Software para Apartamentos Turísticos: Guía para Operadores

El software para apartamentos con servicios es un completo software de gestión inmobiliaria diseñado específicamente para negocios de estancias prolongadas y apartahoteles. Se encarga de todo, desde reservas flexibles y facturación recurrente hasta la comunicación con los huéspedes y la distribución multicanal. Este software de gestión de apartamentos con servicios se diferencia de otros programas hoteleros porque sabe que una reserva de negocios de 60 noches funciona de manera diferente a una visita recreativa de fin de semana.

El sector de los apartamentos con servicios creció rápidamente entre 2020 y 2026. Esto se debió a que más personas trabajaban desde casa, los nómadas digitales buscaban lugares orientados a la comunidad donde alojarse y las empresas trasladaban a sus empleados y necesitaban opciones de alojamiento flexibles. Los viajeros de negocios en proyectos a largo plazo, las familias que se mudan y los profesionales en estancias médicas o educativas esperan cada vez más la comodidad del hogar y la facilidad de los servicios hoteleros. Este cambio hace que el software especializado para la gestión de apartamentos con servicios sea necesario, en lugar de simplemente deseable.

Las tres cosas principales que preocupan a los operadores que invierten en la tecnología adecuada son:

• Mayor ocupación en estancias de más de 30 noches, llenando los huecos entre las reservas largas y gestionando la combinación de duraciones de estancia.
• Más reservas directas para reducir la dependencia de las OTA y sus estructuras de comisiones.
• Operaciones más ágiles con equipos más pequeños, gracias a la automatización y a los procesos de autoservicio para los huéspedes.

Principales razones por las que los operadores de apartamentos con servicios eligen Prostay

Prostay es un software para apartamentos con servicios que se presenta como una plataforma todo en uno para apartamentos con servicios y apartahoteles. Tiene características similares a las de las grandes empresas de PMS, pero es más fácil de usar y más personalizable. En lugar de obligar a los operadores a seguir las estrictas normas destinadas a los hoteles convencionales, Prostay se adapta al funcionamiento real de los negocios de apartamentos con servicios, con huéspedes por noches y contratos corporativos de un mes viviendo bajo el mismo techo.

• Nativo en la nube desde el primer día: puede acceder a toda su cartera desde cualquier lugar, incluso si no tiene servidores in situ. Con las actualizaciones automáticas, su personal siempre tendrá acceso a las funciones más recientes. Tanto si gestiona cinco unidades en una ciudad como cincuenta en varios países, los altos requisitos de tiempo de actividad mantienen conectadas las propiedades distribuidas.
• Diseñado tanto para estancias largas como cortas: puede establecer precios para estancias nocturnas, semanales y mensuales, todo en una sola reserva. Los depósitos, los planes de pago y las facturas cambian automáticamente en función de la duración de la estancia, por lo que no tiene que realizar ningún trabajo adicional con sistemas diseñados exclusivamente para el volumen de negocio de los hoteles.
• Procesamiento de pagos integrado: admite las principales compañías de tarjetas de crédito y monederos digitales, y para estancias largas, puede configurar automáticamente planes de pago. Una comunicación clara con los huéspedes sobre los ciclos de facturación y los canales de autorización adecuados puede ayudar a reducir el riesgo de devoluciones.
• Control centralizado para marcas con múltiples propiedades: los paneles de control de la oficina central le permiten vigilar todas sus inversiones. El acceso basado en roles permite al director general verlo todo sin que el personal de recepción pueda ver información financiera importante. Los propietarios se mantienen al día con informes consolidados de todo el mundo.
• Automatización e inteligencia artificial integradas para las operaciones: Prostay reduce el trabajo humano al automatizar las comunicaciones con los huéspedes en función de los eventos de reserva y asignar tareas que cambian según la duración de la estancia del huésped. Las ideas de inteligencia artificial ayudan a aumentar las ventas de cosas como los check-in tempranos y cambiar las tarifas en función del número de personas que las buscan.
• Integraciones perfectas con sus herramientas existentes: las API abiertas le permiten conectarse a cerraduras, software de contabilidad, plataformas de precios dinámicos y CRM de marketing. Su infraestructura informática funciona de forma conjunta en lugar de crear silos de datos.

