Frais de service ou pourboire : Quelles sont les différences ?

Les frais de service sont des frais que les hôtels et autres établissements hôteliers doivent ajouter à la facture de leurs clients. Les pourboires, en revanche, sont des sommes que les clients versent directement au personnel de service. Cette différence fondamentale entre les frais de service et les pourboires a des répercussions sur tous les aspects de l'activité, du paiement des taxes à la rémunération des employés, en passant par la satisfaction des clients, tant dans le secteur de la restauration que dans celui de l'hôtellerie.

Cet article traite des frais de service et des pourboires dans les hôtels, les complexes touristiques, les locations de vacances et autres établissements hôteliers. Lorsqu'ils gèrent les paiements des visiteurs, les directeurs d'hôtel, les propriétaires immobiliers et les exploitants hôteliers doivent connaître les implications juridiques, opérationnelles et financières. Il est important de connaître la différence fondamentale entre ces types de paiements, car une classification erronée peut entraîner des problèmes avec l'administration fiscale, avoir une incidence sur vos obligations salariales et mécontenter à la fois les clients et les employés.

Les frais de service sont des frais obligatoires que votre établissement perçoit et utilise pour payer les dépenses et les salaires de l'entreprise. Les pourboires, en revanche, sont des dons facultatifs qui reviennent directement au personnel de service. Les frais de service vous permettent de décider de l'utilisation de l'argent, mais ils sont soumis à des règles fiscales différentes de celles des pourboires.

Comprendre les frais de service et les pourboires dans le secteur de l'hôtellerie

La différence entre les frais de service et les pourboires joue un rôle important dans la manière dont les hôtels gèrent leur argent, rémunèrent leurs employés et communiquent avec leurs clients. Bien comprendre cette différence vous aidera à améliorer vos résultats financiers, à maintenir la stabilité salariale de votre équipe et à vous conformer aux lois fédérales et étatiques.

Que sont les frais de service ?

Les hôtels ajoutent automatiquement des frais de service à la facture totale des clients. Ces frais s'élèvent généralement entre 15 % et 25 %. Le client ne peut pas négocier ni refuser de payer ce prix, ce qui les différencie des pourboires aux yeux de la loi.

Dans le secteur de l'hôtellerie, les frais de séjour couvrent les équipements, les frais de banquet couvrent les réunions de groupe, les frais de service de spa couvrent le service en chambre et les frais de service de bouteilles couvrent les boissons consommées dans les bars de l'hôtel. De nombreux restaurants d'hôtel incluent également des pourboires automatiques pour les groupes de huit personnes ou plus.

Ces coûts sont directement pris en compte dans les résultats financiers de l'hôtel, car les frais de service sont considérés comme des revenus de l'entreprise. Cet argent aide les propriétaires de restaurants et d'hôtels à payer les dépenses croissantes, notamment la main-d'œuvre, les équipements, l'entretien des installations et les coûts d'exploitation, qui ont beaucoup augmenté ces dernières années.

Que sont les pourboires dans les hôtels ?

Les clients peuvent choisir de donner des pourboires aux employés de service en fonction de la qualité de la nourriture ou du service. Le consommateur est libre de choisir le montant et le destinataire sans aucune restriction.

Vous pouvez laisser un pourboire au personnel d'entretien (généralement laissé dans la chambre chaque jour), au concierge pour son aide supplémentaire, aux grooms pour avoir porté vos bagages et au personnel du restaurant pour avoir servi vos repas et vos boissons. Ces paiements sont basés sur le choix et la satisfaction du client à l'égard du service, et non sur une structure tarifaire fixe.

Il existe un lien évident entre les pourboires et la qualité du service. Par exemple, le personnel en contact avec la clientèle et les employés recevant des pourboires gagnent généralement plus d'argent lorsqu'ils offrent un service de qualité. Mais cela signifie également que les revenus des employés des restaurants et des hôtels peuvent varier, ce qui peut rendre difficile leur stabilité financière et leur satisfaction au travail.

Il est important de comprendre pourquoi ces différences juridiques ont une incidence sur les activités hôtelières, car le fisc traite ces modes de paiement de manière très différente, ce qui a des répercussions importantes sur votre entreprise.

Différences juridiques et opérationnelles

Sur la base de ces normes, les hôtels doivent respecter certaines règles en matière de paie, de déclaration et de distribution.

