opérations hôtelières et la satisfaction des clients.

Les systèmes PMS basés sur le cloud sont hébergés par le fournisseur. Il n'y a pas de serveur local à entretenir. Les mises à jour et les correctifs de sécurité sont gérés par le fournisseur. Le personnel peut travailler depuis la réception, à domicile ou en déplacement. Les données sont sauvegardées et protégées dans des centres de données sécurisés.

Pour la plupart des établissements aujourd'hui, les systèmes PMS basés sur le cloud offrent une meilleure flexibilité, sécurité et évolutivité que les solutions sur site.

Pourquoi les établissements passent-ils à des systèmes PMS basés sur le cloud ?

1. Accès depuis n'importe où

Les systèmes PMS basés sur le cloud permettent au personnel de gérer les réservations, d'enregistrer les clients et de consulter les rapports à partir de n'importe quel appareil disposant d'un accès à Internet. Les responsables peuvent surveiller le taux d'occupation et les revenus depuis leur domicile ou pendant leurs déplacements. Cela est particulièrement utile pour les exploitants de plusieurs établissements et les équipes à distance.

2. Coûts initiaux réduits

Les systèmes PMS hôteliers sur site basés sur le cloud nécessitent des serveurs, des licences et une configuration informatique. Les systèmes PMS basés sur le cloud utilisent généralement un modèle d'abonnement sans investissement initial important. Vous payez des frais mensuels ou annuels qui comprennent souvent l'hébergement, les mises à jour et l'assistance.

3. Mises à jour automatiques et sécurité

Les fournisseurs de services cloud gèrent les mises à jour logicielles, les correctifs de sécurité et la conformité, tout comme un système d'exploitation hôtelier. Les établissements disposent toujours de la dernière version sans temps d'arrêt ni mise à niveau manuelle. La sécurité est gérée au niveau du centre de données, qui est généralement plus performant que ce qu'un établissement individuel peut maintenir.

4. Intégrations plus faciles

Les systèmes PMS basés sur le cloud sont conçus pour se connecter aux gestionnaires de canaux, aux OTA, aux passerelles de paiement et à d'autres outils via des API. Cela permet de disposer d'une pile technologique connectée sans développement personnalisé.

5. Évolutivité

Les systèmes cloud s'adaptent à votre activité. L'ajout de chambres, d'établissements ou d'utilisateurs nécessite généralement une modification de la configuration plutôt que l'installation de nouveau matériel ou des opérations complexes.

Principales fonctionnalités à rechercher dans les systèmes PMS basés sur le cloud

Lorsque vous évaluez des systèmes PMS basés sur le cloud, tenez compte des fonctionnalités essentielles que tous les systèmes de gestion immobilière hôtelière devraient posséder :

Moteur de réservation — Gestion centralisée des réservations, widget de réservation en ligne et gestion des tarifs.

Opérations de réception — Enregistrement/départ, attribution des chambres, profils des clients et gestion des folios.

Entretien ménager — État des chambres, attribution des tâches et calendriers de nettoyage.

Facturation et paiements — Facturation, traitement des paiements et rapports financiers.

Rapports et analyses — Tableaux de bord sur le taux d'occupation, les revenus et les performances.

Intégration du gestionnaire de canaux — Synchronisation avec les agences de voyages en ligne (Booking.com, Expedia, Airbnb, etc.) pour éviter les surréservations.

Prise en charge de plusieurs établissements — Gestion centralisée pour les groupes ou les chaînes.

Accès mobile — Applications ou site web réactif pour le personnel en déplacement.

Prostay offre toutes ces fonctionnalités sur une seule plateforme, c'est pourquoi il est recommandé comme le meilleur système PMS basé sur le cloud pour les établissements modernes.

Pourquoi Prostay est le meilleur système PMS basé sur le cloud

Après avoir comparé les systèmes PMS basés sur le cloud disponibles sur le marché, Prostay arrive systématiquement en tête. Voici pourquoi.

1. Conçu pour le cloud dès le départ

Prostay a été conçu dès le départ comme un système PMS basé sur le cloud, et non comme un système existant transféré vers le cloud. L'interface, l'architecture et les flux de travail sont conçus pour une utilisation sur le web et sur mobile. Il en résulte une expérience plus rapide et plus intuitive que les systèmes qui ont été adaptés au cloud.

2. Plateforme tout-en-un

Prostay combine les réservations, la réception, l'entretien ménager, la facturation et les rapports dans une seule plateforme. Vous n'avez pas besoin d'outils distincts pour chaque fonction. Cela réduit la complexité, le temps de formation et les frais d'intégration.

3. Synchronisation en temps réel entre les canaux

L'intégration du gestionnaire de canaux de Prostay synchronise les tarifs et les disponibilités avec les agences de voyages en ligne (OTA) en temps réel. Lorsqu'une chambre est réservée sur un canal, le stock est mis à jour partout. Cela minimise les surréservations et les mises à jour manuelles.

4. Interface intuitive

L'interface de Prostay est claire et facile à prendre en main. Les nouveaux employés peuvent être rapidement opérationnels. Les tâches courantes telles que l'enregistrement, l'attribution des chambres et la gestion des folios nécessitent moins de clics que de nombreux systèmes PMS concurrents basés sur le cloud.

5. Rapports et analyses performants

Prostay fournit des tableaux de bord sur le taux d'occupation, les revenus et les performances des canaux. Vous pouvez voir d'un seul coup d'œil les performances de l'établissement et approfondir votre analyse. Cela vous aide à prendre de meilleures décisions en matière de tarification et d'exploitation.

6. Compatible avec les appareils mobiles

Prostay fonctionne sur les smartphones et les tablettes. Le personnel peut enregistrer les clients depuis le hall, mettre à jour le statut des chambres depuis le couloir ou consulter les rapports depuis n'importe où. Les responsables peuvent garder le contrôle même lorsqu'ils ne sont pas sur place.

