El Futuro de la Hospitalidad: Check-In sin Contacto en Hoteles

El sector hotelero se encuentra en un punto de inflexión en el que las expectativas de los huéspedes se unen a la eficiencia operativa, todo ello gracias a una tecnología revolucionaria: el check-in sin contacto. Hoy en día, más del 71 % de los viajeros prefieren hoteles que ofrecen opciones de autoservicio sin contacto, especialmente los viajeros de la generación Z y los  viajeros millennials. Por lo tanto, la verdadera pregunta no es si debe adoptar esta tecnología, sino con qué rapidez puede implementarla con éxito.

Los huéspedes esperan ahora experiencias fluidas y tecnológicas que se ajusten a la comodidad de la que disfrutan en otros ámbitos de su vida. Si bien la pandemia ha acelerado esta tendencia, el deseo de eficiencia, control y servicio personalizado ha convertido el check-in sin contacto en un elemento permanente en el sector hotelero.

Esta guía cubre todo lo que necesita saber para incorporar el check-in sin contacto a su establecimiento, desde los fundamentos de la tecnología hasta la medición del retorno de la inversión y la preparación para lo que vendrá después. Tanto si gestiona un acogedor hotel boutique como una gran cadena hotelera, estos conocimientos y consejos prácticos le ayudarán a mejorar la experiencia de sus huéspedes y a optimizar sus operaciones.

¿Qué es el registro de entrada sin contacto?

El registro de entrada sin contacto permite a los huéspedes del hotel completar su proceso de llegada de forma digital, utilizando teléfonos inteligentes o quioscos de autoservicio, sin necesidad de interactuar cara a cara con el personal de recepción. A través de este proceso de registro digital, los huéspedes pueden cargar su identificación, gestionar los pagos, recibir llaves digitales de la habitación y acceder a sus habitaciones, todo ello desde sus dispositivos móviles o navegadores web.

La tecnología se conecta directamente a su sistema de gestión hotelera (PMS), automatizando la asignación de habitaciones, la autorización de pagos y la entrega de llaves. Cuando los huéspedes llegan, pueden saltarse las colas habituales de la recepción e ir directamente a sus habitaciones utilizando llaves digitales o códigos enviados directamente a sus teléfonos.

A continuación, le ofrecemos un resumen de cómo funciona normalmente el registro sin contacto:

1. Notificación previa a la llegada: los huéspedes reciben un enlace seguro por SMS o correo electrónico entre 24 y 48 horas antes de su llegada.
2. Registro digital: los huéspedes completan el registro en su dispositivo, subiendo su documento de identidad y confirmando los datos de pago.
3. Asignación de habitaciones: el PMS asigna automáticamente las habitaciones en función de la disponibilidad y las preferencias de los huéspedes.
4. Entrega de llaves digitales: los huéspedes reciben llaves digitales a través de aplicaciones, códigos SMS o correo electrónico.
5. Acceso directo a la habitación: los huéspedes utilizan sistemas de entrada sin llave para dirigirse directamente a sus habitaciones.

Más del 71 % de los viajeros prefieren ahora los hoteles que ofrecen opciones de autoservicio sin contacto, especialmente los huéspedes más jóvenes que han crecido con los teléfonos inteligentes, por lo que no se trata solo de una cuestión de comodidad. Se trata de un cambio fundamental en la forma en que los huéspedes quieren interactuar con los hoteles.

Todo el proceso de registro puede durar menos de dos minutos, en comparación con los 8-15 minutos tradicionales en la recepción. Esto ahorra tiempo a los huéspedes deseosos de instalarse y ayuda a los hoteles a gestionar con fluidez los periodos de registro más concurridos.

Gracias a la perfecta integración del sistema de gestión de la propiedad, el registro sin contacto no funciona de forma aislada. Se sincroniza en tiempo real con las operaciones de su hotel, de modo que los equipos de limpieza, mantenimiento y servicios al huésped reciben una notificación instantánea cuando llegan los huéspedes y pueden ofrecer un servicio proactivo.

Ventajas clave de implementar el check-in sin contacto

El check-in sin contacto ofrece algo más que comodidad: aporta beneficios operativos y financieros reales que repercuten en los resultados de su hotel.

Aumento de la eficiencia operativa

¡Diga adiós a las largas esperas en la recepción! El check-in sin contacto puede reducir estas esperas hasta en un 75 %, lo que reduce el tiempo de check-in a menos de dos minutos por huésped. Lo que antes era un cuello de botella se convierte en una experiencia fluida y automatizada. Las tareas manuales, como la introducción de datos, la programación de llaves y el papeleo, se sustituyen por flujos de trabajo digitales optimizados.

