Sistemas POS para Hoteles: Características, Implementación y Mejores Prácticas

En el mundo hotelero actual, los ingresos no relacionados con las habitaciones (como restaurantes, bares, spas y tiendas de regalos) pueden representar entre el 20 % y el 30 % de los ingresos de un hotel de servicio completo. La diferencia entre maximizar estos ingresos y perderlos a menudo se reduce a una decisión clave: elegir el sistema POS adecuado para el hotel.

Un sistema POS para hoteles es el centro de mando de todas las ventas no relacionadas con las habitaciones de su establecimiento. Conecta sus establecimientos de comida y bebida, tiendas minoristas y servicio de habitaciones en una plataforma que funciona a la perfección. A diferencia de las configuraciones genéricas de TPV para minoristas, estos sistemas se integran perfectamente con el sistema de gestión hotelera (PMS) de su establecimiento, de modo que cada interacción con los huéspedes contribuye a crear una imagen más completa de su estancia y sus hábitos de gasto.

Tanto si está dejando atrás los sistemas TPV obsoletos como si está instalando su primera solución todo en uno, esta guía cubre todo lo que necesita saber sobre los sistemas TPV modernos para hoteles. Desde las funciones imprescindibles hasta los consejos de implementación, también explicaremos por qué Tableview de Prostay es una opción destacada para hoteles de todos los tamaños.

¿Qué es un sistema de punto de venta para hoteles?

Un sistema de punto de venta para hoteles es una plataforma de punto de venta adaptada a las necesidades específicas del sector hotelero. Mientras que los sistemas de punto de venta para restaurantes gestionan transacciones básicas, los sistemas de punto de venta para hoteles van mucho más allá. Conectan todos los centros de ingresos de su establecimiento para crear experiencias fluidas para los huéspedes y operaciones más inteligentes.

Qué hacen los sistemas POS para hoteles en las operaciones hoteleras

Piense en los sistemas POS para hoteles como el centro neurálgico de todas sus transacciones de alimentos y bebidas, venta al por menor y servicios. Desde un café rápido en la cafetería del vestíbulo hasta un pedido de servicio de habitaciones a altas horas de la noche, estos sistemas garantizan que cada cargo sea preciso y se asigne al huésped correcto.

Combinan hardware, como terminales POS, tabletas, lectores de tarjetas y cajones de efectivo, con software que procesa los pagos, gestiona el inventario y genera informes que le ayudan a tomar mejores decisiones.

En qué se diferencia el TPV de hotel del TPV minorista

Los sistemas TPV para hoteles se han diseñado pensando en la hostelería. A diferencia de los sistemas TPV minoristas básicos, ofrecen funciones que se adaptan al flujo de las operaciones hoteleras:

• Cargo en la habitación: los huéspedes pueden cargar las compras a su habitación, sin necesidad de pagar inmediatamente.
• Integración del perfil del huésped: cada transacción se añade a un perfil detallado del huésped, lo que ayuda a personalizar el servicio.
• Gestión de múltiples puntos de venta: gestione restaurantes, bares, spas y tiendas desde una sola plataforma.
• Informes centrados en la hostelería: realice un seguimiento de métricas como el impacto de las ventas de alimentos y bebidas en los ingresos totales por habitación disponible (RevPAR).

Integración con sistemas de gestión de propiedades (PMS)

La verdadera magia ocurre cuando su POS y su PMS se comunican entre sí. Cuando un huésped solicita el servicio de habitaciones, el POS carga los gastos directamente en su cuenta del PMS. Esto elimina las entradas manuales y los errores.

Al hacer el check-out, el personal de recepción ve todos los gastos del huésped en un solo lugar, lo que permite ofrecer un servicio personalizado y un marketing específico. Por ejemplo, si un huésped pide vino de alta gama con regularidad, el personal puede sugerirle catas de vino o mejoras durante su próxima visita.

Ejemplo real

En un complejo turístico con el que trabajamos, todo el día de un huésped, desde el desayuno hasta los tratamientos de spa y los cócteles, se facturaba directamente a su habitación. El huésped firmaba una sola vez al hacer el check-out, lo que hacía que la experiencia fuera fluida y sin complicaciones. Por su parte, el hotel obtuvo información detallada sobre las preferencias de los huéspedes para adaptar sus futuras ofertas.