Classification de l'IRS et implications fiscales aux États-Unis

L'IRS considère que les frais de service sont des revenus d'entreprise sur lesquels la plupart des États doivent percevoir une taxe de vente. Lorsque vous versez une partie des frais de service à votre personnel, ces paiements deviennent des revenus non liés aux pourboires qui doivent être soumis aux mêmes retenues salariales que les salaires normaux, comme les cotisations de sécurité sociale et d'assurance maladie.

Les pourboires sont imposés différemment. Lorsque les pourboires en espèces atteignent 20 dollars ou plus par mois, les employés doivent en informer leur employeur. Ces montants sont indiqués sur le formulaire W-2 dans des sections distinctes pour les salaires, les pourboires Medicare et les pourboires de sécurité sociale. En revanche, les pourboires ne sont pas considérés comme des revenus d'entreprise et ne sont donc pas soumis à la taxe sur les ventes.

Il est important de noter que les frais de service et les pourboires automatiques ne contribuent pas au crédit pour pourboires que les employeurs peuvent utiliser pour réduire leurs obligations en matière de salaire minimum. Le salaire minimum fédéral pour les travailleurs recevant des pourboires est de 2,13 dollars de l'heure, mais cela ne s'applique que lorsque les pourboires, et non les frais de service, portent le salaire total à au moins le salaire minimum standard de 7,25 dollars de l'heure.

Implications fiscales des frais de service et des pourboires en Europe

La manière dont les frais de service et les pourboires sont imposés en Europe est très différente de celle des États-Unis. La plupart du temps, les frais de service ajoutés à la facture d'un client sont considérés comme faisant partie des revenus du restaurant ou de l'hôtel et sont soumis aux règles normales en matière d'impôt sur les sociétés et de taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Selon la réglementation du travail du pays, ces frais peuvent également être soumis à des charges sociales lorsqu'ils sont versés aux employés.

Mais en Europe, les pourboires sont souvent traités différemment d'un pays à l'autre. Lorsque vous donnez un pourboire directement au personnel de service, celui-ci est souvent considéré comme un revenu personnel et peut être imposé. Cependant, certains pays ont des règles qui facilitent la déclaration des petites sommes. Dans de nombreux pays européens, il n'est pas aussi courant de donner un pourboire qu'aux États-Unis, car le coût du service est généralement inclus dans le prix du menu ou de l'addition.

Il est très important pour les entreprises du secteur de l'hôtellerie et de la restauration en Europe de connaître les règles relatives aux frais de service et aux pourboires afin de pouvoir les respecter et les déclarer correctement. Pour éviter toute confusion et conserver la confiance des visiteurs, il est également important de leur expliquer clairement comment les frais de service sont utilisés et répartis.

Implications fiscales des frais de service et des pourboires en Asie

En raison des différences entre les législations fiscales et les normes culturelles, la manière dont les frais de service et les pourboires sont imposés en Asie varie considérablement d'un pays à l'autre. Dans de nombreux pays asiatiques, les frais de service ajoutés à la facture du client sont considérés comme faisant partie des revenus de l'entreprise et sont soumis à la taxe sur les ventes ou à la taxe sur les biens et services applicable. Dans des pays comme Singapour et Hong Kong, les frais de service sont généralement imposés soit par la taxe sur les biens et services (GST), soit par la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).

En revanche, dans de nombreuses cultures asiatiques, les pourboires ne sont généralement pas donnés ni exigés, et lorsqu'ils le sont, ils sont souvent considérés comme des cadeaux personnels plutôt que comme des revenus imposables. Dans certains pays, comme le Japon et la Corée du Sud, il n'est pas courant de donner des pourboires et ceux-ci peuvent même être refusés. Si vous donnez un pourboire, les effets fiscaux dépendent des règles en matière d'impôt sur le revenu et sur le travail en vigueur dans votre région.

Pour rester en conformité et entretenir de bonnes relations avec leurs clients, les établissements hôteliers en Asie doivent se renseigner sur les différentes lois fiscales et normes culturelles relatives aux frais de service et aux pourboires dans chaque pays. Il est également essentiel d'indiquer clairement les prix des services requis afin que les clients étrangers ne soient pas confus et vous fassent confiance.

