Central de Reservas Hotelera: Guía para hoteles modernos

Gestionar las reservas de hotel implica mantener los precios iguales y asegurarse de que no se produzcan reservas duplicadas al gestionar las reservas a través de Booking.com, Expedia, su propio sitio web, agencias de viajes corporativas, llamadas telefónicas y clientes sin reserva previa.

Esto puede ser un desastre si no se dispone del sistema central de reservas hoteleras adecuado.

Un sistema central de reservas hoteleras (CRS) resuelve este problema al ser el centro principal de todas las actividades relacionadas con la venta de sus habitaciones. Es el único lugar donde se puede garantizar que, cuando un huésped reserva una habitación en una OTA a las 2 de la madrugada, la habitación se bloquea inmediatamente en todos los demás sitios.

En este tutorial, explicaremos qué hace un sistema central de reservas (CRS), por qué es importante para su negocio y cómo elegir el más adecuado para su propiedad, ya sea un pequeño hotel, una cartera de alquileres vacacionales o un grupo de propiedades en expansión.

¿Qué es un sistema central de reservas (CRS) para hoteles?

Un CRS para hoteles es un software basado en la nube que le permite gestionar las tarifas de las habitaciones, la disponibilidad y las reservas de todos los lugares en los que vende habitaciones. Esto abarca muchas cosas diferentes, como su motor de reservas directas, los centros de atención telefónica e incluso los huéspedes que se presentan en la recepción.

Piense en él como el centro principal que sabe exactamente lo que tiene en stock, cuánto cuesta y dónde se puede reservar, todo en tiempo real.

Puede utilizar API para conectar el CRS al PMS (sistema de gestión de propiedades) de su hotel, al gestor de canales y al motor de reservas. El CRS actualiza la disponibilidad en todas las demás habitaciones en cuestión de segundos tras una venta. Esta sincronización de la disponibilidad en tiempo real es lo que evita que el sector hotelero tenga que lidiar con los overbookings que solían producirse constantemente antes de la implantación de los sistemas modernos.

En las plataformas tecnológicas actuales, como Prostay, las funciones del CRS suelen estar integradas en una única plataforma hotelera, en lugar de ser un producto independiente. Esto significa que los hoteles independientes, los complejos turísticos, los albergues y los grupos de propiedades pueden gestionar fácilmente las reservas desde una sola pantalla sin tener que tratar con varios proveedores.

Resumen de las funciones principales del CRS:

• Centralización de las reservas de todos los canales online y offline.
• Gestión del inventario de habitaciones en tiempo real y actualizaciones de disponibilidad
• Gestión de tarifas en diversos canales de distribución.
• Integración bidireccional con su sistema de gestión de propiedades
• Compatibilidad con motores de reservas para reservas directas
• Gestión de reservas de grupo y asignación de habitaciones
• Informes sobre los datos de las reservas por canal y segmento

¿Por qué es importante un sistema central de reservas hoteleras?

Sin un CRS, la distribución de su hotel será un caos. Tendrá que cambiar las tarifas manualmente en Expedia, luego en Booking.com y luego en su propio sitio web, todo ello mientras reza para que los agentes de viajes que llaman a su recepción tengan la información correcta. Cada vez que un sistema no está conectado, existe la posibilidad de que se produzcan reservas duplicadas, discrepancias en las tarifas y pérdidas de dinero.

Un sistema central de reservas evita este caos al garantizar que las tarifas y la disponibilidad de habitaciones sean las mismas en todos los canales y en todo momento.

El efecto en la experiencia del huésped es inmediato: menos errores al reservar, confirmaciones instantáneas y disponibilidad precisa incluso en épocas de mucha actividad o grandes eventos locales. Los huéspedes no se encuentran con que su habitación se ha vendido a otra persona, que es una de las peores cosas que le pueden pasar a un hotel.

Para los hoteles que todavía utilizan hojas de cálculo, actualizan manualmente su extranet OTA o utilizan soluciones que no se comunican entre sí, el sistema central de reservas del hotel es un paso muy importante en la digitalización. Es la base que permite a los hoteles competir bien en un mercado en el que los consumidores quieren que las reservas se realicen sin problemas.

Por qué un CRS es fundamental para las operaciones hoteleras modernas:

• Optimización de los ingresos mediante precios coherentes y reducción de la pérdida de tarifas
• Control de la distribución a través de canales directos, OTA y redes GDS.
• Reducción de errores al eliminar las actualizaciones manuales y evitar las sobreventas.
• Mejores datos para comprender qué canales funcionan y por qué
• Escalabilidad para carteras en crecimiento sin añadir trabajo administrativo proporcional

Ventajas clave de un sistema central de reservas hoteleras

Las ventajas prácticas de un CRS se pueden apreciar en las operaciones diarias de los hoteles, desde la recepción hasta los informes mensuales del gestor de ingresos. En lugar de vagas «ganancias de eficiencia», se trata de cambios reales que los gerentes de hotel observan a las pocas semanas de ponerlos en práctica.