Características esenciales de los sistemas POS para hoteles

Los mejores sistemas POS para hoteles combinan potentes funciones con facilidad de uso. Estas herramientas le ayudan a optimizar las operaciones, aumentar la satisfacción de los huéspedes y aumentar los ingresos en todos sus servicios.

Procesamiento de pagos: cubriendo todas las bases

Los huéspedes de hoy en día esperan pagar como quieran. Su TPV debe admitir tarjetas de crédito y débito, además de monederos digitales como Apple Pay y Google Pay. Los pagos sin contacto agilizan las cosas y reducen las fricciones.

Busque:

• Múltiples métodos de pago: permita a los huéspedes dividir las facturas o combinar pagos en efectivo y con tarjeta.
• Conversión de divisas: atienda a huéspedes internacionales con tipos de cambio en tiempo real.
• Tokenización segura: mantenga los datos de pago seguros y conformes con la normativa PCI.
• Procesamiento sin conexión: siga aceptando pagos incluso si se cae Internet, sincronizándolos más tarde.

Contabilización de los gastos de la habitación en las cuentas de los huéspedes

La contabilización de los gastos de la habitación es una de las funciones favoritas de los huéspedes. Les permite disfrutar de sus servicios sin tener que buscar tarjetas o dinero en efectivo. Los gastos aparecen automáticamente en la factura de la habitación, gracias a la integración en tiempo real entre su TPV y su PMS.

Esto significa que el personal de recepción siempre dispone de información actualizada sobre los gastos de los huéspedes, lo que reduce los retrasos en el check-out y los errores de facturación.

Gestión de múltiples puntos de venta

Es probable que su hotel tenga varias fuentes de ingresos. Un sistema POS sólido las gestiona todas:

• Restaurantes: gestión de mesas, toma de pedidos y comunicación con la cocina a través de sistemas de visualización de cocina (KDS).
• Bares: seguimiento del inventario, gestión de cuentas y precios especiales, como las horas felices.
• Servicio de habitaciones: enrutamiento de pedidos, seguimiento de entregas y gestión de solicitudes dietéticas.
• Venta al por menor: stock de la tienda de regalos, paquetes y promociones.

Cada punto de venta mantiene sus propios menús y precios, pero comparte los informes y los datos de los huéspedes.

Seguimiento del inventario en tiempo real

Una buena gestión del inventario mantiene sus estanterías abastecidas sin desperdicios. Los sistemas POS modernos actualizan los niveles de stock con cada venta, lo que le ofrece una visión en tiempo real de todos los puntos de venta.

Características que debe buscar:

• Alertas de reposición automáticas: reciba una notificación cuando el stock se esté agotando.
• Coste de las recetas: realice un seguimiento del uso de los ingredientes en platos complejos.
• Seguimiento de residuos: detecte patrones para reducir costes.
• Integración de proveedores: automatice los pedidos en función del uso.

Integración del perfil de los clientes

Cada interacción con los clientes es oro en forma de datos. Los sistemas POS crean perfiles que realizan un seguimiento de las preferencias, el gasto y las alergias.

Esto ayuda a:

• Sugerir automáticamente los platos o bebidas favoritos.
• Gestionar las restricciones alimentarias de forma coherente.
• Identificar a los clientes VIP para darles un trato especial.
• Adaptar las ofertas de marketing al comportamiento pasado.

Informes y análisis

Los datos sin información son solo ruido. El sistema POS adecuado convierte los números sin procesar en información útil:

• Ingresos por establecimiento y segmento de clientes.
• Rendimiento de los platos del menú.
• Productividad del personal.
• Control de costes y márgenes de alimentos/bebidas.

Pedidos móviles y servicio en la mesa

Los POS móviles y los pedidos en la mesa agilizan el servicio y reducen los errores. Los clientes pueden escanear códigos QR para hacer sus pedidos y el personal puede cobrar en cualquier lugar del establecimiento.

Las ventajas incluyen:

• Realización más rápida de los pedidos.
• Menos errores por las notas escritas a mano.
• Sugerencias automatizadas de ventas adicionales.
• Opciones sin contacto que muchos clientes esperan ahora.

Facturación dividida y pagos en grupo

La gestión de grupos y eventos puede resultar complicada. Los sistemas POS avanzados le permiten:

• Dividir las facturas de forma equitativa o por artículo.
• Procesar los cargos corporativos junto con las mejoras individuales.
• Aceptar depósitos y pagos finales por separado.
• Gestionar múltiples folios para grupos o departamentos.

