Sistema de Mensajería para Hoteles: Guía Completa de Comunicación con Huéspedes

Los huéspedes de los hoteles modernos quieren una comunicación rápida, fácil y que se integre en su vida digital. Durante décadas, las llamadas telefónicas y los correos electrónicos fueron las principales formas de comunicación en el sector hotelero. Pero ahora, los viajeros quieren algo nuevo. Los estudios demuestran que el 98 % de las personas que reciben mensajes de texto los abren, mientras que solo el 20 % de las personas que reciben correos electrónicos lo hacen. Esto convierte a los SMS en la mejor forma de comunicarse con los huéspedes de forma inmediata.

Un sistema de mensajes de texto para hoteles cambia la forma en que los hoteles se comunican con los huéspedes durante toda su estancia. Estas tecnologías avanzadas permiten a los huéspedes y al personal del hotel enviarse mensajes en tiempo real, lo que hace que los huéspedes estén más contentos, que las operaciones del hotel funcionen con mayor fluidez y que se abran nuevas formas de ganar dinero. Prostay Nexus es el sistema de mensajería más completo y totalmente integrado del sector hotelero. Se ha creado específicamente para hoteles que desean cambiar la forma en que se comunican con sus huéspedes.

Esta guía completa cubre todo lo que necesita saber sobre los sistemas de mensajería de texto para hoteles, desde cómo funcionan hasta cómo configurarlos, centrándose en cómo Prostay Nexus obtiene los mejores resultados para los hoteles y otras empresas del sector hotelero.

¿Qué es un sistema de mensajería de texto para hoteles?

Un sistema de mensajería de texto para hoteles es una forma de que los hoteles y sus visitantes envíen y reciban mensajes de texto sin ningún problema. Los huéspedes pueden utilizar estas tecnologías avanzadas para enviar y recibir mensajes de texto en lugar de hacer llamadas telefónicas o enviar correos electrónicos. Pueden hacerlo desde cualquier dispositivo móvil sin tener que descargar ningún programa adicional.

Los sistemas profesionales de mensajería de texto para hoteles son diferentes de las herramientas habituales de envío masivo de SMS, ya que funcionan en estrecha colaboración con los sistemas de gestión de propiedades para proporcionar mensajes personalizados y adaptados al contexto. Combinan SMS, WhatsApp, correo electrónico y mensajes de agencias de viajes online en una interfaz fácil de usar que el personal del hotel puede manejar fácilmente.

Lo mejor de la mensajería para huéspedes de hotel es que cualquiera puede utilizarla y les llega de inmediato. Los huéspedes reciben los mensajes al instante en sus teléfonos, y los hoteles pueden funcionar con mayor fluidez y ofrecer un mejor servicio.

Prostay Nexus es el mejor software de mensajería de texto para hoteles del mercado. Funciona perfectamente con los sistemas hoteleros existentes y es una solución completa. Prostay Nexus no es como otras herramientas de mensajería, ya que se ha creado específicamente para el sector hotelero. Cuenta con funciones que satisfacen las necesidades específicas de comunicación de los hoteles y sus clientes.

Cómo funcionan los sistemas de mensajería de texto para hoteles

Los sistemas de mensajería de texto para hoteles funcionan conectándose de forma inteligente a la infraestructura actual del hotel, lo que facilita la comunicación entre los huéspedes y el establecimiento. El proceso tecnológico comienza cuando el sistema de gestión del establecimiento introduce inmediatamente la información de los huéspedes en la plataforma de mensajería. Esto permite a los huéspedes empezar a comunicarse entre sí nada más realizar la reserva.

El sistema se conecta a los números de teléfono del hotel y a otros canales de comunicación con los que los visitantes ya están familiarizados. Esto garantiza que los huéspedes puedan ponerse en contacto con el establecimiento de la forma a la que están acostumbrados. Cuando los visitantes envían mensajes de texto al número principal del hotel, la plataforma los envía automáticamente al empleado adecuado en función del tipo de pregunta y de los flujos de trabajo que se han configurado previamente.

Prostay Nexus lleva esta función al siguiente nivel con una amplia conexión PMS que le permite ver las estadísticas de los visitantes, el estado de las habitaciones y las preferencias en tiempo real. Esta conexión permite al personal dar respuestas relevantes para la situación sin tener que buscar los datos manualmente, lo que agiliza y mejora considerablemente la precisión de las respuestas.