Ya sea para estancias largas o cortas, optimice las operaciones de sus apartamentos con servicios

Gestionar un edificio en el que un huésped de placer se aloja dos noches y un inquilino corporativo se muda a la siguiente unidad durante 90 noches es muy complicado. Los sistemas hoteleros estándar consideran cada salida como una renovación completa, mientras que las herramientas residenciales ni siquiera tienen en cuenta la capa de hospitalidad. Las personas que gestionan apartamentos con servicios necesitan sistemas de gestión inmobiliaria que puedan trabajar con ambos extremos del espectro.

Prostay, como software para apartamentos con servicios, se encarga de esta realidad operativa:

• Gestión flexible de reservas: divida, fusione, amplíe o acorte las reservas sin perder el historial de facturación. Traslade a un huésped a otro tipo de unidad durante su estancia y el sistema recalculará los cargos automáticamente.
• Tableros de planificación visuales: las vistas de la línea de tiempo muestran perspectivas diarias y mensuales, lo que ayuda a los gestores de ingresos a identificar huecos incómodos de una noche entre estancias largas y a llenar los huecos de forma proactiva.
• Reglas de limpieza adaptables: las limpiezas semanales para estancias prolongadas frente a las renovaciones completas para huéspedes de corta duración se realizan automáticamente en función de la duración de la reserva. Se acabaron las programaciones manuales y las limpiezas olvidadas.
• Coordinación del mantenimiento: la gestión de tareas asigna el mantenimiento preventivo durante los huecos naturales, lo que reduce las interrupciones en las estancias largas y mantiene las unidades en óptimas condiciones.
• Activadores de flujo de trabajo automatizados: los correos electrónicos previos a la llegada, las encuestas de satisfacción durante la estancia y los recordatorios de renovación 21, 14 y 7 días antes de la salida se ejecutan sin la intervención del personal, lo que reduce significativamente el trabajo rutinario.

Todas estas funciones se combinan para ahorrar tiempo en las tareas diarias. Un complejo de 40 unidades puede recuperar entre 10 y 15 horas a la semana que antes dedicaba a la programación manual, el seguimiento de los huéspedes y los cambios en la facturación.

Experiencias de reserva directa flexibles para apartamentos con servicios

Los apartamentos con servicios dependen en gran medida de las reservas directas de empresas, traslados y B2B que no pasan por los canales OTA. Por eso, el software para apartamentos con servicios que elija debe ser capaz de gestionar esto. Es importante contar con un buen motor de reservas, ya que los clientes empresariales quieren que los presupuestos y los contratos se tramiten sin problemas, y los huéspedes de ocio son cada vez más propensos a acudir directamente a los sitios web de los operadores después de ver las propiedades en los sitios agregadores.

El motor de reservas Prostay está totalmente personalizado con colores, logotipos y fotos de la propiedad, y está integrado en el sitio web del hotel. En lugar de ser redirigidos a una interfaz de terceros, los huéspedes ven una marca coherente.

• Compatibilidad con estancias de duración arbitraria: muestree presupuestos por noche, por semana y por mes con una visualización clara de los descuentos para estancias más largas. Un huésped que compare una tarifa de 7 noches con una de 30 noches verá inmediatamente el valor.
• Flujos corporativos y B2B: los códigos promocionales, los planes de tarifas negociadas y las páginas de destino dedicadas a cuentas clave agilizan las reservas para los agentes de reubicación y los gestores de viajes corporativos.
• Experiencia de usuario optimizada para la conversión: el diseño pensado para dispositivos móviles, la reducción de los pasos de pago, el almacenamiento de los datos de los huéspedes para estancias repetidas y la compatibilidad con varios idiomas y divisas eliminan las fricciones del proceso de reserva.
• Los nuevos huéspedes le encuentran directamente: las páginas de reserva optimizadas para SEO ayudan a captar el tráfico orgánico de los viajeros que buscan opciones de estancia prolongada en su mercado.