Funciones avanzadas de POS para hoteles modernos

La tecnología sigue evolucionando, y su sistema POS también debería hacerlo. A continuación, le presentamos algunas funciones que pueden dar a su establecimiento una ventaja competitiva.

Pedidos con códigos QR y comidas sin contacto

Los pedidos con códigos QR no son solo una comodidad en tiempos de pandemia, sino que se están convirtiendo en la preferencia de los huéspedes. Los comensales consultan los menús, hacen sus pedidos y pagan con sus teléfonos, lo que hace que el servicio sea fluido y sin contacto.

Busque:

• Actualizaciones del menú en tiempo real.
• Soporte multilingüe.
• Filtros dietéticos.
• Pedidos personalizables.

Integración del sistema de visualización de la cocina

El KDS sustituye los tickets de papel por pantallas digitales, lo que mejora la precisión y la rapidez en la cocina.

Ventajas:

• Priorizar los pedidos por tiempo de preparación.
• Obtener actualizaciones instantáneas sobre cambios o cancelaciones.
• Realizar un seguimiento del rendimiento de la cocina.
• Reducir el desperdicio y los errores.

Gestión del programa de fidelización

Los programas de fidelización hacen que los huéspedes vuelvan. Los sistemas POS integrados realizan un seguimiento automático de los puntos y aplican las recompensas de forma fluida.

Características:

• Acumulación y canje instantáneo de puntos.
• Ventajas por niveles para clientes habituales.
• Integración con programas de aerolíneas o cadenas hoteleras.

Soporte multilingüe

Los clientes internacionales esperan un servicio en su idioma. Los sistemas POS con interfaces multilingües, traducciones de menús y recibos le ayudan a satisfacer esas expectativas.

Modo sin conexión

¿Se cae Internet? No hay problema. Los mejores sistemas POS siguen funcionando sin conexión y sincronizan los datos una vez que se vuelve a conectar.

Cómo utilizar eficazmente los sistemas POS para hoteles

Instalar un sistema POS es solo el primer paso. Para sacarle el máximo partido, forme a su equipo y optimice los flujos de trabajo.

Procesamiento de los pedidos y pagos de los huéspedes

Este es un flujo de trabajo sencillo:

1. Seleccione el punto de venta o el área de servicio.
2. Elija la mesa o el número de habitación.
3. Introduzca los artículos y añada modificaciones.
4. Revise el pedido y envíelo a la pantalla de la cocina.
5. Aplique descuentos o recompensas por fidelidad.
6. En el momento del pago, elija el método: cargo a la habitación, tarjeta, efectivo o monedero digital.
7. Verifique la identidad del huésped para los cargos a la habitación.
8. Procese el pago de forma segura.
9. Imprima o envíe por correo electrónico el recibo.
10. Confirme las transacciones en el PMS.

Formación del personal

Céntrese en:

• Navegar por los menús.
• Modificar pedidos.
• Procesar todo tipo de pagos.
• Gestionar alertas de inventario.
• Registrar las preferencias de los huéspedes.
• Generar informes.

Gestión de menús y promociones

Organice los menús por categorías. Utilice descripciones detalladas, especialmente para los huéspedes internacionales. Establezca modificadores para las personalizaciones. Programe horas felices o precios especiales. Automatice los cálculos de impuestos y las promociones.

Gestión de la distribución de las mesas y las reservas

Trazar el plano de su restaurante en el punto de venta. Asignar el tamaño de los grupos y los asientos especiales. Sincronizar las reservas para rellenar previamente las preferencias de los huéspedes y asignar las mesas de forma eficiente.

Cargos en la habitación y contabilización de folios

Verifique la identidad y la autorización de los huéspedes antes de contabilizar los cargos. Compruebe dos veces los importes y supervise el buen funcionamiento de la integración. Concilie diariamente los totales del POS con el PMS.

Divida las facturas y agrupe los pagos

Identifique los artículos por huésped, aplique descuentos y procese los pagos por separado. Para grupos corporativos, separe los cargos personales y gestione la facturación maestra.

Operaciones diarias con el POS del hotel

Asuntos rutinarios. A continuación le indicamos cómo mantener todo en perfecto funcionamiento.

Turnos de apertura y cierre

Al comenzar el turno, inicie sesión, verifique la caja registradora, compruebe los suministros, pruebe los dispositivos, revise los eventos y las alertas de inventario.

