Sistema POS en la Nube para Restaurantes y Hoteles

Respuesta en 60 segundos: Por qué el POS en la nube es importante para restaurantes y hoteles

Imagine tener toda la gestión de su restaurante u hotel al alcance de la mano, sin importar dónde se encuentre. Eso es exactamente lo que ofrece un sistema POS basado en la nube. En lugar de almacenar sus datos de ventas, menús y lógica empresarial en un pesado ordenador de back-office, todo se guarda de forma segura en servidores remotos. Tanto si está en el restaurante, en casa o desplazándose entre diferentes establecimientos, puede acceder a su negocio desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.

A continuación, le ofrecemos un breve resumen de por qué a los propietarios de establecimientos hosteleros les encanta el POS en la nube:

• Acceso desde cualquier lugar: compruebe las ventas en tiempo real, ajuste los precios o controle el inventario, todo desde su teléfono, ordenador portátil o cualquier navegador. No es necesario estar en el establecimiento para generar informes o solucionar problemas.
• Actualizaciones automáticas de menús y precios en todos los establecimientos: cambie la descripción de un plato, ajuste los precios de la hora feliz o elimine un artículo una sola vez, y todas las terminales, barras y tabletas del servicio de habitaciones se actualizarán al instante.
• Contabilización instantánea de las cuentas en las hojas de habitación del hotel: cuando los huéspedes cargan comidas o bebidas a su habitación, la transacción se transfiere directamente a la hoja correspondiente. Se acabaron los dolores de cabeza por tener que volver a introducir los datos en recepción o conciliar las cuentas al final del día.

Para restaurantes y operaciones de restauración de hoteles, Tableview es un sistema de punto de venta en la nube que vale la pena conocer. Está diseñado específicamente para el sector hotelero y funciona a la perfección con Prostay PMS, lo que facilita la contabilización de los gastos de la habitación y la elaboración de informes unificados en todos sus establecimientos.

• Costes predecibles, menores gastos generales de TI: el precio de la suscripción significa que no hay que pagar grandes cuotas de licencia por adelantado. Además, al no haber que mantener servidores in situ, se reducen las facturas inesperadas de TI, lo que resulta perfecto para hoteles independientes, establecimientos boutique y grupos de restaurantes en expansión que no disponen de grandes presupuestos de TI.

¿Qué es un sistema POS basado en la nube para hostelería?

Piense en un sistema POS basado en la nube como si dividiera su punto de venta en dos partes:

Los dispositivos front-end son los que utiliza su personal: tabletas para los camareros que toman los pedidos en las mesas, dispositivos portátiles para los bármanes y terminales en los mostradores de recepción. Estos dispositivos ejecutan aplicaciones ligeras que envían y reciben datos de la nube en tiempo real.

Los paneles de control administrativos son portales basados en navegadores donde los gerentes, propietarios y equipos financieros pueden consultar informes, actualizar menús, ajustar precios y gestionar el inventario. Como todo está en línea, puede iniciar sesión desde cualquier lugar.

Esta configuración supone un gran cambio con respecto a los sistemas POS tradicionales que muchos hoteles y restaurantes siguen utilizando. Esos sistemas heredados suelen basarse en un servidor Windows escondido en la trastienda, con terminales propietarios conectados por cable en todo el local y actualizaciones de software que requieren la visita de técnicos.

El software moderno de punto de venta en la nube, como Tableview, funciona como SaaS (software como servicio). El proveedor se encarga de las actualizaciones de forma centralizada, por lo que todos los establecimientos obtienen automáticamente nuevas funciones, parches de seguridad y herramientas específicas para el sector hostelero (como pedidos mediante códigos QR o recibos digitales) sin ninguna interrupción.

Imagine un hotel urbano de 60 habitaciones con dos restaurantes y un bar en el vestíbulo. Con un sistema de punto de venta basado en la nube, los tres establecimientos comparten una misma plataforma. Cada local tiene sus propios menús y precios, pero los datos de ingresos se recogen en un único panel de control. Cuando un huésped pide un martini a cargo de la habitación 412, el cargo se registra instantáneamente en su cuenta en el PMS conectado.