¿Cuál es la ventaja real? Menor comisión de las OTA. Un apartahotel de 50 unidades que traslada entre el 15 % y el 20 % de sus reservas de las OTA a los canales directos puede recuperar miles de dólares en comisiones cada mes. Ese ahorro se traduce directamente en beneficios o se utiliza para mejorar la experiencia del cliente.

Facilitar las estancias largas: facturación, facturación y viajes de los huéspedes

Las estancias largas en apartamentos con servicios provocan problemas de facturación que las estancias cortas en hoteles no tienen que afrontar. Estos problemas incluyen medias lunas, acuerdos financiados por la empresa, prórrogas a mitad de la estancia, tramitación de depósitos en contratos de varios meses y asegurarse de que se pagan los impuestos en todas las jurisdicciones. Cuando un cliente empresarial pide a su equipo de proyecto que se quede tres semanas más, realizar los cambios en la factura a mano lleva horas y da lugar a errores.

Prostay se encarga de diversas operaciones de apartamentos con servicios con funciones de facturación especiales:

• Facturación mensual y por periodos personalizados: genere facturas recurrentes alineadas con los meses naturales o con ciclos de facturación personalizados. Divida la facturación entre el huésped y el empleador con destinatarios de factura separados.
• Recordatorios de pago automatizados: programe recordatorios antes de las fechas de vencimiento y seguimientos después de los pagos atrasados, mejorando el cobro del alquiler sin necesidad de realizar incómodas gestiones manuales.
• Flexibilidad de facturación adicional: facture los servicios públicos, el aparcamiento, el acceso a las mesas de coworking y los paquetes de servicios de forma recurrente o puntual dentro del mismo folio. No se requieren sistemas de facturación independientes.
• Cálculos prorrateados: las llegadas anticipadas y las salidas tardías activan un recálculo automático. Los cambios de fecha a mitad del contrato ajustan los cargos sin necesidad de trabajar manualmente con hojas de cálculo.
• Portal de autoservicio para huéspedes: los huéspedes aceptan los contratos en línea, completan el registro digital con verificación de identidad y acceden a las facturas y recibos en cualquier momento a través de un portal para huéspedes con la marca. Esto reduce la carga de trabajo de la recepción y proporciona a los huéspedes corporativos la documentación que necesitan para la presentación de informes de gastos.

Estas herramientas transforman la facturación de un quebradero de cabeza operativo en un proceso optimizado que se adapta a su cartera.

Tecnología que se adapta a su marca de apartamentos con servicios

La identidad de marca distingue a los hoteles de apartamentos con servicios. Algunos se centran en el diseño, otros son como residencias de estudiantes, algunos son alojamientos corporativos de alta gama y otros son centros para nómadas digitales con espacios de coworking. El software genérico obliga a los operadores a utilizar flujos de trabajo que no se ajustan a su marca, lo que la hace menos única.

El diseño modular de Prostay ayuda a los operadores a crear el sistema que mejor se adapta a su marca:

• Módulos básicos: el sistema de gestión de propiedades, el gestor de canales y el motor de reservas constituyen la base. Añada Prostay Nexus para la mensajería con los huéspedes y Tableview para el punto de venta a medida que evolucionen las necesidades operativas.
• Campos y etiquetas personalizados: realice un seguimiento de las preferencias de los huéspedes, las características de las unidades (admite mascotas, accesible, vistas premium) y los datos específicos de la marca que los sistemas estándar ignoran.
• Flujos de trabajo específicos de la marca: configure los procesos de registro, los protocolos de limpieza y las secuencias de comunicación que se ajusten a sus estándares de servicio, en lugar de plantillas genéricas de hostelería.
• Integraciones API abiertas: conéctese a cerraduras, intercomunicadores, paquetes de contabilidad, CRM de marketing, pasarelas de pago y sistemas inteligentes de gestión energética. Su plataforma centralizada se convierte en el centro de todo su ecosistema tecnológico.
• Comunicaciones con los huéspedes de marca blanca: los correos electrónicos, SMS y mensajes de WhatsApp se envían con su marca y dominio, lo que refuerza la identidad en cada punto de contacto en lugar de publicitar a su proveedor de software.