Los activadores de mensajes automatizados son la parte más importante de la mensajería de texto eficiente en los hoteles. Envían mensajes personalizados basados en determinadas etapas de la estancia de los huéspedes y en las actividades del hotel. Estos activadores se utilizan para confirmaciones de reservas, instrucciones antes de la llegada, notificaciones de registro y seguimientos después de la estancia. Garantizan que los huéspedes siempre reciban la misma información sin tener que hacer nada manualmente.

La IA de la plataforma aprende constantemente de las interacciones de los visitantes, lo que hace que las respuestas sean más precisas y permite comunicaciones futuras más personalizadas basadas en las preferencias y los patrones de comportamiento de cada persona.

Los sistemas de mensajería de texto para hoteles tienen varias ventajas importantes.

Los sistemas de mensajería de texto para hoteles cambian la forma en que funcionan las cosas y cómo se sienten los huéspedes durante su estancia en todos los sentidos. Estas ventajas van más allá de mejorar la comunicación; también añaden un valor real tanto para los visitantes como para el personal del hotel.

La comunicación instantánea hace que los huéspedes estén más contentos.

Los viajeros de hoy en día esperan respuestas rápidas a sus preguntas y necesidades. El software de mensajería para huéspedes de hotel satisface esta necesidad al permitirles hablar con el personal del hotel a cualquier hora del día o de la noche, lo que les conecta con los servicios del hotel de forma inmediata. Según un estudio, más del 85 % de los clientes de hoteles prefieren enviar mensajes de texto a hablar por teléfono, especialmente para preguntas y solicitudes rutinarias.

Menos trabajo para el personal gracias a la automatización inteligente

Los mensajes automatizados se encargan de las preguntas habituales sobre las instalaciones del hotel, las políticas y la información local, lo que permite al personal centrarse en las necesidades más complicadas de los clientes y en los encuentros de mayor valor. Esta automatización reduce considerablemente el número de llamadas a la recepción, al tiempo que mantiene la misma calidad de servicio en todos los puntos de contacto con los huéspedes.

Ganar más dinero mediante mensajes estratégicos

Los sistemas de mensajería de texto para hoteles abren a los clientes nuevas formas de ganar dinero mediante esfuerzos promocionales y de venta adicional dirigidos. Los datos muestran que las ofertas de ventas adicionales recibidas entre 2 y 3 horas después del registro tienen tasas de conversión entre un 40 % y un 60 % más altas que las proporcionadas en otros momentos. Esto demuestra lo importante que es sincronizar estratégicamente los contactos con los huéspedes.

Mayor eficiencia en las operaciones

La gestión unificada de las comunicaciones reúne todas las interacciones con los visitantes en una sola plataforma, por lo que no tiene que lidiar con la complicación de gestionar varios canales de comunicación por separado. Este método más sencillo agiliza las respuestas, reduce los malentendidos y garantiza que el personal pueda ver siempre el historial completo de las conversaciones.

Interacciones personalizadas que fidelizan a los huéspedes

Cuando se habla con los huéspedes teniendo en cuenta sus preferencias, su historial de estancias y su comportamiento en tiempo real, se crean recuerdos que les hacen volver. La posibilidad de enviar mensajes útiles y oportunos durante el viaje del huésped aumenta considerablemente los índices de satisfacción y las opiniones en línea.

Comunicación con Prostay Nexus sobre el viaje del huésped

Mensajes antes de la llegada

La experiencia del visitante comienza mucho antes de su llegada, y Prostay Nexus aprovecha al máximo este importante momento enviando mensajes inteligentes antes de la llegada. Las confirmaciones de reserva automatizadas incluyen toda la información sobre la reserva, el hotel y una carta de bienvenida personalizada que crea expectativas favorables desde el momento de la reserva.

Las instrucciones previas a la estancia eliminan los problemas frecuentes que tienen los huéspedes antes de llegar, ya que les proporcionan información detallada sobre el proceso de registro, el aparcamiento y consejos útiles para llegar al hotel, específicos para las necesidades de cada huésped. La tecnología añade automáticamente las preferencias de los huéspedes que se recopilaron durante el proceso de reserva, lo que garantiza que cada mensaje sea personal y no genérico.

Las recomendaciones sobre la zona y las actualizaciones meteorológicas demuestran que está ofreciendo un servicio proactivo que hace que los huéspedes estén más preparados y contentos. Estos mensajes hacen que el hotel parezca un experto local bien informado y hacen que la gente se entusiasme con su estancia prevista.