Los cuatro pilares más importantes son:

• Mejora de la experiencia de los huéspedes y de las capacidades de personalización
• Datos y reservas unificados en un sistema centralizado
• Mayor eficiencia operativa y reducción del trabajo manual
• Mejor inteligencia de ingresos y decisiones basadas en datos

Analicemos cada uno de ellos.

1. Mejor experiencia del huésped y personalización

Un CRS reúne el historial completo de cada huésped a partir de todas sus reservas. Podrá ver todas las preferencias y estancias anteriores de una persona en un solo lugar, independientemente de si reserva a través de una OTA, su motor de reservas directo o una agencia de viajes corporativa.

Esto permite a los hoteles ofrecer servicios individualizados que realmente importan. Puede observar que un huésped que vuelve a menudo prefiere una cama king size, siempre solicita una salida tardía o viaja mucho por trabajo durante el primer trimestre. El CRS envía estos datos al PMS de su hotel, que a su vez los envía al personal de recepción antes incluso de que llegue el huésped.

La disponibilidad en tiempo real también reduce esas incómodas conversaciones del tipo «no tenemos ese tipo de habitación» en el momento del check-in. Cuando el inventario es correcto en todos los canales, los huéspedes obtienen lo que han reservado, sin preguntas.

El CRS también le permite realizar ofertas personalizadas basadas en el comportamiento de las personas. Puede realizar ofertas de venta adicional (como salida tardía, paquetes de desayuno y mejoras de hotel) basadas en los datos de los huéspedes y las tendencias de reserva, en lugar de limitarse a hacer conjeturas.

Ventajas centradas en el huésped:

• Perfiles unificados en todas las plataformas de reserva
• Asignación personalizada de habitaciones en función de las preferencias
• Menos sorpresas en el check-in por errores de inventario
• Ofertas específicas que parecen relevantes, no spam

2. Todas las reservas y canales en un solo lugar

El sistema central de reservas del hotel reúne las reservas de hotel de todas partes, incluyendo OTA, GDS, metabuscadores (Google Hotel Ads, Trivago), el sitio web de su marca, llamadas telefónicas, correos electrónicos y clientes sin reserva previa. Todo se integra en un solo sistema.

Desde un calendario o panel de control, los empleados del hotel pueden ver todos los visitantes que llegarán, se alojarán y solicitarán servicios en el futuro. No tendrá que entrar en cinco extranets de OTA diferentes, comprobar una hoja de cálculo con las reservas telefónicas y esperar que no se pierda nada.

Esto resulta especialmente útil cuando hay varias propiedades involucradas. Un único sistema central de reservas hoteleras puede gestionar las reservas de 5, 20 o 50 establecimientos bajo una misma marca, lo que le proporciona una visibilidad y un control centralizados sobre cada propiedad.

Lo que ve su equipo de reservas en una sola pantalla:

• Todas las reservas confirmadas en todos los canales
• Las reservas pendientes que requieren confirmación
• Cancelaciones y modificaciones en tiempo real
• Bloques y asignaciones de grupos con fechas de liberación
• Preferencias de los huéspedes y solicitudes especiales
• Ingresos por fuente y canal de reserva

3. Mayor eficiencia operativa

Antes de la automatización del CRS, los gestores de ingresos tenían que dedicar horas cada semana a cambiar manualmente las tarifas en cada extranet de las OTA. ¿Cambia su tarifa para el fin de semana? Debe iniciar sesión en Booking.com, Expedia, Agoda, el administrador de su sitio web y cualquier otro lugar al que envíe información. Si se olvida de alguno, estará incumpliendo las normas de paridad de tarifas.

Con un CRS, puede ajustar las tarifas y la disponibilidad para todos los canales de distribución desde un solo lugar. Puede cambiar una tarifa una vez y se propagará a todos los lugares en segundos.

Esta automatización elimina los habituales quebraderos de cabeza administrativos, como las sobreventas causadas por retrasos en la sincronización, las tarifas desiguales entre canales, los tipos de habitaciones obsoletos que siguen apareciendo en una OTA y las actualizaciones de cancelaciones que faltan y que mantienen el inventario bloqueado.

He aquí un ejemplo real: cuando se libera un bloque de habitaciones para un grupo porque la boda se ha reducido, el CRS envía automáticamente las habitaciones sobrantes a todos los canales relacionados. No es necesaria ninguna intervención manual.

Resultados en ahorro de tiempo y costes:

• Horas ahorradas semanalmente en actualizaciones manuales de OTA
• Casi eliminación de los incidentes de sobreventa
• Reducción de la carga de formación (un sistema frente a muchos)
• Menores índices de error en los detalles de las reservas

4. Datos, informes y mejores decisiones sobre ingresos

Un sistema central de reservas hoteleras le proporciona datos de reservas unificados que le ayudan realmente a gestionar su negocio. Puede supervisar la ocupación por canal, los plazos de reserva, las tendencias de estancia y la segmentación (corporativa, ocio, OTA, reservas directas) en un solo lugar sin tener que exportar datos de cinco sistemas diferentes.