Ventajas clave de un POS basado en la nube para restaurantes y hoteles

Pasarse a un POS en la nube no es solo una cuestión de tecnología, sino de gestionar su restaurante o el servicio de comidas y bebidas de su hotel de forma más fluida, deleitar a los huéspedes y proteger sus márgenes.

• Movilidad y servicio en mesa: su personal puede tomar pedidos en tabletas en cualquier lugar, en la mesa, junto a la piscina o en la azotea. Los pedidos se envían directamente a los sistemas de visualización de la cocina o a las impresoras del bar, lo que reduce los tiempos de espera y los errores. El POS móvil también ayuda a reducir las colas en las horas punta, ya que los camareros pueden abrir cuentas para los clientes que esperan antes de que se sienten.
• Actualizaciones del menú y los precios en tiempo real: ¿necesita eliminar un artículo, lanzar precios de happy hour o promocionar una oferta especial de temporada? Actualícelo una vez en la nube y todos los dispositivos y puntos de venta se actualizarán al instante. No tendrá que ir corriendo a cada terminal ni imprimir nuevos menús.
• Gestión de múltiples puntos de venta desde un solo panel: los hoteles con varios restaurantes, bares, servicio de habitaciones y cafeterías spa pueden gestionar de forma centralizada los precios, los impuestos, los cargos por servicio y los descuentos. Los grupos de restaurantes con varios locales pueden mantener la coherencia de la marca y, al mismo tiempo, permitir ajustes locales en los precios. Este tipo de control es difícil con los sistemas tradicionales aislados.
• Flujos de trabajo hoteleros integrados con contabilización automática en las habitaciones: cuando su sistema POS en la nube se integra perfectamente con su PMS, como hace Tableview con Prostay, las cuentas de los restaurantes y bares se contabilizan directamente en la cuenta de la habitación correspondiente. No es necesario introducir los datos manualmente en recepción, se cometen menos errores y se simplifica el proceso de salida. Las inclusiones en los paquetes, como las tarifas con desayuno incluido, se pueden gestionar automáticamente.
• Análisis accesibles desde cualquier lugar: realice un seguimiento de los ingresos diarios por establecimiento, cubiertas, importe medio de la cuenta, artículos más vendidos y rendimiento del servidor desde cualquier dispositivo. Los propietarios que viajan entre propiedades o trabajan a distancia pueden tomar decisiones más inteligentes basadas en datos en tiempo real, en lugar de informes de hace una semana.
• Menores costes en comparación con los POS tradicionales: despídase de los servidores de bases de datos in situ, las licencias de Windows y las visitas de mantenimiento programadas. Los precios de suscripción facilitan la elaboración de presupuestos, y añadir nuevas propiedades o franquicias es solo una cuestión de configuración, no de proyectos de infraestructura.

POS en la nube frente a POS tradicionales in situ en hostelería

Muchos hoteles y restaurantes siguen utilizando sistemas de punto de venta de principios de la década de 2000, sistemas que en su día se consideraban de vanguardia, pero que ahora ralentizan su trabajo.