Comunicación durante la estancia

Prostay Nexus facilita el envío en tiempo real de cualquier solicitud de servicio de los huéspedes durante la estancia. Los huéspedes pueden enviar un mensaje de texto al departamento adecuado con toda la información sobre su solicitud y el estado de la habitación, tanto si necesitan ayuda con el servicio de limpieza, el mantenimiento o el servicio de habitaciones.

Los huéspedes pueden obtener respuestas a sus preguntas sobre las instalaciones del hotel y las actividades de la zona de inmediato, sin tener que ponerse en contacto con la recepción ni acudir a ella. El enrutamiento inteligente del sistema garantiza que las preguntas se dirijan al personal adecuado, lo que mejora la calidad de las respuestas y la rapidez de la resolución.

Los registros proactivos durante la estancia demuestran que el personal está atento y puede detectar los problemas antes de que empeoren. Estos puntos de contacto demuestran que realmente se preocupa por la satisfacción de sus huéspedes y le brindan la oportunidad de solucionar cualquier problema que surja.

Las notificaciones sobre eventos y ofertas especiales en los servicios del hotel se envían en el momento más adecuado en función del comportamiento y los gustos de los huéspedes, lo que mantiene su interés sin abrumarlos con demasiada información.

Interacción después de la estancia

Después de que el huésped se marcha, la relación continúa a través de una interacción planificada después de la estancia, cuyo objetivo es conseguir más reservas y buenas valoraciones. Las confirmaciones automáticas de salida le ofrecen un resumen de su factura final e información sobre cuándo debe marcharse, lo que garantiza que su estancia termine sin problemas.

Las notas de agradecimiento que muestran lo mucho que aprecia las visitas de sus huéspedes ayudan a mantener los buenos recuerdos de la experiencia en el hotel y a conservar la conexión personal que estableció durante la visita.

Estos mensajes suelen mencionar servicios específicos que se han disfrutado o experiencias con el personal que se han recordado.

Las solicitudes de reseñas que incluyen enlaces directos a las plataformas de comentarios preferidas facilitan que los visitantes satisfechos compartan sus buenas experiencias y proporcionen a los hoteles información útil que pueden utilizar para mejorar. Programar estratégicamente estas consultas aumenta considerablemente el número de personas que responden y la calidad de las reseñas.

Las futuras ofertas de reserva y los cambios en el programa de fidelización mantienen el interés de los antiguos visitantes, ya que les ofrecen ofertas exclusivas y ventajas para miembros que se adaptan a sus preferencias y patrones de estancia.

Funciones avanzadas de Prostay Nexus

Automatización con IA

Prostay Nexus utiliza IA avanzada para responder automáticamente a preguntas comunes sobre la política del hotel, las instalaciones y la información local. Este sistema de IA capta las sutilezas y el contexto del lenguaje normal, por lo que ofrece respuestas correctas y útiles que parecen más personales que robóticas.

El enrutamiento inteligente de mensajes analiza el contenido de las consultas de los huéspedes y las envía al departamento adecuado del hotel en función del tipo de solicitud, su urgencia y los conocimientos del personal. Esta distribución inteligente garantiza que los huéspedes reciban ayuda de expertos, al tiempo que asegura que los miembros del personal trabajen de forma más eficiente.

La mensajería predictiva analiza cómo actúan los visitantes y qué les gusta para proporcionarles información útil y ofertas antes incluso de que sepan que las necesitan. Este servicio que se anticipa a las necesidades muestra una gran hospitalidad y abre oportunidades naturales de venta adicional.

Los métodos de escalado detectan automáticamente los problemas complicados que necesitan ayuda humana, lo que garantiza que las situaciones delicadas reciban una atención rápida por parte de miembros del personal cualificados, al tiempo que se mantiene una comunicación fluida.

Centro de comunicación unificado

El centro de comunicación unificado de la plataforma combina SMS, WhatsApp, correo electrónico y mensajes OTA en un panel de control fácil de usar, lo que hace que la comunicación sea menos confusa. Esta centralización garantiza que no se pierda ningún mensaje de los visitantes y ofrece acceso completo a todos los canales de comunicación.

El seguimiento completo del historial de conversaciones mantiene registros exhaustivos de todas las interacciones de los visitantes en todos los canales y períodos de estancia. Esto garantiza que el servicio sea siempre el mismo y que las decisiones se puedan tomar basándose en toda la información, independientemente de quién se encargue de la siguiente comunicación.