Esta información le ayuda a tomar decisiones sobre la fijación dinámica de precios, ya sea de forma manual o con herramientas de gestión de ingresos y motores de precios basados en inteligencia artificial. Puede observar que las reservas directas tardan más en completarse y tienen un ADR más alto, mientras que las reservas de última hora de las OTA cubren los huecos, pero a precios más bajos.

En este caso, los usos en la vida real son importantes. En 2025, es posible que cambie los precios para una gran conferencia en su ciudad, cree paquetes de fin de semana en épocas de poca actividad o establezca límites mínimos de estancia en días de mucha actividad. Todas estas decisiones se basarían en análisis de CRS en lugar de en el instinto.

Prostay aprovecha esta información para crear paneles de control centralizados que permiten a los propietarios de hoteles cambiar sus planes de tarifas, paquetes y límites en función de sus resultados.

Informes clave que todo director general y gestor de ingresos debe esperar:

• Reservas por canal (OTA frente a directo frente a GDS)
• Informes de ocupación que muestran el ritmo en comparación con el año pasado
• Índices de cancelaciones y ausencias por segmento
• ADR y RevPAR por fuente
• Análisis del plazo de antelación por canal de reserva
• Informes de previsión para los próximos periodos

¿Cómo funciona en la práctica un CRS hotelero?

Conocer cómo fluyen los datos le ayuda a comprender cómo funciona un CRS en la vida real. Esta es la estructura básica: PMS ↔ CRS ↔ Gestor de canales ↔ OTA/GDS/Metabuscadores ↔ Huéspedes.

Cuando alguien reserva un hotel a través de una OTA, la reserva se realiza en el sistema central de reservas del hotel, el número de habitaciones disponibles se reduce inmediatamente y los detalles de la reserva se envían al PMS en tiempo real. El servicio de limpieza puede ver que hay que limpiar la habitación, la recepción tiene la información de llegada y todos los demás canales muestran ahora que esa habitación ya no está disponible.

Cuando un hotelero cambia una tarifa o cierra un tipo de habitación en el CRS, el cambio se envía inmediatamente a todos los canales asociados. Desde aproximadamente 2020, los sistemas actuales utilizan la sincronización en tiempo real basada en API en lugar del antiguo método de actualización por lotes, que puede tardar horas en propagar los cambios.

El proceso de reserva, desde la búsqueda hasta el check-in:

• El huésped busca las fechas y el tipo de habitación en la OTA o en la página web del hotel.
• La consulta se envía a través del gestor de canales al CRS para comprobar la disponibilidad.
• El CRS devuelve las tarifas actuales y la disponibilidad en tiempo real.
• El huésped confirma la reserva; el motor de reservas o la OTA crea la reserva.
• El CRS recibe la reserva, bloquea el inventario y se lo confirma al huésped.
• Los detalles de la reserva se envían al PMS para su gestión (recepción, servicio de limpieza).
• Todos los canales se actualizan con la disponibilidad reducida

Integración con el PMS y otros sistemas centrales

Es importante conocer la diferencia entre las responsabilidades del PMS y del CRS. Su sistema de gestión hotelera se encarga de todo lo que ocurre en el establecimiento, como el registro de entrada y salida, el servicio de limpieza, las facturas de los huéspedes, la facturación y las tareas de recepción. El CRS se encarga de la distribución enviando las tarifas, el inventario y la disponibilidad al mundo exterior.

Estos sistemas se mantienen sincronizados gracias a la interacción bidireccional. El sistema central de reservas del hotel transmite las reservas al PMS, y el PMS envía información sobre el estado del inventario en tiempo real y la disponibilidad de habitaciones al CRS. Cuando el servicio de limpieza marca una habitación como «fuera de servicio» en el PMS, el CRS lo muestra en el inventario disponible.

Algunos de los campos de datos habituales que se sincronizan entre los sistemas son las fechas de llegada y salida, el tipo de habitación, el código y el importe de la tarifa, el nombre y la información de contacto del huésped, el estado del pago y cualquier solicitud especial.

Plataformas como Prostay ofrecen conectividad integrada entre el PMS, el CRS y el gestor de canales, lo que es mejor que utilizar frágiles puentes de terceros que pueden causar discrepancias en los datos o retrasos en la sincronización. Cuando estos sistemas comparten una única capa de datos, desaparecen los problemas de conciliación de datos que surgen en las configuraciones con varios proveedores.