Los hoteles también informan de una mejor gestión de la congestión en el vestíbulo. Durante las horas punta, los huéspedes pueden registrarse desde sus coches, las salas de espera de los aeropuertos o las cafeterías cercanas, evitando la habitual avalancha de las 3 de la tarde que abruma a los equipos de recepción.

Los formularios digitales reducen los errores humanos al guiar a los huéspedes a través de los campos obligatorios y validar la información en tiempo real. Esta integración con el PMS garantiza que los datos de los huéspedes sean precisos y estén actualizados.

Reducción de costes y ahorro

El cambio a las llaves digitales puede suponer un ahorro para los hoteles de entre 1200 y 3500 dólares anuales por puerta, al eliminar los costes de las tarjetas físicas de acceso al hotel, que a menudo se pierden, se dañan o se desmagnetizan.

Los procesos automatizados reducen los costes operativos entre un 10 % y un 20 %, ya que minimizan el papeleo y liberan al personal de recepción para que se centre en interacciones más valiosas con los huéspedes, como deleitarlos y atender sus peticiones especiales.

La eliminación del papel también ahorra dinero en impresión y suministros, lo que contribuye a los objetivos de sostenibilidad de su hotel. Algunos hoteles afirman ahorrar entre cientos y miles de dólares al año solo por prescindir de las tarjetas de registro en papel.

Mejoras en la satisfacción de los huéspedes

Estudios de 2024 muestran que los índices de satisfacción de los huéspedes pueden aumentar entre un 15 % y un 25 % tras adoptar el registro sin contacto. Los huéspedes aprecian la rapidez, la comodidad y la modernidad de la experiencia.

Ofrecer un registro 24 horas al día, 7 días a la semana, también resulta atractivo para los viajeros de negocios, los huéspedes internacionales que sufren jet lag y cualquier persona que llegue fuera del horario habitual, sin costes adicionales de personal.

Es importante destacar que no se pierde el toque personal. Al automatizar las tareas administrativas rutinarias, el personal del hotel tiene más tiempo para centrarse en crear experiencias memorables y un servicio personalizado que fomente la fidelidad y las críticas positivas.

Oportunidades de generación de ingresos

Los hoteles que utilizan el registro digital ven aumentar sus ingresos por ventas adicionales en un 70 % en comparación con las ventas adicionales tradicionales en recepción. Los sistemas automatizados pueden ofrecer mejoras específicas basadas en la disponibilidad, el historial de los huéspedes y sus preferencias en el momento adecuado durante el proceso de registro.

Las opciones de check-in temprano y check-out tardío presentadas digitalmente pueden aumentar los ingresos complementarios en un 19 %, lo que permite a los huéspedes pagar por la comodidad sin necesidad de llamar o acudir a la recepción.

Las ofertas personalizadas de mejora de habitación con fotos, detalles de las comodidades y precios claros permiten a los huéspedes tomar decisiones informadas sin presión, lo que mejora las tasas de aceptación.

La integración del check-in con los programas de fidelización de los hoteles permite realizar promociones específicas que mejoran la experiencia de los huéspedes y aumentan los ingresos procedentes de los servicios de spa, la restauración y las experiencias locales.

Soluciones populares de registro sin contacto para 2025

El mercado del software de registro sin contacto ha crecido y madurado, ofreciendo plataformas robustas adaptadas a diferentes tipos de hoteles y necesidades. Elegir al socio adecuado significa evaluar cuidadosamente las capacidades de integración, la seguridad y la escalabilidad.

Comparación de las principales plataformas

Canary Contactless Check-In lidera con una puntuación HT perfecta de 100 y cuenta con la confianza de más de 25 000 hoteleros en todo el mundo. Se especializan en la integración fluida de PMS y la protección avanzada contra el fraude para mantener seguros los datos de los huéspedes y las operaciones.

Duve ofrece un registro en línea completo con amplia compatibilidad con PMS, ideal para hoteles de todos los tamaños. Su plataforma se centra en la experiencia del usuario y admite varios idiomas para huéspedes internacionales.

ALICE combina el check-in móvil con servicios de mensajería y conserjería para los huéspedes, ideal para propiedades de lujo que desean combinar la personalización con la eficiencia digital.

Criterios de selección para operadores hoteleros

A la hora de elegir una solución de check-in sin contacto, busque plataformas que se integren perfectamente con su sistema de gestión hotelera. Una integración deficiente puede retrasar la implementación y perturbar las operaciones.

La protección contra el fraude es fundamental, especialmente para los hoteles con huéspedes internacionales o con un alto volumen de transacciones. Funciones como la autenticación de documentos y la verificación biométrica garantizan la seguridad de todos.

Las opciones de llaves móviles varían, así que compruebe si la solución es compatible con sus cerraduras actuales o si requiere actualizaciones de hardware. Las mejores plataformas ofrecen múltiples métodos de entrada sin llave: aplicaciones, códigos SMS y carteras digitales.