Esta adaptabilidad significa que el sistema crece con su marca en lugar de limitarla.

Opera de forma más eficiente con la automatización y el autoservicio

Entre 2023 y 2026, la presión sobre el personal aumentó en el sector hotelero, y los apartamentos con servicios a menudo contaban con muy poco personal in situ. Las propiedades que antes contaban con personal de recepción disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, ahora solo tienen personal disponible durante el día o se gestionan a distancia. La tecnología llena el espacio.

Los flujos de autoservicio hacen que sea menos necesario depender de la disponibilidad del personal:

• Check-in y check-out online: las tarjetas de registro digitales, los códigos de acceso automatizados o las instrucciones clave y los procesos de salida exprés se realizan sin la intervención del personal.
• Mensajería automatizada de Prostay Nexus: las plantillas para la comunicación previa a la llegada, durante la estancia y después de la estancia se activan automáticamente a través del correo electrónico, SMS y WhatsApp. Los huéspedes reciben información oportuna sin necesidad de enviarla manualmente.
• Reglas de automatización basadas en la duración: configure reglas como «si la reserva es de más de 30 noches, asigne limpieza semanal, solicite un depósito y envíe un recordatorio de renovación el día 21». Los diferentes segmentos de huéspedes reciben automáticamente el trato adecuado.
• Herramientas de comunicación basadas en IA: las respuestas sugeridas a las preguntas más comunes de los huéspedes (contraseñas de Wi-Fi, instrucciones de aparcamiento, recomendaciones locales) aceleran los tiempos de respuesta. La detección de anomalías señala patrones inusuales, como una ocupación inesperadamente baja a 30 días vista.
• Priorización automatizada de tareas: las tareas de limpieza y mantenimiento se asignan a los miembros del equipo adecuados en función de la urgencia, la ubicación de la unidad y la disponibilidad del personal.

Un complejo de 40 unidades con estas características suele ahorrar entre 15 y 20 horas de trabajo manual a la semana. Esto permite al equipo centrarse en satisfacer a los huéspedes y hacer crecer el negocio, en lugar de realizar tareas administrativas.

Maximice los ingresos y el rendimiento de su cartera

Los hoteles de apartamentos con servicios tienen formas diferentes de ganar dinero que los hoteles normales. La combinación de la duración de las estancias, los precios de los contratos corporativos, los patrones estacionales y los eventos locales influyen en la cantidad de dinero que se gana. Un edificio lleno de contratos de 90 días a precios más bajos no podría ganar tanto dinero como uno que tenga una combinación de estancias corporativas de 30 días y reservas de ocio de fin de semana a precios más altos.

Prostay le ofrece un software para apartamentos con servicios que le ayuda a sacar el máximo partido a estos factores:

• Gestión flexible de tarifas: establezca la mejor tarifa disponible (BAR), descuentos por estancias prolongadas, tarifas negociadas con empresas y restricciones (duración mínima/máxima de la estancia) adaptadas a los patrones de estancias prolongadas.
• Integración dinámica de precios: conéctese a herramientas de gestión de ingresos como PriceLabs o Wheelhouse, que optimizan las tarifas por noche y por mes en función de la demanda del mercado, con recargos específicos para cada canal que protegen los márgenes de las reservas de OTA.
• Paneles de control de rendimiento: realice un seguimiento de la ocupación, el ADR, el RevPAR y la duración media de la estancia por edificio, tipo de unidad y segmento de huéspedes. Las carteras de múltiples propiedades muestran vistas consolidadas junto con detalles a nivel de propiedad.
• Gestión de cuentas corporativas: cree perfiles de cuenta con seguimiento de tarifas negociadas, informes de producción y reglas de facturación personalizadas por cliente. Identifique qué relaciones corporativas impulsan el volumen y cuáles necesitan renegociación.
• Ampliación de las fuentes de ingresos: monetice el aparcamiento, las mesas de coworking, los trasteros y los servicios premium como nuevas fuentes de ingresos. Realice un seguimiento de los ingresos complementarios junto con los ingresos por habitaciones para obtener una visibilidad completa del rendimiento.