• Almacenamiento de datos: los POS tradicionales almacenan todo en un servidor local en su back office. Si ese servidor falla, se pierde el acceso a los datos de ventas y de clientes y es posible que no se puedan procesar las transacciones hasta que se repare. El POS en la nube almacena los datos en centros de datos seguros y redundantes con copias de seguridad automáticas y recuperación ante desastres.
• Actualizaciones de software: los sistemas antiguos necesitan actualizaciones programadas, que a menudo implican tiempo de inactividad y tarifas adicionales. El sistema POS basado en la nube se actualiza automáticamente en segundo plano, ofreciendo nuevas funciones como pedidos mediante QR y pagos sin contacto sin interrumpir su servicio.
• Escalabilidad: añadir un nuevo restaurante o un pop-up de temporada en un sistema tradicional implica comprar licencias, instalar hardware y realizar complejas conexiones de red. Con un sistema POS basado en la nube como Tableview, solo tiene que configurar el nuevo punto de venta en su panel de control, enviar las tabletas y empezar a utilizarlo en cuestión de días.
• Fiabilidad y modo sin conexión: ¿le preocupan los cortes de Internet? Las soluciones POS modernas basadas en la nube tienen modos sin conexión con almacenamiento en caché local. Siguen aceptando pagos durante breves caídas de conectividad y se sincronizan cuando se restablece la conexión. Los hoteles también deben contar con opciones de Internet de respaldo, como routers 4G, para tareas críticas.
• POS en la nube y PMS en la nube combinados: los hoteles obtienen el máximo beneficio cuando su POS y su sistema de gestión de propiedades funcionan como uno solo. Tableview y Prostay, diseñados por el mismo equipo, eliminan las brechas de integración. Los cargos fluyen sin problemas, los datos de los huéspedes se mantienen coherentes y usted trata con un solo proveedor, en lugar de tres.

Cómo Tableview y Prostay trabajan juntos para hoteles y resorts

Tableview es un POS para restaurantes y bares basado en la nube y creado específicamente para el sector hotelero. Aunque está basado en la nube, también funciona de forma local y sin conexión a través de aplicaciones dedicadas para productos Apple y Microsoft, así como para iPads y tabletas Android.

Prostay, su empresa hermana, es un PMS en la nube que gestiona las reservas, los perfiles de los huéspedes, el servicio de limpieza y la gestión de ingresos. Al estar diseñados conjuntamente, su integración es más profunda y fiable que las conexiones típicas de terceros.

• Integración bidireccional completa: cuando un camarero busca la habitación 412, ve el nombre del huésped, el número de confirmación y cualquier límite o restricción de crédito. Los cargos, incluidos los impuestos y las tasas de servicio, se transfieren directamente a la cuenta correcta en Prostay.
• Cobertura de todos los flujos de trabajo del hotel: esta integración cubre los cargos del restaurante, las cuentas del bar, el consumo del minibar, los pedidos del bar de la piscina, las compras en la cafetería del spa y los artículos del centro de actividades. Los cargos pueden dirigirse a folios individuales de huéspedes, maestros de grupo o cuentas de empresa.
• Menos fricciones en la recepción: al hacer el check-out, el folio de Prostay del huésped ya tiene todos los cargos del punto de venta de Tableview. El personal de recepción no tiene que volver a introducir los importes, lo que reduce los errores y agiliza las salidas.
• Visibilidad de múltiples propiedades: los equipos corporativos pueden comparar el rendimiento de F&B en todas las propiedades utilizando paneles de control unificados en la nube. Realice un seguimiento de las tendencias de ventas, los costes laborales y la rentabilidad sin tener que hacer malabarismos con hojas de cálculo.
• Cumplimiento normativo y registros de auditoría: cada cargo, anulación, descuento y reembolso de la habitación se registra con marcas de tiempo e identificaciones de usuario. Los informes consolidados simplifican las auditorías y ayudan a detectar rápidamente las discrepancias.

Características esenciales de un punto de venta basado en la nube para restaurantes y servicios de restauración de hoteles

No todos los puntos de venta basados en la nube gestionan bien los flujos de trabajo del sector hotelero; algunos son sistemas minoristas adaptados de forma torpe a los restaurantes. Esto es lo que realmente importa para sus establecimientos:

• Gestión de mesas y platos: planos visuales con colores que indican el estado de las mesas. Compatibilidad con la preparación de platos en secuencia. Pedidos por asiento para cenas elegantes y banquetes con cuentas separadas.
• Gestión de menús y modificadores: cree menús distintos para el desayuno, el almuerzo, la cena y la noche. Precios de happy hour que se activan automáticamente. Modificadores de venta adicional para extras como bebidas alcohólicas premium o guarniciones. Paquetes de ofertas con precio fijo o todo incluido.
• Características específicas para hoteles: busque habitaciones y huéspedes por nombre o número. Cargue los gastos a las habitaciones con un solo toque. Divida las cuentas entre el cargo a la habitación y el pago con tarjeta. Gestione las cuentas de la casa para residentes de larga duración o clientes corporativos.
• Capacidades de integración: conéctese a PMS (como Prostay), pasarelas de pago para el procesamiento integrado de pagos, software de contabilidad para entradas de diario automatizadas, gestión de inventario y plataformas de pedidos en línea.
• Gestión de inventario y recetas: realice un seguimiento del stock en bares y cocinas. Defina recetas para que cada venta deduzca los ingredientes automáticamente. Supervise el coste de los productos vendidos en tiempo real.
• Control de múltiples ubicaciones: comparta artículos entre locales y permita al mismo tiempo la fijación de precios locales por propiedad. Envíe los cambios en el menú a todas las ubicaciones o a puntos de venta específicos.

Seguridad, cumplimiento normativo y protección de datos en los TPV en la nube

A algunos les preocupa que los sistemas TPV basados en la nube supongan una menor seguridad para los datos de los clientes. En realidad, un software TPV en la nube bien diseñado suele ser más seguro que una máquina local situada debajo de la barra, ya que los proveedores de la nube invierten mucho en seguridad, algo que los locales individuales no pueden igualar.

• Cifrado en tránsito y en reposo: los datos viajan a través de conexiones cifradas y se almacenan cifrados en los entornos de los proveedores, lo que los protege contra el acceso no autorizado.
• Seguridad de los pagos y cumplimiento de la normativa PCI: los proveedores se encargan del cumplimiento de la normativa PCI DSS, utilizando la tokenización para que los números completos de las tarjetas nunca lleguen a su red local, lo que reduce la responsabilidad.
• Permisos basados en roles y registros de auditoría: controle quién puede hacer qué: los camareros pueden aceptar pagos, pero no emitir reembolsos; los bármanes pueden aplicar descuentos, pero no anular cheques. Cada acción se registra con el ID de usuario y la fecha y hora.
• Alineación normativa: los proveedores cumplen las leyes de protección de datos, como el RGPD y la CCPA. Las pilas integradas como Tableview + Prostay reducen la exposición de los datos al evitar múltiples sistemas desconectados.
• Mejores prácticas para los operadores: Imponer contraseñas seguras, habilitar la autenticación de dos factores, auditar regularmente a los usuarios y revocar inmediatamente el acceso cuando el personal abandone la empresa. Estas sencillas medidas evitan la mayoría de las infracciones.

Costes de un TPV basado en la nube para restaurantes y hoteles

La ventaja financiera del sistema TPV en la nube es un precio de suscripción predecible frente a las elevadas inversiones iniciales y los costes continuos de los sistemas heredados.

• Costes típicos: Suscripciones mensuales por punto de venta o terminal para el software de punto de venta. Suscripciones a PMS si se utiliza Prostay. Comisiones por procesamiento de pagos por transacción. Los complementos opcionales, como el inventario avanzado o los programas de fidelización, pueden tener un coste adicional.
• Costes de hardware: El punto de venta en la nube funciona con hardware común. Un restaurante pequeño puede necesitar unas cuantas tabletas, una impresora de recibos, una caja registradora y un terminal de tarjetas. Un hotel con varios puntos de venta puede instalar entre 15 y 20 terminales. Cambiar un dispositivo averiado es fácil: solo hay que volver a iniciar sesión en una nueva tableta.
• Ahorro al no tener infraestructura: sin servidores locales, sin licencias de Windows, sin TI dedicada para el punto de venta. La formación es más rápida gracias a las interfaces intuitivas de las tabletas. Estos ahorros se acumulan con el tiempo.
• Planificación presupuestaria: calcule el número de terminales, puntos de venta y volumen de pagos. Compare los precios de los proveedores con los costes actuales del sistema heredado. Muchos consideran que el software de punto de venta en la nube se amortiza en un año.
• Ventajas de la expansión: añadir nuevas propiedades o establecimientos de temporada es rápido y asequible con el punto de venta en la nube. La configuración sustituye a los proyectos de infraestructura.

