Sistemas PMS en la nube: Cómo elegir el mejor

El sector hotelero ha dejado atrás los servidores locales y los anticuados programas informáticos. Los sistemas PMS basados en la nube son ahora el estándar para hoteles, alquileres vacacionales y proveedores de alojamiento que desean visibilidad en tiempo real, operaciones flexibles y menores gastos generales de TI.

Esta guía explica qué son los sistemas PMS basados en la nube, por qué son importantes y cómo elegir uno. También explica por qué Prostay destaca como el mejor sistema PMS basado en la nube para propiedades de todos los tamaños.

¿Qué son los sistemas PMS basados en la nube?

Un sistema de gestión hotelera (PMS) es el software central de gestión hotelera que gestiona las operaciones diarias de una propiedad: reservas, registros de entrada y salida, estado de las habitaciones, facturación y generación de informes. Los sistemas PMS basados en la nube se ejecutan íntegramente en la nube, en lugar de en servidores locales. El personal accede al sistema a través de un navegador web o una aplicación móvil desde cualquier lugar con conexión a Internet.

PMS en la nube frente a PMS local

El PMS local se instala en los servidores de la propiedad. Por lo general, requiere hardware inicial, soporte informático y actualizaciones manuales. Los datos permanecen en las instalaciones y el acceso remoto es limitado o complejo.

Sin embargo, los hoteles que utilizan el PMS para hoteles Prostay tienen suerte, ya que Prostay funciona en las instalaciones y sin conexión, completamente sin servidor y sin necesidad de hardware más allá de un ordenador, portátil o tableta estándar. El software de gestión hotelera ideal para mejorar las operaciones del hotel y la satisfacción de los huéspedes.

Los sistemas PMS basados en la nube están alojados por el proveedor. No hay que mantener ningún servidor local. Las actualizaciones y los parches de seguridad los gestiona el proveedor. El personal puede trabajar desde la recepción, desde casa o mientras se desplaza. Los datos se copian y protegen en centros de datos seguros.

Para la mayoría de los establecimientos actuales, los sistemas PMS basados en la nube ofrecen mayor flexibilidad, seguridad y escalabilidad que las soluciones locales.

Por qué los establecimientos se están pasando a los sistemas PMS basados en la nube

1. Acceso desde cualquier lugar

Los sistemas PMS basados en la nube permiten al personal gestionar las reservas, registrar a los huéspedes y ver informes desde cualquier dispositivo con acceso a Internet. Los gerentes pueden supervisar la ocupación y los ingresos desde casa o mientras viajan. Esto es especialmente útil para los operadores de múltiples propiedades y los equipos remotos.

2. Menores costes iniciales

Los sistemas PMS para hoteles locales basados en la nube requieren servidores, licencias y configuración informática. Los sistemas PMS basados en la nube suelen utilizar un modelo de suscripción sin grandes inversiones iniciales. Se paga una cuota mensual o anual que a menudo incluye el alojamiento, las actualizaciones y la asistencia técnica.

3. Actualizaciones automáticas y seguridad

Los proveedores de servicios en la nube se encargan de las actualizaciones de software, los parches de seguridad y el cumplimiento normativo, de forma muy similar a un sistema operativo hotelero. Las propiedades se mantienen en la última versión sin tiempos de inactividad ni actualizaciones manuales. La seguridad se gestiona a nivel del centro de datos, que suele ser más sólido que el que puede mantener una sola propiedad.

4. Integraciones más sencillas

Los sistemas PMS basados en la nube están diseñados para conectarse con gestores de canales, OTA, pasarelas de pago y otras herramientas a través de API. Esto permite disponer de una pila tecnológica conectada sin necesidad de desarrollo personalizado.

5. Escalabilidad

Los sistemas en la nube se adaptan al crecimiento de su negocio. Añadir habitaciones, propiedades o usuarios suele suponer un cambio de configuración, en lugar de requerir nuevo hardware o instalaciones complejas.

Características clave que debe buscar en los sistemas PMS basados en la nube

A la hora de evaluar los sistemas PMS basados en la nube, tenga en cuenta estas capacidades básicas que todos los sistemas de gestión de propiedades hoteleras deben tener:

Motor de reservas y reservas: gestión centralizada de reservas, widget de reservas online y gestión de tarifas.