Las herramientas de colaboración en equipo facilitan a los departamentos del hotel el traspaso de tareas entre sí, de modo que los visitantes nunca tienen que esperar por el servicio cuando sus solicitudes requieren la intervención de más de un equipo. Algunas de estas funciones son la posibilidad de enviar mensajes dentro del sistema, asignar tareas y realizar un seguimiento de cómo se resuelven los problemas.

El seguimiento del estado de los mensajes en tiempo real permite a los hoteles ver inmediatamente cuándo se envían, se ven y se responden los mensajes. Esto ayuda a los hoteles a mantener los estándares de servicio y a encontrar formas de mejorar.

Usos en los negocios

Los sistemas de mensajería de texto para hoteles son excelentes para hacer que ciertas partes del negocio funcionen con mayor fluidez, lo que afecta directamente a la satisfacción de los huéspedes y a la productividad del personal. Con los sistemas de mensajería integrados, los clientes pueden pedir el servicio de habitaciones, consultar los menús y comprobar el estado de su entrega sin tener que hacer llamadas telefónicas ni descargar aplicaciones. Este enfoque optimizado reduce los errores al tomar pedidos y facilita la gestión del flujo de trabajo de la cocina.

Los horarios de limpieza y las solicitudes especiales de los huéspedes que pasan por un sistema de mensajería central hacen que el servicio de limpieza sea mucho más eficiente. El personal recibe actualizaciones en tiempo real sobre los cambios en el estado de las habitaciones, las horas de salida de los visitantes y las necesidades de limpieza especializadas, lo que les permite ofrecer un mejor servicio.

La gestión de las solicitudes de mantenimiento a través de sistemas de mensajería de texto garantiza que los problemas con la propiedad reciban la atención oportuna, con los niveles de prioridad adecuados y el seguimiento de cuándo se resuelven. Los huéspedes pueden informar rápidamente de sus inquietudes y el personal de mantenimiento obtiene información específica e imágenes que les ayudan a encontrar las soluciones adecuadas.

La integración del sistema de mensajería es de gran ayuda para los servicios de conserjería. Permite al personal gestionar rápidamente las reservas de restaurantes, los arreglos de transporte y las reservas de actividades, al tiempo que mantiene registros completos de las preferencias de los huéspedes para futuras estancias.

La asistencia en recepción va más allá de simplemente hablar con las personas en el mostrador. Los sistemas de mensajería pueden ayudar con el registro de entrada y salida, las preguntas sobre facturación y las solicitudes de información general. Esto facilita a los huéspedes el acceso al hotel, lo que les hace más felices y reduce el tráfico en el vestíbulo en las horas punta.

Capacidad de Prostay Nexus para conectarse con otros sistemas

Prostay Nexus funciona con Opera, Maestro y RoomKey, que son los principales sistemas de gestión de propiedades. Esto significa que funcionará con la infraestructura existente del hotel. Esta conexión integral elimina los silos de datos y garantiza que la información de los huéspedes, el estado de las habitaciones y los detalles de facturación estén siempre actualizados.

Cuando se conecta con los motores de reserva de hoteles y las plataformas de gestión de canales, puede comunicarse con todos sus huéspedes de la misma manera, independientemente de dónde hayan reservado. Los huéspedes reciben el mismo mensaje independientemente de cómo hayan reservado su estancia, ya sea a través de la página web del hotel o de una página web de terceros.

Las funciones de mensajería funcionan con los sistemas telefónicos y los centros de contacto existentes del hotel, por lo que no los sustituyen. Este método garantiza el buen funcionamiento y asegura que la comunicación sea lo más eficaz posible en todos los canales.

La conectividad API le permite integrar software propio del hotel y aplicaciones de terceros, lo que ofrece más opciones a los hoteles con necesidades operativas específicas o inversiones tecnológicas existentes.

Al sincronizarse con las bases de datos de perfiles de huéspedes y los sistemas de programas de fidelización, el material de mensajería puede mostrar el estado actual de los miembros, sus preferencias y las recompensas disponibles. Esto hace que las comunicaciones con los huéspedes sean más relevantes y útiles.