Al finalizar el turno, finalice las transacciones, concilie el efectivo, genere informes, guarde el efectivo, limpie los terminales e informe de cualquier problema.

Flujos de trabajo de inventario

Revise los ajustes de stock, responda a las alertas de stock bajo, actualice las entregas, supervise los robos y realice un seguimiento de los residuos.

Informes de ventas y conciliación

Realice un seguimiento de las ventas totales, los métodos de pago, los artículos más vendidos, el rendimiento del personal y la integración del PMS. Investigue las discrepancias y documente las anulaciones.

Gestión de reembolsos y anulaciones

Establezca niveles de aprobación claros, documente los motivos, mantenga registros de auditoría y siga los procedimientos adecuados para las correcciones.

Por qué Tableview de Prostay es la mejor solución de punto de venta para hoteles

Después de probar muchos sistemas, Tableview de Prostay destaca para los hoteles que se toman en serio los ingresos y la experiencia de los huéspedes.

Qué diferencia a Tableview

Diseñado para el sector hotelero, Tableview combina un hardware intuitivo con un software que se adapta tanto a hoteles boutique como a grandes complejos turísticos.

Características principales:

• Basado en la nube con un tiempo de actividad del 99,9 %.
• Interfaces táctiles diseñadas para los flujos de trabajo de los hoteles.
• TPV móvil para el servicio en mesa y en la piscina.
• Informes y análisis detallados.
• Gestión automatizada del inventario.
• Integración del perfil de los huéspedes.

Integración y características específicas para el sector hotelero

Tableview se integra de forma nativa con Prostay PMS. Sincroniza los datos en tiempo real, automatiza la publicación de folios y unifica los perfiles de los huéspedes.

También ofrece:

• Optimización del servicio de habitaciones con seguimiento de las entregas.
• Coordinación de múltiples puntos de venta.
• Facturación grupal con asignación de cargos.
• Gestión de programas de fidelización.

Asistencia y precios

Tableview ofrece asistencia especializada las 24 horas del día, los 7 días de la semana, supervisión remota y formación continua. Los precios son transparentes, sin cargos ocultos ni costes sorpresa. La formación y las actualizaciones están incluidas.

Capacidades de integración de Tableview

Una integración sólida es clave para el buen funcionamiento de un hotel.

Integraciones PMS

Tableview funciona en profundidad con Oracle Opera, RMS y plataformas PMS personalizadas, sincronizando los datos de los huéspedes, los folios y el estado de las habitaciones en tiempo real.

Software de contabilidad

Se integra con QuickBooks y Xero para ofrecer informes financieros y valoración de inventario sin fisuras.

Herramientas de visualización de cocina e inventario

Transmisión de pedidos en tiempo real, alertas dietéticas, seguimiento de ingredientes, integración de proveedores y gestión de residuos.

Integración del sistema POS del hotel con la gestión de la propiedad

La integración POS-PMS es la columna vertebral de las modernas tecnologías hoteleras.

Por qué es importante la integración

Elimina el registro manual de cargos, reduce los errores de facturación hasta en un 95 % y agiliza el proceso de salida.

Compartir el perfil de los huéspedes

Los datos compartidos mejoran la personalización del servicio y el marketing.

Contabilización automatizada de folios

Los cargos se contabilizan instantáneamente en los folios de los huéspedes, lo que agiliza el proceso de salida.

Disponibilidad en tiempo real

Los menús y los servicios se actualizan dinámicamente en función del inventario y las reservas.

Informes unificados

Obtenga una visión completa de los ingresos, el comportamiento de los huéspedes, la productividad del personal y el inventario.

Mejores prácticas de integración

Planifique cuidadosamente para una implementación fluida.

Planificación previa a la implementación

Evalúe los sistemas actuales, las necesidades de datos, la capacidad de la red y la preparación del personal.

Migración y sincronización de datos

Haga una copia de seguridad de los datos, asigne campos, limpie los datos y planifique el calendario para minimizar las interrupciones.

Formación del personal

Adapte la formación a cada función, incluya prácticas y ofrezca formación continua.

Pruebas y asistencia para la puesta en marcha

Realice pruebas exhaustivas, ofrezca asistencia in situ y supervise de cerca el rendimiento.

Ventajas de implementar sistemas POS para hoteles

¿Por qué invertir? Esto es lo que ganará.

Aumento de los ingresos

Las funciones de venta adicional y venta cruzada pueden aumentar el promedio de transacciones entre un 15 % y un 25 %.

