Cargo por servicio o propina: Diferencias

El cargo por servicio es una tarifa que los hoteles y otras organizaciones hoteleras deben añadir a la factura del cliente. Por otro lado, la propina es un pago que los clientes dan directamente al personal de servicio. Esta diferencia básica entre el cargo por servicio y la propina tiene un impacto en todo, desde el pago de impuestos hasta el pago a los trabajadores y la satisfacción de los huéspedes, tanto en la industria hotelera como en la restauración.

Este artículo trata sobre los cargos por servicio y las propinas en hoteles, complejos turísticos, alquileres vacacionales y otros negocios de hostelería. A la hora de gestionar los pagos de los visitantes, los gerentes de hoteles, los propietarios de inmuebles y los operadores de hostelería deben conocer las repercusiones legales, operativas y financieras. Es importante conocer la diferencia fundamental entre estos tipos de pagos, ya que clasificarlos erróneamente puede causar problemas con el departamento de Hacienda, influir en sus obligaciones salariales y descontentar tanto a los huéspedes como a los empleados.

Los cargos por servicio son tarifas obligatorias que su propiedad cobra y utiliza para pagar los gastos y salarios de la empresa. Las propinas, por otro lado, son donaciones opcionales que van directamente al personal de servicio como propiedad suya. Los cargos por servicio le permiten decidir cómo utilizar el dinero, pero tienen normas fiscales diferentes a las propinas.

Comprender los cargos por servicio y las propinas en la hostelería

La diferencia entre un cargo y una propina es una parte importante de cómo los hoteles gestionan el dinero, pagan a sus trabajadores y se comunican con los clientes. Entenderlo correctamente le ayudará a mejorar sus resultados, mantener estable la remuneración de su equipo y asegurarse de que cumple con las leyes federales y estatales.

¿Qué son los cargos por servicio?

Los hoteles añaden automáticamente un cargo por servicio a la factura total del huésped. Este cargo suele oscilar entre el 15 % y el 25 %. El cliente no puede negociar ni negarse a pagar este precio, lo que lo diferencia de una propina a ojos de la ley.

En el sector hotelero, las tarifas de los complejos turísticos cubren los servicios, las tarifas de los banquetes cubren las reuniones de grupo, los cargos por servicios de spa cubren el servicio de habitaciones y los cargos por servicio de botellas cubren las bebidas en los bares de los hoteles. Muchos restaurantes de hoteles también incluyen propinas automáticas para grupos de ocho o más personas.

Estos costes van directamente a los resultados del hotel, ya que los cargos por servicio se consideran ingresos de la empresa. Este dinero ayuda a los propietarios de restaurantes y hoteles a pagar los gastos crecientes, como la mano de obra, los servicios, el mantenimiento de las instalaciones y los costes operativos, que han aumentado mucho en los últimos años.

¿Qué son las propinas en los hoteles?

Los huéspedes pueden optar por dar propinas a los trabajadores del servicio en función de la calidad de la comida o del servicio. El consumidor tiene libertad para elegir tanto la cantidad como el destinatario sin ninguna restricción.

Se puede dejar una propina al servicio de limpieza (normalmente se deja en la habitación todos los días), al servicio de conserjería por ayuda adicional, a los botones por llevar las maletas y al personal del restaurante por servir comidas y bebidas. Estos pagos se basan en la elección del huésped y en su satisfacción con el servicio, no en una estructura de precios fija.

Existe una clara relación entre las propinas y la calidad del servicio. Por ejemplo, el personal de recepción y los empleados que reciben propinas suelen ganar más dinero cuando prestan un buen servicio. Pero esto también significa que los ingresos de los trabajadores de restaurantes y hoteles pueden variar, lo que puede dificultarles mantener la estabilidad financiera y la satisfacción en el trabajo.

Es importante saber por qué estas diferencias legales son importantes para el funcionamiento de los hoteles, ya que el departamento de Hacienda trata estos métodos de pago de forma muy diferente, lo que tiene grandes repercusiones en su negocio.

Diferencias legales y operativas

Basándose en estas normas, los hoteles deben seguir ciertas reglas en materia de nóminas, informes y prácticas de distribución.

Clasificación del IRS e implicaciones fiscales en EE. UU.

El IRS establece que los cargos por servicio son ingresos de la empresa sobre los que la mayoría de los estados deben recaudar impuestos sobre las ventas. Cuando se proporciona al personal una parte de los cargos por servicio, esos pagos se convierten en ingresos no procedentes de propinas que deben estar sujetos a los mismos impuestos sobre la nómina que los salarios normales, como los impuestos de la Seguridad Social y Medicare.