La personalización también es importante. Las soluciones líderes le permiten mantener la imagen de su marca durante todo el proceso de registro digital para ofrecer una experiencia sin contacto para los huéspedes.

Y recuerde, los huéspedes tienen diferentes preferencias: a algunos les gustan las aplicaciones móviles, otros prefieren los navegadores web o los quioscos de autoservicio como respaldo. Su solución debe adaptarse a todos.

Pasos de implementación para hoteles

La implantación del registro de entrada sin contacto requiere planificación y coordinación, pero con el enfoque adecuado, puede minimizar las interrupciones y maximizar los beneficios.

Evaluación previa a la implementación (semanas 1-2)

Comience por auditar su tecnología actual y sus necesidades de integración con el PMS. Trace un mapa de sus flujos de trabajo de registro de entrada existentes, las horas punta y las solicitudes de servicio de los huéspedes.

Compruebe la compatibilidad de sus sistemas de cerraduras con las llaves digitales. Es posible que las cerraduras mecánicas más antiguas necesiten actualizarse, mientras que las cerraduras electrónicas más nuevas suelen integrarse fácilmente.

Conozca la demografía de sus huéspedes y su comodidad con la tecnología a través de datos y encuestas para adaptar su implementación y formación.

Revise el procesamiento de pagos y el cumplimiento de la normativa PCI para garantizar la seguridad de las transacciones digitales.

Selección y configuración de la tecnología (semanas 3-4)

Decida entre soluciones estándar o desarrollo personalizado en función de su tamaño, presupuesto y necesidades tecnológicas. Los hoteles más pequeños suelen beneficiarse de las plataformas establecidas; las cadenas más grandes pueden necesitar integraciones personalizadas.

Configure módulos de verificación de identidad seguros y de pago que cumplan con la normativa PCI y que equilibren la seguridad con la facilidad de uso. Configure la detección de fraudes en función de sus huéspedes y ubicaciones habituales.

Diseñe una interfaz para huéspedes con su marca y adaptada a los dispositivos móviles que permita completar el registro en menos de dos minutos. Pruébelo en diferentes dispositivos y tamaños de pantalla.

Conecte su PMS para la sincronización de datos en tiempo real, de modo que el servicio de limpieza y los servicios para huéspedes reciban actualizaciones instantáneas.

Formación del personal y pruebas del sistema (semanas 5-6)

Forme a su equipo de recepción en los nuevos flujos de trabajo y la resolución de problemas. Incluso con la automatización, el personal debe ayudar a los huéspedes y gestionar las excepciones.

Desarrolle procedimientos de respaldo para los huéspedes que prefieran el registro en persona o que tengan problemas técnicos.

Realice pruebas piloto con VIP o miembros fieles para recopilar comentarios y perfeccionar los procesos.

Prepare las comunicaciones con los huéspedes (correos electrónicos, mensajes de texto, carteles) para guiarlos a través de las nuevas opciones de registro.

Requisitos técnicos esenciales

Asegúrese de la integración en tiempo real del PMS para obtener datos precisos sobre la disponibilidad de habitaciones y los huéspedes.

Elija diseños optimizados para móviles que funcionen en todos los dispositivos principales sin necesidad de descargar aplicaciones.

Incluya la posibilidad de cargar documentos de forma segura para la identificación y las firmas con prevención de fraudes.

Integre cerraduras inteligentes o proveedores de llaves móviles para un verdadero acceso sin llaves.

Mantenga el cumplimiento del RGPD y el PCI DSS con auditorías de seguridad periódicas.

Tendencias del sector y expectativas de los huéspedes

La transformación digital del sector hotelero se está acelerando. El registro sin contacto ha pasado de ser algo deseable a ser imprescindible.

Adopción actual en el mercado

En 2024, el 73 % de los viajeros prefiere hoteles con tecnología de autoservicio, con los huéspedes más jóvenes a la cabeza.

Las grandes cadenas como Marriott, Hilton y Hyatt han implantado el registro móvil en la mayoría de sus establecimientos, lo que ha marcado las expectativas de los huéspedes en todo el sector.

Los hoteles independientes se están poniendo al día rápidamente, reconociendo el check-in sin contacto como una infraestructura esencial.

Muchas cadenas integran el check-in sin contacto con programas de fidelización y mensajes para los huéspedes, con el fin de ofrecerles una experiencia fluida.

Evolución del panorama competitivo

Las plataformas de alquiler vacacional como Airbnb han redefinido las expectativas de los huéspedes en cuanto al acceso sin llaves y basado en aplicaciones.

A pesar de que las restricciones sanitarias se están relajando, los huéspedes siguen valorando las opciones sin contacto por motivos de higiene, eficiencia y preferencias personales.