Ejemplo: un apartahotel en el centro de la ciudad experimenta una caída de la demanda empresarial durante la semana en verano, pero un aumento de la demanda de ocio los fines de semana. Las reglas de tarifas cambian automáticamente para que los huéspedes de ocio paguen más, manteniendo al mismo tiempo los mínimos corporativos. Esto maximiza los ingresos del edificio sin necesidad de cambios manuales continuos.

Qué son los hoteles de apartamentos con servicios?

Los hoteles de apartamentos con servicios son alojamientos completamente equipados que se pueden alquilar por una noche o por varios meses. Combinan el espacio y la funcionalidad de los apartamentos (como cocinas, salas de estar y servicios públicos) con servicios de estilo hotelero. Se encuentran a medio camino entre los hoteles normales y las viviendas de alquiler habituales.

Los hoteles de apartamentos con servicios son mucho más grandes que los hoteles, disponen de cocinas completas para cocinar y se sienten más como en casa, lo que los hace ideales para estancias largas. No requieren un contrato de alquiler a largo plazo como los alquileres residenciales, e incluyen servicios como la limpieza y el cambio de ropa de cama. También permiten variar la duración de la estancia.

Algunas de las instalaciones más importantes que los hoteles de apartamentos con servicios deben tener en 2026-2028 son:

• Wi-Fi de alta velocidad y escritorio de trabajo exclusivo
• Cocina totalmente equipada con utensilios y electrodomésticos
• Servicio de limpieza semanal y cambio de ropa de cama
• Lavandería en la unidad o en el edificio
• Televisión inteligente con capacidad de transmisión
• Gimnasio, espacio de coworking o acceso al salón en propiedades más grandes

Los principales segmentos de huéspedes incluyen:

• Viajeros de negocios en proyectos prolongados (consultoría, supervisión de obras, programas de formación)
• Familias que se trasladan y necesitan alojamiento temporal mientras compran o renuevan su vivienda
• Estancias médicas cerca de hospitales para tratamiento o recuperación
• Nómadas digitales que buscan alojamientos orientados a la comunidad con características favorables para el trabajo
• Estudiantes en alojamientos de transición entre semestres o durante prácticas

La demanda ha aumentado mucho en grandes áreas como Londres, Dubái, Singapur y Nueva York. Esto se debe a que cada vez más personas se mudan y trabajan desde casa.

Qué características únicas necesita un apartamento con servicios en un PMS?

Las soluciones estándar de sistemas de gestión de propiedades hoteleras no funcionan bien para estancias largas, ya que están pensadas para pernoctaciones, no para contratos de 60 días con facturación mensual y cambios a mitad de la estancia. Los hoteles de apartamentos con servicios necesitan un sistema que pueda gestionar la prestación de servicios de hostelería y los problemas financieros que conllevan las estancias más largas.

Algunos requisitos importantes son:

• Gestión avanzada de la duración de la estancia: precios por noche y por mes en un solo sistema con descuentos automáticos en función de la duración de la estancia. Estructuras de depósito flexibles que difieren entre las reservas de 3 noches y las de 3 meses.
• Facturación recurrente: acuerdos de pago por parte de la empresa con folios divididos, facturas programadas en ciclos personalizados y documentos que cumplen con la normativa fiscal de diferentes países. Un cliente corporativo que reserva habitaciones en varias jurisdicciones necesita la documentación adecuada sin necesidad de personalizarla manualmente.
• Flexibilidad de inventario: vender apartamentos completos, habitaciones individuales en unidades compartidas, escritorios de coworking, taquillas de almacenamiento y plazas de aparcamiento a través de la misma plataforma. Algunos operadores configuran un apartamento de 4 dormitorios para venderlo como 2 dormitorios separados durante los periodos de menor actividad.
• Integración de sistemas del edificio: conectar el control de acceso, los intercomunicadores, los contadores inteligentes y la gestión de paquetes cuando sea pertinente. Los huéspedes esperan una entrada sin llaves y una gestión automatizada de los servicios públicos en los apartamentos modernos con servicios.
• Herramientas de ciclo de vida del huésped para estancias más largas: encuestas de satisfacción a mitad de la estancia, ofertas de renovación activadas a intervalos adecuados e inspecciones de entrada y salida con documentación. El recorrido del huésped para una estancia de 90 días difiere fundamentalmente de una reserva de fin de semana.

Estos requisitos muestran por qué las características de Prostay satisfacen necesidades operativas reales en lugar de ser simplemente algo agradable de tener.

Cómo se compara Prostay con los apartamentos con servicios y los apartahoteles

Prostay es una marca global de PMS menos conocida que destaca por centrarse en la simplicidad y la implementación modular en lugar de añadir demasiadas funciones. Los operadores solo combinan los módulos que necesitan, en lugar de adquirir la licencia de todo el sistema y descartar el 60 % de sus funciones.

Algunas diferencias importantes son:

• Compatibilidad con múltiples tipos de propiedades: gestione apartamentos con servicios, apartahoteles, hostales y edificios de uso mixto en una sola cuenta. Una cartera que contiene habitaciones de hotel tradicionales, apartamentos para estancias prolongadas y espacios de coworking opera desde una única plataforma centralizada.
• Plazos de incorporación realistas: la implementación suele durar entre 2 y 6 semanas, dependiendo del tamaño y la complejidad de la propiedad. La migración de datos de los sistemas existentes y la formación del personal siguen procesos estructurados, en lugar de enfoques del tipo «aquí tiene su nombre de usuario, buena suerte».
• Usabilidad moderna: interfaz basada en navegador optimizada tanto para los flujos de trabajo de recepción como de back-office. El mínimo número de clics necesarios para completar las tareas habituales reduce el tiempo de formación y la frustración diaria.
• Asistencia regional: zonas horarias regionales para las solicitudes de asistencia, especialistas en implementación que comprenden la dinámica del mercado local y consultas continuas sobre el éxito centradas en el crecimiento de la ocupación y las reservas directas.
• Precios modulares: comience con PMS, el gestor de canales y el motor de reservas. Añada Nexus Messaging o Tableview POS cuando esté listo. No se requiere tarjeta de crédito para las demostraciones iniciales; los planes de precios se adaptan al tamaño de la cartera.

Nativo de la nube frente a basado en la nube para la gestión de apartamentos con servicios

La diferencia entre «nativo de la nube» y «basado en la nube» es más importante de lo que parece en el lenguaje de marketing. Basado en la nube suele indicar que un sistema existente basado en servidor se ha migrado a una infraestructura alojada. Esto funciona, pero tiene limitaciones heredadas y ralentiza el desarrollo del producto.

Prostay y otras soluciones nativas de la nube se diseñaron para funcionar en la nube desde el principio. También pueden ejecutarse en las instalaciones gracias a tecnología de vanguardia como las aplicaciones multiplataforma:

• Arquitectura de microservicios: los componentes individuales (reservas, facturación, comunicación con los huéspedes) funcionan de forma independiente. Las actualizaciones de un módulo no afectan a los demás, lo que permite lanzar funciones más rápidamente.
• Diseño API-first: todas las funciones accesibles a través de API permiten que las integraciones con cerraduras, sistemas de contabilidad y herramientas de precios dinámicos funcionen de forma fiable, en lugar de mediante soluciones provisionales poco fiables.
• Escalabilidad elástica: gestione los picos de reservas durante las temporadas altas sin que se vea afectado el rendimiento. Una cartera de 200 unidades procesa los registros de entrada con la misma fluidez que una propiedad de 20 unidades.
• Implementación continua: las nuevas funciones y las actualizaciones de seguridad se implementan automáticamente sin tiempos de inactividad programados ni procesos de actualización manuales.