Mayor satisfacción de los huéspedes

Un servicio más rápido y una facturación precisa mejoran la experiencia y la fidelidad.

Eficiencia operativa

El inventario y los informes automatizados ahorran tiempo y reducen los errores.

Control de inventario

El seguimiento del stock en tiempo real reduce el desperdicio y optimiza las compras.

Decisiones basadas en datos

Los análisis le ayudan a ajustar los menús, la dotación de personal y las promociones.

Flujos de trabajo optimizados

Los sistemas fáciles de usar reducen el tiempo de formación y aumentan la productividad del personal.

Tipos de sistemas POS para hoteles

POS basado en la nube

Flexible, escalable, con acceso remoto y actualizaciones automáticas. Ideal para hoteles con varias ubicaciones.

POS local

Para hoteles que necesitan un control total sobre los datos y el funcionamiento sin conexión.

POS móvil

Para prestar servicio en cualquier lugar de la propiedad: junto a la piscina, en eventos, en el servicio de habitaciones.

TPV quiosco

Estaciones de autoservicio para pedidos y pagos sin contacto.

Soluciones híbridas

Combine diferentes tipos de implementación para adaptarse a las necesidades de su establecimiento.

Guía de implementación de sistemas POS para hoteles

Evalúe las necesidades

Planifique los flujos de trabajo, los puntos de integración, las habilidades del personal y el presupuesto.

Selección de proveedores

Busque experiencia en hostelería, integración, escalabilidad, asistencia y transparencia en los precios.

Planificación del hardware

Asegúrese de que la red esté preparada, de la ubicación de los dispositivos y de los planes de respaldo.

Formación y gestión del cambio

Comunique las ventajas, involucre al personal desde el principio y ofrezca formación específica para cada función.

Puesta en marcha y optimización

Realice pruebas exhaustivas, preste un apoyo estrecho al personal y supervise el rendimiento para lograr una mejora continua.

Retos comunes y soluciones

Resistencia del personal

Aborde los temores con una comunicación clara, una participación temprana y programas de promoción.

Problemas de integración

Realice pruebas en entornos de prueba y recurra a instaladores con experiencia.

Migración de datos

Haga copias de seguridad de los datos, realice migraciones de prueba y verifique la precisión.

Retrasos en el calendario

Establezca un margen de tiempo, mantenga la comunicación y disponga de planes de respaldo.

Consejo profesional

Forme a algunos miembros entusiastas del personal como «campeones de POS». Ayudarán a los demás a adaptarse más rápidamente y a resolver problemas en el lugar de trabajo.

Mito frente a realidad

Mito: Los sistemas POS para hoteles solo sirven para procesar pagos.

Realidad: Son herramientas potentes que conectan todo el funcionamiento de su hotel, proporcionando información que impulsa los ingresos y mejora la satisfacción de los huéspedes.

Conclusión

Elegir el sistema POS adecuado para su hotel no se trata solo de gestionar transacciones. Se trata de conectar los centros de ingresos de su propiedad, optimizar las operaciones y ofrecer una experiencia perfecta a los huéspedes. Con funciones como la integración PMS en tiempo real, los pedidos móviles y los informes avanzados, los sistemas POS modernos para hoteles son herramientas esenciales para el negocio hotelero actual.

Tableview de Prostay ofrece una solución POS completa diseñada para hoteles y resorts que desean aumentar sus ingresos, mejorar la eficiencia y deleitar a sus huéspedes. Si está listo para llevar las operaciones de su hotel al siguiente nivel, es hora de explorar lo que un sistema POS moderno para hoteles puede hacer por usted.

Puntos clave

• Los sistemas POS para hoteles hacen mucho más que procesar pagos: integran todos los datos de ventas y huéspedes de su establecimiento.
• La integración perfecta con el PMS es fundamental para una facturación precisa y un servicio personalizado.
• Funciones como los pedidos móviles, los sistemas de visualización en la cocina y los programas de fidelización aumentan la eficiencia y los ingresos.
• La gestión del inventario en tiempo real evita el agotamiento de las existencias y reduce el desperdicio.
• La formación adecuada del personal y la gestión del cambio son esenciales para el éxito.
• Tableview de Prostay es una solución probada y escalable con una sólida integración y soporte.

¿Está listo para ver cómo un moderno sistema POS para hoteles puede transformar sus operaciones? Solicite hoy mismo una demostración de Tableview de Prostay.