Los viajeros de negocios aprecian especialmente el check-in sin contacto por su flexibilidad a la hora de llegar.

Las plataformas multilingües son cada vez más importantes para los hoteles que atienden a huéspedes de todo el mundo.

Superar los retos comunes de la implementación

El éxito requiere abordar de frente algunos obstáculos comunes.

Resistencia de los huéspedes y barreras de adopción

La resistencia suele provenir de la falta de familiaridad, no de la oposición. Comience con los huéspedes expertos en tecnología y los miembros del programa de fidelización para generar impulso.

Mantenga las opciones de registro tradicionales para los huéspedes de más edad y ofrezca la ayuda del personal para facilitar la transición.

Comunique claramente las ventajas a través de correos electrónicos, carteles y el apoyo del personal.

Ofrezca incentivos como puntos de fidelidad o mejoras para fomentar la adopción.

Preocupaciones y formación del personal

Aborde los temores sobre la pérdida de puestos de trabajo haciendo hincapié en las nuevas funciones centradas en la experiencia de los huéspedes y la resolución de problemas.

Forme al personal en tecnología y habilidades sociales para que pueda ayudar a todos los huéspedes con confianza.

Recopile comentarios periódicamente para mejorar el sistema y la asistencia.

Problemas de integración técnica

Utilice middleware para conectar el PMS heredado con plataformas modernas si es necesario.

Actualice la infraestructura de red para gestionar el aumento del uso de dispositivos móviles.

Tenga planes de respaldo para cortes de suministro y fallos técnicos.

Planifique el mantenimiento continuo y las actualizaciones de seguridad.

Inversión inicial y cálculo del retorno de la inversión

Los costes de instalación varían, pero la mayoría de los establecimientos obtienen el retorno de la inversión en 12-18 meses gracias al ahorro y al aumento de los ingresos.

Las implementaciones por fases distribuyen los costes y muestran resultados positivos desde el principio.

Tenga en cuenta el coste de quedarse atrás con respecto a la competencia al evaluar las inversiones.

Consideraciones de seguridad y cumplimiento

Proteger los datos y los pagos de los huéspedes es fundamental.

Protección de datos y privacidad

Utilice el cifrado de extremo a extremo para todos los datos de los huéspedes.

Añada la autenticación multifactorial, como la biometría, para una verificación de identidad segura.

Garantice el cumplimiento del RGPD y las normativas locales.

Realice auditorías de seguridad y pruebas de penetración periódicas.

Seguridad y cumplimiento normativo de los pagos

Cumpla con los estándares PCI DSS Nivel 1 para los datos de las tarjetas.

Utilice la tokenización para proteger la información de pago.

Supervise las transacciones con sistemas de detección de fraudes.

Integre sin problemas las pasarelas de pago existentes.

Formación del personal y desarrollo de protocolos

Forme al personal en las mejores prácticas de privacidad y seguridad.

Establezca procedimientos claros para las violaciones de datos.

Mantenga actualizada la concienciación sobre seguridad para contrarrestar el phishing y la ingeniería social.

Limite el acceso a los datos en función de las funciones.

El futuro de la tecnología de registro sin contacto

El registro sin contacto está evolucionando rápidamente y promete experiencias aún más inteligentes y personalizadas para los huéspedes.

Integración de la inteligencia artificial y el aprendizaje automático

La IA personalizará la asignación de habitaciones y el reconocimiento de huéspedes.

El análisis predictivo ayudará al personal a atender de forma proactiva las necesidades de los huéspedes.

Los chatbots se encargarán de responder a las preguntas de los huéspedes durante el registro.

Los algoritmos de venta adicional ofrecerán mejoras relevantes sin ser agresivos.

Internet de las cosas e integración de habitaciones inteligentes

Los dispositivos IoT personalizarán automáticamente la configuración de las habitaciones.

Los sistemas conectados agilizarán los servicios para los huéspedes.

El registro activado por voz ofrecerá opciones manos libres.

Los espejos inteligentes mostrarán información y ofertas personalizadas.

Autenticación y seguridad avanzadas

La biometría sustituirá a las tradicionales cargas de documentos de identidad.

La cadena de bloques puede permitir identidades seguras de los huéspedes en todas las propiedades.

El análisis del comportamiento detectará patrones de fraude.

La seguridad de confianza cero verificará cada interacción.

El futuro del registro sin contacto es un viaje del huésped fluido, seguro y altamente personalizado de principio a fin. Los hoteles que inviertan ahora liderarán la satisfacción de los huéspedes y la excelencia operativa.

Adoptar el registro sin contacto hoy en día significa adelantarse a las expectativas de los huéspedes y preparar su hotel para el éxito a largo plazo. La cuestión no es si adoptará esta tecnología, sino cuándo empezará a cosechar los beneficios para sus huéspedes y su negocio.