Lo que debe sincronizarse de forma fiable entre el PMS y el CRS:

• Inventario de habitaciones y estado de indisponibilidad
• Reservas confirmadas, modificadas y canceladas
• Cambios en las tarifas y restricciones
• Datos y preferencias del perfil de los huéspedes
• Información de pago y depósito

Conexiones con OTA, GDS y metabuscadores

El sistema central de reservas de un hotel se conecta con los principales canales de venta de habitaciones. Estos incluyen agencias de viajes online (OTA) como Booking.com, Expedia y Airbnb para algunos grupos, sistemas de distribución global (GDS) como Amadeus, Sabre y Travelport, y plataformas de metabúsqueda (Google Hotels, Trivago y Tripadvisor).

Estos diferentes canales obtienen planes de tarifas, restricciones (como estancias mínimas y políticas no reembolsables) y promociones del CRS. El CRS decide lo que cada canal puede ver. Por ejemplo, solo se pueden ofrecer tarifas de paquetes en los canales directos o tarifas corporativas negociadas a través del GDS.

Para ciertos hoteles, la gestión de canales es una herramienta independiente que se encuentra entre el CRS y los canales externos. Las plataformas unificadas integran estas tareas, lo que facilita las cosas a los operadores que no quieren tratar con varios proveedores.

Tipos de canales conectados a un CRS típico:

• Agencias de viajes online (Booking.com, Expedia, Agoda, Airbnb)
• Sistemas de distribución global (Amadeus, Sabre, Travelport)
• Metabuscadores (Google Hotels, Trivago, Tripadvisor, Kayak)
• Canales directos (motor de reservas del sitio web del hotel)
• Agencias corporativas y de viajes (TMC, contratos mayoristas)
• Canales offline (teléfono, correo electrónico, visitas sin cita previa registradas en el PMS)

CRS frente a otros sistemas hoteleros: ¿cuál es la diferencia?

Los términos utilizados en la tecnología hotelera suelen significar lo mismo, y muchas plataformas actuales combinan varias funciones en una sola. A la hora de buscar soluciones, esto puede resultar confuso. ¿Un gestor de canales es lo mismo que un CRS? ¿Cuándo termina el PMS y empieza el CRS?

En esta parte se explican las diferencias entre PMS, CRS, motor de reservas, gestor de canales y GDS. Conocer las diferencias entre estos conceptos puede ayudarle a decidir si necesita herramientas independientes o un conjunto integrado.

Algunos hoteles independientes los compran como herramientas distintas de otras empresas. Prostay y otros sistemas más nuevos ofrecen un conjunto integrado en el que estas funciones trabajan juntas sin necesidad de ningún software adicional.

CRS frente a PMS (sistema de gestión de propiedades)

El sistema de gestión hotelera incluye aspectos relacionados con el interior del edificio, como el estado de las habitaciones, las tareas de limpieza, los perfiles de los huéspedes, la facturación, los folios y los procedimientos de recepción. El personal de su hotel lo utiliza a diario para realizar tareas en el establecimiento.

El alcance del sistema central de reservas del hotel incluye el sitio web de su marca y los canales externos, así como el inventario, los precios y la disponibilidad. Se trata de controlar las reservas centrales, o cómo se venden y envían las habitaciones al resto del mundo.

La forma más fácil de entenderlo es que el PMS se ocupa de «lo que ocurre dentro del edificio» y el CRS de «cómo se venden las habitaciones y quién las vende».

El PMS y el CRS de Prostay comparten una única capa de datos, lo que elimina los problemas que surgen cuando estos sistemas son de diferentes proveedores y es necesario conciliarlos.

Contrastes clave:

• El PMS gestiona las operaciones; el CRS gestiona la distribución.
• El PMS está orientado al personal; el CRS se conecta a canales externos.
• El PMS se encarga del check-in/check-out; el CRS se encarga de las actualizaciones de tarifas/disponibilidad
• Ambos deben sincronizar las reservas y el inventario en tiempo real

CRS frente al motor de reservas

Los huéspedes pueden elegir fechas, tipos de habitaciones, ver precios y confirmar reservas utilizando el motor de reservas en el sitio web de un hotel. Es lo que el huésped ve y hace cuando reserva directamente.

El CRS trabaja entre bastidores, enviando tarifas y disponibilidad en tiempo real al motor de reservas directo y recibiendo las reservas completadas. El motor de reservas es como una tienda, y el CRS es como un sistema para gestionar el inventario y los pedidos.

La mayoría de los motores de reservas modernos incluyen herramientas CRS o están estrechamente vinculados a ellas. Por ejemplo, el módulo de reservas directas de Prostay obtiene la disponibilidad directamente de la misma capa de datos que utilizan las OTA y los GDS.

Ejemplo de flujo de reserva:

• El huésped visita el sitio web del hotel e introduce las fechas.
• El motor de reservas consulta al CRS las habitaciones disponibles y las tarifas
• El huésped selecciona la habitación y completa la reserva
• El CRS confirma la reserva y actualiza todos los canales
• El PMS recibe la reserva para su gestión operativa

Quién utiliza qué:

• Los huéspedes interactúan con el motor de reservas
• El personal del hotel gestiona el inventario en el CRS
• Los socios de distribución reciben los datos del CRS a través del gestor de canales

CRS frente a gestor de canales

Un gestor de canales es una herramienta que envía el inventario y las tarifas a muchas OTA y luego devuelve las reservas. El canal de distribución es lo que conecta su hotel con el ecosistema de las OTA.