Las normas de fiabilidad y seguridad incluyen:

• Tiempos de respuesta previstos inferiores a un segundo para operaciones comunes
• Opciones de alojamiento regional para los requisitos de residencia de datos
• Cifrado en tránsito y en reposo para todos los datos confidenciales
• Flujos de pago conformes con PCI-DSS
• Permisos basados en roles y registros de auditoría completos
• Copias de seguridad automatizadas con procedimientos de recuperación documentados

Estas bases técnicas aportan ventajas prácticas a los operadores, como flujos de trabajo más rápidos, menos problemas de integración y la tranquilidad de saber que el sistema crecerá con la cartera.

Otros tipos de propiedades que pueden utilizar Prostay

El software de apartamentos con servicios Prostay funciona con carteras hoteleras que suelen tener más de un tipo de alojamiento. Los operadores no suelen mantener los mismos activos, sino que crean múltiples estructuras que atienden a diferentes mercados a lo largo del tiempo.

Se admiten las siguientes categorías de propiedades:

• Alojamientos para estudiantes: precios por semestre, reservas de grupo y configuraciones de unidades compartidas para alojamientos académicos
• Bloques de viviendas corporativas: edificios dedicados a clientes corporativos individuales con facturación y informes personalizados.
• Espacios de convivencia: gestión de servicios compartidos, seguimiento de eventos comunitarios y asignación flexible de habitaciones.
• Hoteles híbridos/apartahoteles: habitaciones de hotel tradicionales junto con apartamentos en el mismo edificio, gestionados a través de un solo sistema.
• Hostales para estancias prolongadas: inventario por camas combinado con opciones de habitaciones privadas para estancias largas con un presupuesto ajustado.

Prostay le permite gestionar todos sus tipos de inventario, como camas, habitaciones, pisos, oficinas y aparcamientos, desde un solo lugar. La flexibilidad de tarifas y paquetes le permite ofrecer precios semestrales para estudiantes, paquetes que incluyen alojamiento para personas mayores o descuentos corporativos basados en un proyecto.

PMS para reservas y operaciones, Nexus para la comunicación con los huéspedes, Channel Manager para la distribución y Tableview para las compras in situ son las mismas herramientas para todo tipo de propiedades.

Cómo mejora la experiencia de los huéspedes un software para apartamentos con servicios como Prostay

Existe una relación directa entre la satisfacción de los huéspedes y la eficiencia operativa. Cuando todo funciona bien, el servicio siempre es bueno, lo que se traduce en mejores valoraciones en las OTA y más reservas directas. Los huéspedes recuerdan mucho más la estancia en la que todo salió bien que la que tuvo el mejor vestíbulo.

Prostay mejora la experiencia de los huéspedes mediante:

• Comunicación en tiempo real: Prostay Nexus envía actualizaciones personalizadas automáticamente durante el viaje del visitante. Los huéspedes reciben instrucciones antes de su llegada, registros durante su estancia y seguimientos cuando se marchan en el momento adecuado, sin que usted tenga que hacer nada.
• Comodidad del autoservicio: el registro digital, los códigos de acceso móviles, la información clara sobre las credenciales de Wi-Fi y los horarios de limpieza, y las sugerencias sobre la zona reducen las preguntas del tipo «¿dónde puedo encontrar...?» que molestan tanto a los huéspedes como al personal.
• Coherencia en todas las estancias: las normas estandarizadas de limpieza y mantenimiento garantizan que los clientes reciban el mismo nivel de servicio, tanto si alquilan el ático como un estudio. Las estancias largas con menos problemas y una mayor fiabilidad fomentan la repetición de las visitas.
• Memoria de preferencias: en el caso de las visitas recurrentes, los perfiles de los huéspedes registran sus preferencias en cuanto a tipo de habitación, planta, aparcamiento y mascotas. Un huésped de negocios que vuelve encuentra su distribución preferida sin tener que volver a describir sus necesidades.
• Rápida resolución de problemas: la bandeja de entrada unificada combina mensajes de varias fuentes. El personal responde rápidamente a las solicitudes de mantenimiento o preguntas, solucionando los problemas antes de que se conviertan en quejas en las reseñas.