Funciones de generación de ingresos

Los sistemas de mensajería de texto en los hoteles modernos son una forma estupenda de ganar dinero, ya que envían mensajes personalizados a los huéspedes sobre mejoras de habitaciones, servicios de spa y experiencias gastronómicas. Prostay Nexus analiza los perfiles de los huéspedes, los motivos de su estancia y su comportamiento en tiempo real para enviarles ofertas en el momento ideal y sin que se sientan presionados.

Durante las épocas en las que los hoteles no están llenos, llevar a cabo campañas promocionales de los servicios del hotel puede ayudarles a sacar el máximo partido a su inventario existente, al tiempo que ofrece a los clientes excelentes formas de mejorar sus estancias. Basándose en las preferencias y el comportamiento histórico, estos anuncios pueden dirigirse a determinados grupos de huéspedes.

Las ofertas personalizadas basadas en las estancias y preferencias anteriores de los huéspedes demuestran un gran servicio y generan más ingresos. Por ejemplo, a los clientes que ya han programado tratamientos de spa se les pueden mostrar paquetes de tratamientos especiales, y a los viajeros de negocios se les pueden mostrar servicios e instalaciones que les ayuden a ser más productivos.

El marketing por SMS le permite realizar reservas de última hora y ofrecer ventas flash, lo que atrae a personas que ya se han alojado con usted anteriormente y a aquellas que están interesadas en hacerlo de inmediato. Los mensajes de texto son ideales para promociones urgentes que requieren una respuesta inmediata, ya que son muy rápidos.

La integración de promociones de socios permite a los hoteles obtener beneficios de sus conexiones con sitios y actividades locales, al tiempo que ofrece a los visitantes experiencias personalizadas que hacen que sus viajes sean más agradables.

Configuración e implementación

El primer paso para implementar Prostay Nexus es un proceso de implementación completo respaldado por profesionales técnicos que conocen el funcionamiento del sector hotelero. El breve periodo de implementación mantiene el buen funcionamiento de las operaciones diarias, al tiempo que garantiza que todas las funciones del sistema funcionen correctamente desde el principio.

Los programas de formación para el personal incluyen todas las capacidades del sistema y las mejores formas de comunicarse, para que todos los miembros del equipo se sientan cómodos utilizando la plataforma para ofrecer un excelente servicio a los huéspedes. Los módulos de formación abarcan una amplia gama de funciones, desde la gestión de la recepción hasta la supervisión de la administración y la comprensión de las estadísticas.

Los hoteles pueden mantener su lenguaje de marca y su forma de comunicarse en todos sus mensajes automatizados y manuales personalizando las plantillas de mensajes. Esta personalización garantiza que todas las comunicaciones con los huéspedes estén en consonancia con la personalidad y los estándares de servicio del establecimiento.

Antes de que todo el sistema entre en funcionamiento, los procesos de prueba comprueban que los huéspedes puedan comunicarse sin problemas. Esto incluye comprobar que los mensajes se entreguen, que el sistema funcione con otros sistemas y que los flujos de trabajo del personal sean correctos. Este exhaustivo método de prueba evita que se produzcan problemas de comunicación durante la importante fase de implementación.

El soporte continuo y la optimización del sistema basados en los comentarios y los patrones de uso de los hoteles garantizan que Prostay Nexus siga ofreciendo el máximo valor mucho después de su primera instalación. Los hoteles se mantienen a la vanguardia de la tecnología de comunicación con los huéspedes actualizando regularmente sus sistemas y añadiendo nuevas funciones.

El sector hotelero está en constante evolución para que la comunicación con los visitantes sea más personal y eficaz. Los hoteles que utilizan los sistemas de mensajería de texto actuales tendrán éxito a largo plazo. Prostay Nexus tiene todas las herramientas que necesitan para mejorar la interacción con los huéspedes, hacer que las operaciones sean más eficientes y aumentar los ingresos mediante la mensajería inteligente.

Los hoteles que utilizan Prostay Nexus obtienen el mejor software de mensajería para huéspedes del mercado, junto con el apoyo de expertos en el sector hotelero y resultados probados. El enfoque holístico de la plataforma para la comunicación con los huéspedes garantiza que cada encuentro se sume a las excelentes experiencias que hacen que los huéspedes estén contentos, sean fieles y dejen buenas opiniones.

¿Está listo para cambiar la forma en que su hotel se comunica con los huéspedes? Descubra cómo Prostay Nexus puede cambiar la forma en que su complejo envía mensajes y hacer que los huéspedes estén más contentos y las operaciones se desarrollen con mayor fluidez.