Un CRS tiene un mayor alcance. Hace mucho más que distribuir. También gestiona las normas de reserva centralizadas, la lógica multipropiedad, los precios de los contratos corporativos y las reservas de grupos, y es el único lugar donde se almacenan todos los datos de las reservas.

Algunas empresas suministran gestores de canales que funcionan por sí solos y luego se conectan a un CRS o PMS diferente. Esto funciona, pero dificulta la integración y puede causar problemas.

Como parte de su capa de distribución CRS/PMS única, Prostay ofrece gestión de canales. Esto facilita las cosas a los hoteles más pequeños que no quieren lidiar con diferentes proveedores.

Comparación:

CRS frente a GDS (sistema de distribución global)

Los sistemas de distribución global (Amadeus, Sabre, Travelport) son grandes redes de agencias de viajes que se utilizan principalmente para reservas corporativas y empresas de gestión de viajes (TMC). No son sistemas propiedad de los hoteles, sino mercados de distribución.

Un CRS se conecta a una o más plataformas GDS para que las agencias de viajes de todo el mundo puedan ver la disponibilidad de los hoteles. Las agencias utilizan el GDS para buscar y reservar habitaciones, y el CRS permite al hotel realizar un seguimiento de las habitaciones disponibles y su precio.

En la práctica, el CRS envía los precios y la disponibilidad de Amadeus. Amadeus ayuda a las agencias de viajes a encontrar hoteles en su ciudad. Un agente realiza una reserva utilizando Amadeus. La reserva vuelve a su CRS y luego pasa a su PMS para su gestión.

Funciones en la distribución corporativa:

• El GDS es el mercado en el que los agentes de viajes buscan y reservan
• El CRS controla qué inventario y tarifas aparecen en el GDS
• El GDS cobra comisiones por transacción; el CRS es su sistema propio
• Ambos son esenciales para los hoteles que se dirigen al negocio corporativo y TMC

Tipos de sistemas centrales de reservas hoteleras

No todas las soluciones CRS son iguales. La mejor decisión depende del tamaño del establecimiento, del grado de avance de la tecnología, del presupuesto y de la estructura de la cartera.

Los CRS independientes, los CRS integrados en plataformas todo en uno, los sistemas basados en la nube frente a los sistemas locales heredados y las configuraciones de una sola propiedad frente a las de múltiples propiedades son algunas de las principales diferencias.

Los hoteles independientes suelen preferir las soluciones CRS basadas en la nube, ya que su coste inicial es menor, se puede acceder a ellas desde cualquier lugar y se actualizan periódicamente sin necesidad de ayuda informática.

CRS independientes

Los productos CRS independientes se sitúan entre el PMS y el gestor de canales como una capa independiente. A menudo se trata de sistemas heredados o soluciones especializadas utilizadas por grandes cadenas con requisitos complejos.

Ventajas:

• Configuraciones muy flexibles para reglas de negocio únicas
• Funciona con entornos PMS mixtos en toda una cartera
• Se pueden personalizar ampliamente para satisfacer las necesidades de la empresa

Inconvenientes:

• Más integraciones que gestionar y mantener
• Mayor complejidad para hoteles pequeños
• Múltiples proveedores significa múltiples relaciones de soporte
• Mayor coste total de propiedad

Un CRS independiente puede tener sentido para grandes grupos con diferentes marcas de PMS en cada propiedad, o cadenas con requisitos de distribución altamente personalizados que las plataformas integradas estándar no pueden satisfacer.

CRS integrado en una plataforma todo en uno

Las soluciones SaaS modernas, como Prostay, reúnen el PMS, el CRS, un motor de reservas, un gestor de canales y la mensajería para huéspedes en una sola plataforma. Este es el método que se está volviendo más popular entre los hoteles individuales y las agrupaciones regionales.

Ofrece muchas ventajas, como tener un solo contrato, un solo equipo de asistencia, todos los datos en un solo lugar, una formación más rápida del personal y un riesgo de integración mucho menor. No es necesario realizar conciliaciones cuando el CRS y el PMS utilizan la misma base de datos. Una reserva es una reserva en todas partes.

Esta estrategia es buena para hoteles independientes, hostales, alquileres vacacionales y grupos regionales que quieren poner las cosas en marcha rápidamente y con menos piezas móviles. No tienes que dedicar meses a proyectos de integración ni tratar con cuatro proveedores distintos.

Los sistemas integrados siguen teniendo API que se pueden utilizar para tareas más complicadas, como añadir funciones personalizadas a un sitio web o conectarse a determinadas herramientas cuando sea necesario.