Cómo elegir el punto de venta en la nube adecuado para su restaurante u hotel

Elegir el punto de venta adecuado significa adaptar las funciones a su negocio:

• Defina sus necesidades: un hotel boutique con un restaurante tiene necesidades diferentes a las de un complejo turístico con seis establecimientos. Tenga en cuenta su estilo de servicio, el número de comensales previsto y sus planes de crecimiento.
• Priorice la integración: si gestiona un alojamiento junto con un servicio de restauración, la integración del PMS es esencial. Tableview + Prostay es un buen ejemplo de solución totalmente integrada.
• Pruebe la usabilidad: solicite demostraciones en directo y pruebas con su personal. Asegúrese de que los camareros pueden abrir mesas fácilmente, introducir pedidos complejos, dividir cuentas y registrar gastos de habitación.
• Compruebe la escalabilidad y la hoja de ruta: asegúrese de que el proveedor admite pedidos mediante códigos QR, quioscos de autoservicio, plataformas de entrega y gestión de múltiples propiedades.
• Verifique la asistencia y la incorporación: el sector hotelero funciona por las noches y los fines de semana. Busque proveedores con un buen horario de asistencia, materiales de formación y ayuda para la migración.

Preguntas frecuentes sobre los TPV en la nube para el sector hotelero

¿Qué pasa si se cae Internet?

La mayoría de los sistemas TPV en la nube tienen modos offline que almacenan los pedidos y los pagos en caché localmente. Siguen funcionando durante breves cortes y se sincronizan cuando vuelven a estar online. Los hoteles también deben disponer de conexiones de respaldo, como routers 4G, para funciones críticas.

¿Puedo gestionarlo todo de forma remota?

Por supuesto. Los propietarios y gerentes pueden actualizar los menús, los precios, generar informes y gestionar el inventario desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar.

¿El POS en la nube es solo para grandes cadenas?

No. El POS en la nube se adapta tanto a un pequeño restaurante como a grandes complejos turísticos con múltiples establecimientos. Todo el mundo se beneficia de los menores costes de hardware, la fácil configuración y las modernas funciones.

¿Puedo migrar desde mi antiguo POS sin perder datos?

Normalmente sí. Los proveedores ayudan a exportar e importar su menú, recetas y perfiles de clientes. Ejecutar los sistemas antiguos y nuevos en paralelo durante la formación ayuda a facilitar la transición.

¿Por qué elegir un POS + PMS combinado como Tableview + Prostay?

Los sistemas separados requieren integraciones complejas y un mantenimiento continuo. Las soluciones combinadas eliminan las lagunas, reducen los errores y simplifican el soporte técnico.

Conclusión: por qué Tableview es el POS en la nube ideal para restaurantes y hoteles

Pasar del software POS tradicional al software POS en la nube es más que una simple cuestión tecnológica: es un cambio revolucionario para sus operaciones diarias. Obtiene control remoto, información en tiempo real, menos complicaciones informáticas y flexibilidad para crecer. Para los hoteles, la integración de POS y PMS significa huéspedes más satisfechos y una contabilidad más fluida.

• Tableview está diseñado para la hostelería. Gestiona mesas, modificadores, planos de planta y flujos de trabajo de hotel de forma nativa. Su estrecha integración con Prostay permite el cobro automático de las habitaciones y el análisis unificado de los huéspedes.
• Audite su configuración actual. Compare los costes y los quebraderos de cabeza de su sistema antiguo con una moderna pila en la nube con Tableview + Prostay. La mayoría considera que el cambio merece la pena.
• Empiece poco a poco. Pruebe una demo o una prueba piloto en un establecimiento. Compruebe el servicio más rápido, la mayor precisión y la visibilidad más clara. A continuación, implántelo en todo su negocio.

Los mejores sistemas POS basados en la nube no solo procesan pagos, sino que le ayudan a crecer de forma más inteligente al proporcionarle los datos, el control y la flexibilidad necesarios para tomar mejores decisiones cada día.