Répartition et contrôle

Les hôtels ont un contrôle total sur la répartition des frais de service. Vous pouvez conserver la totalité des frais de service pour payer les frais administratifs et les coûts de fonctionnement, ou vous pouvez en donner une partie aux employés sous forme de primes, de rémunérations plus élevées ou d'avantages sociaux. La plupart des hôtels et restaurants qui perçoivent des frais de service le font par le biais de la paie plutôt que par des paiements directs.

En revanche, les pourboires sont réservés aux personnes qui les reçoivent. Les hôtels ne peuvent conserver aucun pourboire à des fins commerciales, mais ils peuvent mettre en place un système de pourboires communs où tous les pourboires sont rassemblés et répartis équitablement entre les membres du personnel de service. Les clients doivent être informés des règles relatives aux pourboires communs.

Cette différence a un impact important sur la rémunération du personnel. Les frais de service facilitent l'estimation des revenus, mais ils impliquent également plus de travail pour la paie. Les pourboires, en revanche, récompensent immédiatement un service de qualité, mais rendent les revenus moins stables.

Exigences en matière de communication avec les clients

Les hôtels doivent clairement indiquer les frais de service obligatoires sur leurs sites web, leurs confirmations de réservation et leurs factures finales. Afin d'éviter les plaintes des clients et d'éventuels problèmes juridiques, les réservations doivent clairement indiquer les différents coûts imposés.

Les exigences différentes selon les États compliquent encore les choses. Par exemple, dans le Massachusetts, les frais de service ne peuvent être utilisés qu'à la place des pourboires, et l'argent est versé aux employés qui recevraient normalement des pourboires. Si vous facturez des frais supplémentaires pour des services tels que les formalités administratives qui ne font pas partie des frais de service, vous devez indiquer clairement que ces frais ne sont pas des pourboires et ne seront pas versés au personnel.

La classification, le contrôle et la transparence sont les différences juridiques les plus importantes qui affectent le fonctionnement des hôtels. Si vous commettez une erreur dans l'un de ces domaines, vous risquez d'enfreindre la loi et de mécontenter vos clients.

Mise en place des frais de service dans votre hôtel

Une fois le cadre juridique en place, les hôtels peuvent planifier la manière de le mettre en œuvre de manière à obtenir le plus d'avantages et le moins de problèmes possible.

Planification stratégique et élaboration de politiques

Si votre établissement souhaite couvrir des dépenses en hausse, offrir un salaire plus stable aux employés de service ou faciliter la facturation des banquets et des réceptions de groupe, envisagez d'ajouter des frais de service. De nombreux hôtels et restaurants sont passés à un modèle de frais de service afin que les employés puissent être rémunérés de manière équitable, quel que soit le montant des pourboires.

Pour vous assurer que cela fonctionne, procédez comme suit :

1. Analysez les modèles de rémunération actuels — Examinez les revenus actuels des employés recevant des pourboires et identifiez les schémas de variabilité des revenus qui affectent la fidélisation du personnel.
2. Déterminez le taux des frais de service — Fixez un pourcentage (généralement 18 à 22 %) ou un montant forfaitaire qui couvre vos objectifs sans créer de friction avec les clients.
3. Élaborez des politiques de répartition : décidez comment les frais seront répartis entre le personnel de service, les employés en coulisses ou conservés pour les coûts opérationnels.
4. Mettez à jour les systèmes de facturation — Configurez votre PMS pour qu'il calcule automatiquement et affiche clairement les frais de service sur la facture de chaque client.
5. Former le personnel aux politiques — Veiller à ce que tous les employés soient en mesure d'expliquer la différence entre les frais de service et les pourboires, et s'il est attendu qu'ils demandent un pourboire supplémentaire

Comparaison entre les frais de service et les pourboires traditionnels

Le type de votre établissement, le type de clients que vous accueillez et vos priorités opérationnelles auront tous une incidence sur la meilleure façon de procéder. Les frais de service sont généralement utiles pour les hôtels à service complet qui organisent des banquets, tandis que les hôtels-boutiques peuvent préférer les pourboires traditionnels afin de conserver une interaction personnelle avec leurs clients.

Défis courants et solutions

Les hôtels qui utilisent ou gèrent des politiques de frais de service par opposition aux pourboires sont souvent confrontés aux mêmes problèmes, qui doivent être résolus à l'avance.