Ventajas de las plataformas CRS integradas:

• Un único proveedor para el soporte técnico y la facturación
• Intercambio de datos nativo sin retrasos en la sincronización
• Incorporación más rápida del personal (un solo sistema que aprender)
• Coste total inferior al de las pilas de múltiples proveedores
• Actualizaciones periódicas sin riesgo de integración

CRS basado en la nube frente a CRS local

Los sistemas CRS basados en la nube se ejecutan en el navegador, se puede acceder a ellos desde cualquier lugar con conexión a Internet, utilizan precios de suscripción y obtienen actualizaciones periódicas de sus funciones de forma automática.

Las soluciones CRS locales se configuran en servidores ubicados en la propiedad o en el centro de datos corporativo. Son habituales en cadenas hoteleras más antiguas o en lugares donde es necesario mantener la infraestructura.

Las ventajas de los sistemas basados en la nube son evidentes: permiten la gestión remota (necesaria para supervisar varias propiedades), actualizaciones más sencillas sin proyectos de TI, mejores estándares de seguridad de proveedores especializados y la posibilidad de crecer sin tener que comprar nuevo hardware.

Prostay está completamente basado en la nube y diseñado para equipos que trabajan desde diferentes ubicaciones y gestionan varias propiedades.

Ventajas e inconvenientes de la nube frente a las instalaciones locales:

CRS para una sola propiedad frente a CRS para varias propiedades/cadenas

Algunas soluciones CRS están diseñadas para funcionar mejor con una sola propiedad. Esto está bien para un hotel pequeño e independiente, pero no cuentan con las herramientas necesarias para gestionar una cartera.

Las soluciones CRS para múltiples propiedades están diseñadas para gestionar docenas o incluso cientos de propiedades. Para ello, utilizan estrategias de precios centralizadas, contratos corporativos comunes, ventas cruzadas entre propiedades asociadas e informes consolidados.

Algunos ejemplos reales son los grupos de ciudades (tres hoteles en Londres bajo una misma marca), los grupos de complejos turísticos en diferentes lugares o las empresas de gestión que administran varias propiedades independientes.

Prostay permite a las organizaciones gestionar varias propiedades con flexibilidad a nivel de propiedad y normativas a nivel de marca. Esto permite a los grupos mantener la coherencia y, al mismo tiempo, adaptarse a las condiciones del mercado local.

Características imprescindibles para un CRS multipropiedad:

• Gestión centralizada de la estrategia de tarifas
• Anulación de tarifas a nivel de propiedad cuando sea necesario
• Contratos corporativos y mayoristas compartidos
• Búsqueda de disponibilidad entre propiedades
• Informes y paneles de control consolidados
• Permisos de usuario por propiedad y función

Funciones y características básicas de un CRS para hoteles

La gestión de tarifas, la gestión de la distribución y los canales, el procesamiento de reservas, la gestión del inventario de habitaciones y la elaboración de informes son algunas de las funciones clave de un CRS. A la hora de elegir un CRS, no se limite a marcar las características de la lista del proveedor. En su lugar, piense en cómo funciona cada una de ellas en la vida real.

Herramientas de gestión de tarifas e ingresos

Un CRS debe admitir varios esquemas de tarifas, como la mejor tarifa disponible (BAR), tarifas negociadas con empresas, paquetes, tarifas no reembolsables, tarifas exclusivas para miembros y códigos promocionales. Una estrategia de distribución moderna necesita este tipo de flexibilidad.

Algunas de las características más importantes son las normas para cambiar los precios, los límites de duración de la estancia, las restricciones sobre cuándo no se puede llegar o salir, los periodos de restricción y la gestión de los códigos promocionales. Estas tecnologías permiten a los gestores de ingresos utilizar tácticas de gestión de ingresos sin tener que hacer las cosas a mano.

Cuando se conectan a sistemas especializados de gestión de ingresos o motores de precios con IA, las tarifas pueden modificarse automáticamente en función de la demanda, el posicionamiento competitivo y la velocidad de las reservas. Aquí es donde la tecnología ayuda a los hoteles a obtener el máximo beneficio sin tener que hacer las cosas manualmente todo el tiempo.

Con Prostay, puede realizar cambios en las estrategias de tarifas desde un solo lugar, y estos se reflejarán rápidamente en el PMS, las OTA y los canales directos. No es necesario iniciar sesión en numerosos sistemas.

Funcionalidades de tarifas que debe incluir un CRS moderno:

• Múltiples tipos y estructuras de planes de tarifas
• Reglas de precios dinámicos basadas en la ocupación/demanda
• Restricciones de duración de la estancia y del plazo de reserva
• Configuración de cierre a la llegada y cierre a la salida
• Códigos promocionales y descuentos para miembros
• Supervisión de la paridad de tarifas en todos los canales

Distribución y gestión de canales

El CRS decide qué canales muestran determinados tipos de habitaciones y planes tarifarios. Podría enviar todos sus tipos de habitaciones a Booking.com, pero solo las suites a una OTA de alta gama. Es posible que una tarifa corporativa solo esté disponible en GDS, mientras que una venta flash solo esté disponible en sus propios canales.