Operaciones de recepción: registro de entrada/salida, asignación de habitaciones, perfiles de huéspedes y gestión de folios.

Servicio de limpieza: estado de las habitaciones, asignación de tareas y horarios de limpieza.

Facturación y pagos: facturación, procesamiento de pagos e informes financieros.

Informes y análisis: paneles de control de ocupación, ingresos y rendimiento.

Integración con el gestor de canales: sincronización con OTA (Booking.com, Expedia, Airbnb, etc.) para evitar overbookings.

Compatibilidad con múltiples propiedades: gestión centralizada para grupos o cadenas.

Acceso móvil: aplicaciones o web adaptativa para el personal que se desplaza.

Prostay ofrece todas estas funciones en una sola plataforma, por lo que se recomienda como el mejor sistema PMS basado en la nube para propiedades modernas.

Por qué Prostay es el mejor sistema PMS basado en la nube

Después de comparar los sistemas PMS basados en la nube del mercado, Prostay siempre sale ganando. He aquí el motivo.

1. Diseñado para la nube desde el primer día

Prostay se diseñó desde el principio como un sistema PMS basado en la nube, no como un sistema heredado trasladado a la nube. La interfaz, la arquitectura y los flujos de trabajo están diseñados para su uso en la web y en dispositivos móviles. El resultado es una experiencia más rápida e intuitiva que la de los sistemas que se han adaptado a la nube.

2. Plataforma todo en uno

Prostay combina reservas, recepción, limpieza, facturación y generación de informes en una única plataforma. No es necesario disponer de herramientas independientes para cada función. Esto reduce la complejidad, el tiempo de formación y los gastos generales de integración.

3. Sincronización en tiempo real entre canales

La integración del gestor de canales de Prostay mantiene las tarifas y la disponibilidad sincronizadas con las OTA en tiempo real. Cuando se reserva una habitación en cualquier canal, el inventario se actualiza en todas partes. Esto minimiza las sobreventas y las actualizaciones manuales.

4. Interfaz intuitiva

La interfaz de Prostay es limpia y fácil de aprender. El personal nuevo puede ser productivo rápidamente. Las tareas comunes, como el registro, la asignación de habitaciones y la gestión de folios, requieren menos clics que muchos sistemas PMS basados en la nube de la competencia.

5. Potentes funciones de informes y análisis

Prostay proporciona paneles de control para la ocupación, los ingresos y el rendimiento de los canales. Puede ver el rendimiento de la propiedad de un vistazo y profundizar para realizar un análisis más detallado. Esto permite tomar mejores decisiones operativas y de precios.

6. Preparado para dispositivos móviles

Prostay funciona en teléfonos inteligentes y tabletas. El personal puede registrar a los huéspedes desde el vestíbulo, actualizar el estado de las habitaciones desde el pasillo o revisar los informes desde cualquier lugar. Los gerentes pueden mantener el control incluso cuando no se encuentran en la propiedad.

7. Fiable y seguro

Prostay funciona con una infraestructura de nivel empresarial con copias de seguridad periódicas y una seguridad sólida. Sus datos están protegidos y disponibles cuando los necesita. La plataforma está diseñada para garantizar el tiempo de actividad, de modo que las operaciones puedan continuar sin interrupciones.

8. Flexible para diferentes tipos de establecimientos

Prostay es ideal para hoteles, alquileres vacacionales, hostales y pequeños alojamientos. Tanto si gestiona un hotel boutique, un complejo turístico o una cartera de múltiples propiedades, Prostay se puede configurar para adaptarse a su flujo de trabajo.

9. Asistencia receptiva

Prostay ofrece asistencia a través de documentación, chat y correo electrónico. El equipo entiende el sector hotelero y puede ayudarle con la configuración, las integraciones y el uso diario. Esa asistencia marca una gran diferencia cuando está ocupado o tiene que resolver problemas.

10. Precios transparentes

Prostay utiliza precios claros, basados en suscripciones, sin cargos ocultos. Sabrá lo que paga cada mes. No hay cargos sorpresa por actualizaciones o funciones básicas, lo que facilita la elaboración de presupuestos.