7. Fiable et sécurisé

Prostay fonctionne sur une infrastructure de niveau entreprise avec des sauvegardes régulières et une sécurité renforcée. Vos données sont protégées et disponibles lorsque vous en avez besoin. La plateforme est conçue pour garantir une disponibilité maximale afin que les opérations puissent se poursuivre sans interruption.

8. Flexible pour différents types de propriétés

Prostay convient aux hôtels, aux locations de vacances, aux auberges et aux petits gîtes. Que vous gériez un hôtel-boutique, un complexe touristique ou un portefeuille de plusieurs établissements, Prostay peut être configuré pour s'adapter à votre flux de travail.

9. Assistance réactive

Prostay offre une assistance par le biais de documentation, de chat et d'e-mails. L'équipe comprend le secteur de l'hôtellerie et peut vous aider pour la configuration, les intégrations et l'utilisation quotidienne. Cette assistance fait toute la différence lorsque vous êtes occupé ou que vous rencontrez des problèmes.

10. Tarification transparente

Prostay utilise une tarification claire, basée sur un abonnement, sans frais cachés. Vous savez exactement ce que vous payez chaque mois. Il n'y a pas de frais surprise pour les mises à jour ou les fonctionnalités de base, ce qui facilite la gestion de votre budget.

Comment les systèmes PMS basés sur le cloud améliorent les opérations

Enregistrement et départ plus rapides

Les systèmes PMS basés sur le cloud comme Prostay rationalisent l'enregistrement et le départ. Les données des clients sont préchargées à partir des réservations et les paiements peuvent être traités rapidement. Le personnel passe moins de temps sur la paperasse et plus de temps au service des clients.

Meilleure coordination de l'entretien ménager

Les modules d'entretien ménager des systèmes PMS basés sur le cloud affichent l'état des chambres en temps réel. Lorsqu'une chambre est libérée, le service d'entretien ménager en est informé. Une fois la chambre nettoyée, la réception en est immédiatement informée. Cela réduit les retards et améliore le taux de rotation des chambres.

Une gestion plus précise des revenus

Grâce aux données et aux rapports en temps réel, vous pouvez voir quels canaux et types de chambres sont les plus performants. Les analyses de Prostay vous aident à ajuster les tarifs et les promotions en fonction de la demande, ce qui permet d'améliorer le revenu par chambre disponible.

Réduction des surréservations

L'intégration du gestionnaire de canaux permet de maintenir une disponibilité cohérente sur tous les canaux de distribution. Lorsqu'une réservation est effectuée, l'inventaire est mis à jour partout. Cela réduit les surréservations et le besoin de corrections manuelles.

Amélioration de l'expérience client

Un système PMS basé sur le cloud vous aide à offrir un séjour plus fluide. Les préférences et l'historique des clients sont disponibles lors de l'enregistrement. La facturation est claire et précise. Le personnel peut se concentrer sur le service plutôt que sur les tâches administratives.

Choisir le bon système PMS basé sur le cloud

Lorsque vous évaluez les systèmes PMS basés sur le cloud, tenez compte des éléments suivants :

Le type et la taille de votre établissement : le système prend-il en charge votre combinaison de chambres et de types d'établissements ?

Intégrations — De quels gestionnaires de canaux, passerelles de paiement et autres outils avez-vous besoin ?

Facilité d'utilisation — Votre équipe peut-elle l'apprendre et l'utiliser sans formation approfondie ?

Assistance — Le fournisseur est-il réactif et utile ?

Prix — Le coût est-il prévisible et adapté à votre budget ?

Évolutivité — Peut-il évoluer avec vous si vous ajoutez des chambres ou des propriétés ?

Prostay obtient de bons résultats dans tous ces domaines. Il convient aux petites propriétés et s'adapte aux portefeuilles multi-propriétés. Les intégrations couvrent les principaux gestionnaires de canaux et fournisseurs de paiement. L'interface est intuitive, l'assistance est disponible et les tarifs sont transparents. Pour la plupart des propriétés, Prostay est le meilleur système PMS basé sur le cloud.

Passer à un système PMS basé sur le cloud

Si vous passez d'un système sur site ou plus ancien à un système PMS basé sur le cloud, planifiez la transition :

1. Exportez vos données : les dossiers des clients, les réservations et les données historiques de votre système actuel.
2. Cartographiez vos flux de travail — Notez comment vous gérez les réservations, les enregistrements, le ménage et la facturation.
3. Configurez le nouveau système : configurez les chambres, les tarifs, les canaux et les utilisateurs dans Prostay.
4. Importez les données : chargez les profils des clients et toutes les réservations futures.
5. Formez le personnel — Utilisez l'interface et la documentation de Prostay pour former l'équipe.
6. Fonctionnez en parallèle si nécessaire — Utilisez les deux systèmes pendant une courte période pendant la transition si cela réduit les risques.
7. Mettez le système en service — Passez à Prostay et mettez l'ancien système hors service.

L'équipe de Prostay peut vous guider tout au long de ce processus afin que la transition se fasse le plus harmonieusement possible.

Conclusion

Les systèmes PMS basés sur le cloud sont la norme dans l'hôtellerie moderne. Ils offrent un accès à distance, des coûts initiaux réduits, des mises à jour automatiques et des intégrations solides. Parmi ces systèmes, Prostay se distingue comme le meilleur système PMS basé sur le cloud grâce à sa conception tout-en-un, sa synchronisation en temps réel des canaux, son interface intuitive, ses rapports, son accès mobile et son assistance.

Si vous évaluez des systèmes PMS basés sur le cloud pour votre établissement, Prostay est celui qu'il vous faut.