Los parámetros específicos de cada canal incluyen asignaciones (que limitan el número de habitaciones que puede vender una OTA), fechas restringidas, ofertas exclusivas para cada canal y comprobaciones de paridad para garantizar que las tarifas se mantengan iguales cuando sea necesario.

Cuando el PMS marca habitaciones como fuera de servicio, añade nuevo inventario de habitaciones o modifica los tipos de habitaciones disponibles, el sistema se sincroniza automáticamente. Esto evita situaciones en las que una OTA sigue reservando una habitación que usted ha cerrado por reparaciones.

Funciones que evitan el overbooking y la subventa:

• Sincronización del inventario en tiempo real en todos los canales conectados
• Límites de asignación específicos para cada canal
• Detener automáticamente la venta cuando el inventario alcanza el umbral
• Asignación de tipos de habitaciones entre las configuraciones del PMS y la OTA
• Reflejo instantáneo de las habitaciones fuera de servicio

Gestión de reservas y reservas de grupo

En un CRS, las personas realizan, modifican y cancelan reservas todos los días. También añaden comentarios y preferencias de los huéspedes, gestionan las ausencias y asignan habitaciones. La idea es que el agente de reservas pueda realizar las reservas fácilmente.

Muchos hoteles necesitan ayuda con las reservas de grupos. Esto incluye bloques de habitaciones con un número determinado de habitaciones, fechas de liberación (tras las cuales las habitaciones no vendidas vuelven al inventario general), códigos de tarifas de grupo, listas de habitaciones y ajustes de facturación para bodas, conferencias, grupos turísticos o eventos de negocios.

Por ejemplo, piense en gestionar un grupo corporativo de 50 habitaciones en dos establecimientos hermanos que comparten inventario. El CRS se encarga del bloque, realiza un seguimiento de las recogidas, libera las habitaciones que no se han vendido en la fecha establecida y se asegura de que la recepción de cada hotel disponga de la información correcta.

La integración con un procesamiento de pagos seguro se encarga de los depósitos, las preautorizaciones y las normas de reembolso, que luego se envían al PMS y a los sistemas financieros.

Funciones relacionadas con los grupos:

• Creación de bloques de habitaciones con seguimiento de ocupación
• Fechas y normas de liberación de asignaciones
• Códigos de tarifas de grupo y opciones de facturación
• Gestión de la lista de habitaciones
• Distribución de grupos entre diferentes propiedades

Control de inventario y disponibilidad

El CRS es el único lugar donde se puede obtener información sobre las habitaciones disponibles, los tipos de habitaciones y las restricciones. El CRS proporciona al gerente del hotel la respuesta definitiva cuando pregunta: «¿Cuántas habitaciones tenemos disponibles este fin de semana?».

Algunas características importantes son la suspensión de ventas (cerrar un tipo de habitación o todo el establecimiento), los criterios de duración mínima y máxima de la estancia y la sincronización con el PMS para gestionar las habitaciones que están fuera de servicio. El CRS muestra inmediatamente cuando el servicio de mantenimiento cierra una habitación.

Algunos sistemas permiten crear tipos de habitaciones derivadas o virtuales por motivos de marketing sin alterar el inventario operativo del PMS. Por ejemplo, un tipo de alojamiento «Paquete romántico» que en realidad es solo una habitación king estándar con características adicionales.

Los controles de inventario centralizados evitan situaciones en las que un canal agota un tipo de habitación limitado mientras que otros siguen mostrando que tienen habitaciones disponibles.

Reglas concretas de inventario que hay que gestionar:

• Detener la venta por fecha, tipo de habitación o canal
• Requisitos de estancia mínima y máxima
• Fechas de cierre para llegadas/salidas
• Reflejo de habitaciones fuera de servicio desde el PMS
• Límites de asignación por canal

Informes, análisis y previsiones

Algunas estadísticas importantes del CRS son las reservas por canal, los informes de ocupación que comparan el ritmo con el presupuesto o el año anterior, los porcentajes de cancelaciones y ausencias, el ADR y el RevPAR por fuente, y el análisis del plazo de antelación que muestra con cuánta antelación reservan determinados segmentos.

Estos análisis le ayudan a decidir en qué OTA centrarse primero, qué mercados promocionar y cómo orientar las ventas de habitaciones hacia las reservas directas, que es donde se obtiene más beneficio.

Los paneles de control deben ser fáciles de utilizar a diario para los gestores de ingresos y los directores generales. Deben proporcionar no solo datos históricos, sino también previsiones de ocupación y estimaciones de ingresos.