Confusion et plaintes des clients

Les personnes qui séjournent à l'hôtel ne savent souvent pas à quoi servent les frais de service ni s'ils remplacent ou s'ajoutent aux pourboires. Cette incertitude suscite la colère des clients et donne lieu à de mauvaises critiques.

Assurez-vous de communiquer clairement avec vos clients en étant transparent sur des points tels que les réservations, l'envoi d'e-mails de confirmation et l'affichage de panneaux dans les points de service. Donnez à votre personnel des scripts précis à suivre, par exemple : « Nos frais de service de 20 % comprennent les pourboires pour tout le personnel qui vous a aidé pendant votre repas. Vous n'êtes pas obligé de laisser un pourboire, mais tout supplément est apprécié et revient directement à votre serveur.

Résistance du personnel aux modèles de frais de service

Les employés de service habitués à recevoir des pourboires peuvent ne pas apprécier les modèles de frais de service, car ils craignent de gagner moins d'argent ou de ne pas recevoir la reconnaissance directe des clients pour leur bon service.

Établissez des règles claires sur la manière dont les frais de service sont versés afin que chacun sache comment ils affectent sa rémunération. Montrez les avantages en termes de revenus en comparant les données historiques qui montrent des gains plus stables. Envisagez des modèles hybrides dans lesquels les frais de service s'ajoutent, plutôt que de remplacer, la possibilité de laisser un pourboire pour un service de qualité.

Intégration PMS et complications de facturation

Les anciens systèmes de gestion immobilière peuvent avoir des difficultés à calculer, afficher et déclarer avec précision les frais de service, ce qui peut entraîner des problèmes comptables et de conformité.

Investissez dans de nouveaux systèmes de gestion hôtelière qui calculent automatiquement les frais de service et incluent des rapports sur les salaires. Ces systèmes garantissent que les mêmes règles sont utilisées pour toutes les situations de facturation, que les taxes sont correctement classées et que les déclarations W-2 sont correctes pour les montants répartis.

La technologie devient de plus en plus importante pour faciliter la résolution des problèmes de conformité et d'exploitation qui seraient difficiles à résoudre.

Conclusion et prochaines étapes

La distinction entre les frais de service et les pourboires concerne le contrôle, la classification et la conformité. Les frais de service sont des coûts obligatoires que vous conservez comme revenus commerciaux, tandis que les pourboires sont des paiements facultatifs que seul votre personnel peut conserver. Les deux sont utiles dans le secteur de l'hôtellerie, mais les classer dans la mauvaise catégorie peut entraîner des problèmes juridiques et opérationnels.

Suivez immédiatement ces étapes pour améliorer votre approche :

1. Examinez les politiques de rémunération actuelles — Vérifiez comment votre établissement gère actuellement les frais de service, les pourboires et la rémunération des employés.
2. Évaluez la conformité juridique — Vérifiez que vos pratiques sont conformes aux exigences de l'IRS et aux réglementations spécifiques à chaque État.
3. Évaluez les pratiques de communication avec les clients — Assurez-vous que tous les frais sont clairement indiqués avant que les clients ne s'engagent à acheter.
4. Examinez les capacités du système PMS — Déterminez si votre technologie prend correctement en charge la gestion et le reporting des frais de service.

D'autres questions intéressantes à examiner sont les stratégies de gestion des revenus qui impliquent des frais de service, l'optimisation de l'expérience client qui trouve un équilibre entre la transparence des frais et la satisfaction, et les tactiques de fidélisation du personnel qui utilisent une rémunération prévisible.

Ressources supplémentaires

• Logiciels de gestion hôtelière — Des systèmes tels que Prostay et Oracle Hospitality proposent des calculs automatisés des frais de service et une intégration de la paie.
• Publication 15 de l'IRS — Guide fiscal à l'intention des employeurs couvrant les obligations de déclaration des pourboires et de retenue à la source pour les entreprises du secteur de l'hôtellerie
• Exemple de mention : « Des frais de service de [X] % seront ajoutés à votre facture. Ces frais sont répartis entre les membres de l'équipe qui ont contribué à votre expérience et ne constituent pas un pourboire. Les pourboires supplémentaires sont les bienvenus, mais ne sont pas obligatoires. »
• Ressources sur la conformité au niveau des États — Vérifiez auprès du ministère du Travail de votre État les exigences spécifiques en matière de répartition des frais de service qui peuvent dépasser les normes fédérales.