Estos cambios que mejoran la experiencia de los huéspedes provienen de los mismos elementos operativos que agilizan el trabajo del personal. Todos disfrutan más con mejores herramientas.

Elegir el software adecuado para apartamentos con servicios

Antes de buscar plataformas, anote todos los pasos que sigue desde la primera consulta hasta la última salida. Averigüe dónde las soluciones manuales ralentizan las cosas, dónde se interrumpe la comunicación con los huéspedes y dónde la complejidad de la facturación da lugar a errores. El mejor software para su negocio le ayudará con los problemas que tiene.

Los criterios de evaluación deben incluir:

• Soporte para estancias largas (más de 30 noches) con facturación adecuada, depósitos y automatización del viaje del huésped
• Automatización de pagos, incluyendo cargos recurrentes, facturación dividida y almacenamiento de tarjetas de crédito
• Capacidad de integración con sus herramientas existentes (contabilidad, cerraduras, precios dinámicos)
• Informes detallados sobre ocupación, ingresos y análisis de segmentos en toda su cartera
• Usabilidad tanto para los flujos de trabajo de recepción como de back-office con una formación mínima
• Calendario de implementación realista para la capacidad de su equipo.

Pasos prácticos antes de comprometerse:

• Solicite casos prácticos o referencias de carteras de apartamentos con servicios de tamaño similar.
• Haga preguntas específicas sobre sus escenarios más complejos (facturación pagada por la empresa, cambios de unidad a mitad de la estancia, informes de múltiples propiedades).
• Realice una prueba piloto o un sandbox en una propiedad antes de la implementación completa.
• Defina de antemano las métricas de éxito: horas ahorradas semanalmente, reducción de errores de facturación, aumento del porcentaje de reservas directas.

Manténgase alejado de los proveedores que dicen que todo funcionará correctamente sin saber cuáles son las necesidades de su negocio. Un buen socio le hará preguntas sobre su empresa antes de sugerirle soluciones.

Empiece a utilizar Prostay para sus apartamentos con servicios

Los hoteles que gestionan apartamentos con servicios, apartahoteles y carteras mixtas deben utilizar software diseñado para las necesidades específicas de las estancias de larga duración, en lugar de tecnologías hoteleras que han sido modificadas. Prostay facilita el paso de la evaluación a la implementación.

El proceso se desarrolla en tres pasos:

1. Solicite una demostración: recorra la plataforma con un especialista de Prostay que entiende el funcionamiento de los apartamentos con servicios.
2. Revise la configuración personalizada: reciba una propuesta de configuración y un plan de precios adaptados al tamaño de su cartera y a los requisitos del módulo.
3. Planifique la implementación: establezca plazos para la migración de datos, la configuración de la integración y la formación del personal con hitos claros.

Los operadores pueden empezar con PMS + Channel Manager + Booking Engine como base para los planes modulares de Prostay. A medida que su negocio crezca, puede añadir Nexus para el envío automático de mensajes a los huéspedes o Tableview para el punto de venta in situ.

Traiga ejemplos de situaciones reales a su demostración para que sea más realista. Un contrato corporativo de 60 noches con facturación comercial, un edificio de varias unidades con estancias semanales y mensuales, o una cartera que abarca varias ciudades: ver cómo Prostay resuelve sus problemas reales es mejor que las visitas genéricas para conocer las características.

¿Está listo para que su negocio de apartamentos con servicios funcione de forma más fluida y eficiente? Solicite una demostración para ver cómo la plataforma adecuada puede proporcionarle una ventaja competitiva al facilitar sus tareas diarias.