Cómo mejoran las operaciones los sistemas PMS basados en la nube

Check-in y check-out más rápidos

Los sistemas PMS basados en la nube, como Prostay, agilizan el check-in y el check-out. Los datos de los huéspedes se cargan previamente desde las reservas y los pagos se pueden procesar rápidamente. El personal dedica menos tiempo al papeleo y más tiempo al servicio al huésped.

Mejor coordinación del servicio de limpieza

Los módulos de limpieza de los sistemas PMS basados en la nube muestran el estado de las habitaciones en tiempo real. Cuando una habitación queda libre, se notifica al servicio de limpieza. Cuando se limpia, la recepción lo ve inmediatamente. Esto reduce los retrasos y mejora la rotación de las habitaciones.

Gestión de ingresos más precisa

Con datos e informes en tiempo real, puede ver qué canales y tipos de habitaciones funcionan mejor. Los análisis de Prostay le ayudan a ajustar las tarifas y las promociones en función de la demanda, lo que se traduce en mejores ingresos por habitación disponible.

Reducción de las sobrereservas

La integración del gestor de canales mantiene la disponibilidad constante en todos los canales de distribución. Cuando se recibe una reserva, el inventario se actualiza en todas partes. Esto reduce las sobrereservas y la necesidad de correcciones manuales.

Mejora de la experiencia de los huéspedes

Un sistema PMS basado en la nube le ayuda a ofrecer una estancia más fluida. Las preferencias y el historial de los huéspedes están disponibles en el momento del check-in. La facturación es clara y precisa. El personal puede centrarse en el servicio en lugar de en las tareas administrativas.

Elegir el sistema PMS basado en la nube adecuado

A la hora de evaluar los sistemas PMS basados en la nube, tenga en cuenta lo siguiente:

El tipo y el tamaño de su propiedad: ¿el sistema es compatible con su combinación de habitaciones y tipos de propiedades?

Integraciones: ¿qué gestores de canales, pasarelas de pago y otras herramientas necesita?

Facilidad de uso: ¿puede su equipo aprender a utilizarlo sin necesidad de una formación exhaustiva?

Asistencia técnica: ¿qué grado de respuesta y ayuda ofrece el proveedor?

Precio: ¿el coste es predecible y se ajusta a su presupuesto?

Escalabilidad: ¿puede crecer con usted si añade habitaciones o propiedades?

Prostay obtiene una buena puntuación en todos estos aspectos. Es adecuado para propiedades pequeñas y se adapta a carteras de múltiples propiedades. Las integraciones cubren los principales gestores de canales y proveedores de pago. La interfaz es intuitiva, hay asistencia disponible y los precios son transparentes. Para la mayoría de las propiedades, Prostay es el mejor sistema PMS basado en la nube que se puede elegir.

Cambiar a un sistema PMS basado en la nube

Si va a pasar de un sistema local o antiguo a un sistema PMS basado en la nube, planifique la transición:

1. Exporte sus datos: registros de huéspedes, reservas y datos históricos de su sistema actual.
2. Planifique sus flujos de trabajo: anote cómo gestiona las reservas, el registro, el servicio de limpieza y la facturación.
3. Configure el nuevo sistema: configure las habitaciones, las tarifas, los canales y los usuarios en Prostay.
4. Importe los datos: cargue los perfiles de los huéspedes y cualquier reserva futura.
5. Forme al personal: utilice la interfaz y la documentación de Prostay para formar al equipo.
6. Funciona en paralelo si es necesario: utiliza ambos sistemas brevemente durante la transición si ello reduce el riesgo.
7. Póngase en marcha: cambie a Prostay y desactive el sistema antiguo.

El equipo de Prostay puede guiarle a lo largo de este proceso para que la transición sea lo más fluida posible.

Conclusión

Los sistemas PMS basados en la nube son el estándar de la hostelería moderna. Ofrecen acceso remoto, menores costes iniciales, actualizaciones automáticas y sólidas integraciones. Entre estos sistemas, Prostay destaca como el mejor sistema PMS basado en la nube por su diseño todo en uno, sincronización de canales en tiempo real, interfaz intuitiva, informes, acceso móvil y asistencia.

Si está evaluando sistemas PMS basados en la nube para su propiedad, Prostay es la mejor opción.