Los paneles de control consolidados de Prostay muestran a la dirección del hotel todo lo que necesita saber, combinando los datos operativos del PMS con las medidas de distribución del CRS. No es necesario exportar datos de varios sistemas.

Tipos de informes específicos que se pueden esperar:

• Reservas por canal y fuente
• Informes de recogida/ritmo frente al presupuesto y el año anterior
• Análisis de cancelaciones y ausencias
• ADR, RevPAR y ocupación por segmento
• Análisis del plazo de entrega por fuente de reserva
• Previsiones de demanda prospectivas
• Informes sobre el origen de los huéspedes y la combinación de mercados

Cómo un CRS apoya las reservas directas y el comercio hotelero

Los hoteles se centrarán en dos aspectos principales: reducir la dependencia de las OTA y aumentar las reservas directas. Las comisiones de las OTA suelen oscilar entre el 15 % y el 25 % de los ingresos del hotel. Cuando los clientes reservan directamente, este dinero se queda en su bolsillo.

Un CRS proporciona al motor de reservas de su hotel acceso a las mejores tarifas y planes o paquetes de precios especiales. Cuando un huésped visita su sitio web, ve las tarifas y el inventario en tiempo real desde el mismo sistema que alimenta a las OTA. Sin embargo, solo puede ofrecer incentivos exclusivos para reservas directas.

Los descuentos para socios, los códigos promocionales, las experiencias combinadas (como tratamientos de spa, créditos para comidas y salida tardía) y las tarifas del programa de fidelidad son ejemplos de ofertas exclusivas para reservas directas que controla el CRS. Usted regula la distribución de tarifas específicas para cada canal, de modo que estas no aparecen en las OTA.

Prostay vincula los datos del CRS con los mensajes a los huéspedes (Prostay Nexus) y los sistemas POS (Tableview) para completar el proceso comercial del hotel. Un huésped reserva directamente, recibe mensajes personalizados antes de su llegada y tiene a su disposición opciones gastronómicas cuando llega, todo ello gracias a la unificación de los datos de los huéspedes.

Tácticas respaldadas por los datos del CRS para impulsar las reservas directas:

• Publicidad en metabuscadores con feeds de tarifas en tiempo real
• Campañas de correo electrónico dirigidas a huéspedes anteriores con ofertas personalizadas
• Tarifas exclusivas para miembros visibles en canales directos
• Creación de paquetes que combinan habitación + experiencias
• Integración y reconocimiento del programa de fidelización
• Retargeting basado en el abandono de reservas en el sitio web

Elegir el CRS adecuado para su hotel (y por qué el enfoque de Prostay es diferente)

Para elegir un CRS, debe tener en cuenta su presupuesto, su tecnología actual, el tamaño de su propiedad, la combinación de canales de distribución y la experiencia técnica de su personal. No hay una respuesta única que sirva para todos, pero hay formas claras de distinguir entre las buenas y las malas respuestas.

Elementos imprescindibles de la lista de verificación:

• Integración bidireccional en tiempo real con el PMS
• Conectividad sólida con las principales OTA y GDS
• Interfaz de usuario intuitiva que el personal pueda aprender rápidamente
• Compatibilidad con múltiples propiedades si tiene o planea tener varias ubicaciones
• Informes y análisis completos
• Asistencia receptiva con experiencia en hostelería

Errores comunes al elegir un CRS:

• Tarifas de conexión ocultas por canal o transacción
• Integraciones deficientes que requieren una conciliación manual
• Asistencia local deficiente o incompatibilidad de zonas horarias
• Arquitectura local obsoleta que requiere gastos generales de TI
• Precios inflexibles que no se adaptan a su negocio

Prostay es una plataforma única que salió al mercado en abril de 2025. Combina PMS, CRS, un gestor de canales, un motor de reservas y mensajería para huéspedes en un solo sistema perfecto para gestionar un hotel moderno. Los hoteles obtienen una gestión hotelera integrada desde el primer día, en lugar de tener que reunir una pila tecnológica de diferentes proveedores.

Algunas de las cosas que diferencian a Prostay son los precios modulares (solo se paga por lo que se utiliza), las operaciones asistidas por IA, los paneles de control de múltiples propiedades con control a nivel de propiedad y un fuerte enfoque en conseguir reservas directas a través de un motor de reservas directas optimizado.

El mejor CRS para su propiedad variará en función de sus necesidades específicas, pero el objetivo es el mismo para todos ellos: vender más habitaciones, reducir el trabajo manual y garantizar la satisfacción de los huéspedes en cada punto de contacto.

El personal de Prostay puede mostrarle cómo funcionan las modernas funciones del CRS con el PMS, la gestión de canales y la mensajería con los huéspedes, tanto si está pensando en pasarse a una plataforma unificada como si está analizando su actual infraestructura tecnológica. Solicite una demostración para descubrir cómo funciona en la vida real la centralización de las reservas y el comercio hotelero para hoteles como el suyo.