Las propinas se gravan de forma diferente. Cuando las propinas en efectivo suman 20 dólares o más en un mes, los empleados deben comunicarlo a su empleador. Estas cantidades se indican en el formulario W-2 en secciones separadas para salarios, propinas de Medicare y propinas de la Seguridad Social. Por otro lado, las propinas no se consideran ingresos empresariales, por lo que no están sujetas al impuesto sobre las ventas.

Es importante señalar que los cargos por servicio y las cantidades de propinas automáticas no contribuyen al crédito por propinas que los empleadores pueden utilizar para reducir sus requisitos de salario mínimo. El salario mínimo federal para los trabajadores que reciben propinas es de 2,13 dólares por hora, pero esto solo se aplica cuando las propinas, y no los cargos por servicio, elevan el salario total hasta al menos el salario mínimo estándar de 7,25 dólares por hora.

Implicaciones fiscales de los cargos por servicio y las propinas en Europa

La forma en que se gravan los cargos por servicio y las propinas en Europa es muy diferente a la forma en que se gravan en Estados Unidos. En la mayoría de los casos, los cargos por servicio añadidos a la factura del cliente se consideran parte de los ingresos del restaurante o del hotel y están sujetos a las normas habituales del impuesto de sociedades y del impuesto sobre el valor añadido (IVA). Dependiendo de la normativa laboral del país, estos cargos también pueden estar sujetos a impuestos sobre la nómina cuando se entregan a los empleados.

Sin embargo, en Europa, las propinas suelen tratarse de forma diferente según el país. Cuando se ofrecen propinas directamente al personal de servicio, a menudo se consideran ingresos personales y pueden estar sujetas a impuestos. No obstante, algunos países tienen normas que facilitan la declaración de pequeñas cantidades. En muchos países europeos, no es tan habitual dar propinas como en Estados Unidos, ya que el coste del servicio suele estar incluido en el precio del menú o en la factura.

Es muy importante que las empresas del sector hostelero en Europa conozcan las normas relativas a los cargos por servicio y las propinas para poder cumplirlas y declararlas correctamente. Para evitar confusiones y mantener la confianza de los visitantes, también es importante ser claro con ellos sobre cómo se utilizan y se reparten los costes del servicio.

Implicaciones fiscales de los cargos por servicio y las propinas en Asia

Debido a las diferentes leyes fiscales y normas culturales, la forma en que se gravan los cargos por servicio y las propinas en Asia varía mucho de un país a otro. En muchos países asiáticos, los cargos por servicio que se añaden a la factura del cliente se consideran parte de los ingresos del negocio y están sujetos a los impuestos sobre las ventas o los bienes y servicios que se apliquen. En lugares como Singapur y Hong Kong, los cargos por servicio suelen gravarse con el impuesto sobre bienes y servicios (GST) o el impuesto sobre el valor añadido (IVA).

Por otro lado, muchas culturas asiáticas no suelen dar ni exigir propinas, y cuando lo hacen, a menudo se consideran regalos personales en lugar de ingresos sujetos a impuestos. En algunos lugares, como Japón y Corea del Sur, no es habitual dar propinas e incluso pueden rechazarlas. Si se da propina, los efectos fiscales dependen de las normas sobre el impuesto sobre el trabajo y la renta de la zona.

Para cumplir con la normativa y mantener buenas relaciones con los huéspedes, las organizaciones hoteleras de Asia deben informarse sobre las diferentes leyes fiscales y normas culturales relativas a los cargos por servicio y las propinas en cada país. También es fundamental dejar claros los precios de los servicios obligatorios para que los huéspedes extranjeros no se confundan y confíen en usted.

Distribución y control

Los hoteles tienen control total sobre cómo se reparten los cargos por servicio. Puede quedarse con todos los cargos por servicio para pagar los gastos administrativos y de funcionamiento, o puede dar una parte a los empleados en forma de bonificaciones, compensaciones más altas o mejores beneficios. La mayoría de los hoteles y restaurantes que cobran cargos por servicio lo hacen a través de la nómina en lugar de pagos directos.

Por otro lado, las propinas son solo para las personas que las reciben. Los hoteles no pueden quedarse con ninguna propina para fines comerciales, pero pueden crear fondos comunes en los que se recojan todas las propinas y se repartan de forma equitativa entre el personal de servicio. Los clientes deben conocer las normas relativas a los fondos comunes de propinas.

Esta diferencia tiene un gran impacto en la forma en que se paga al personal. Las tarifas de servicio facilitan la estimación de los ingresos, pero también suponen más trabajo para la nómina. Las propinas, por otro lado, recompensan inmediatamente el buen servicio, pero hacen que los ingresos sean menos estables.

Requisitos de comunicación con los huéspedes

Los hoteles deben indicar claramente los cargos por servicio obligatorios en sus sitios web, confirmaciones de reserva y facturas finales. Para evitar quejas de los huéspedes y posibles problemas legales, las reservas deben ser claras sobre los diferentes costes que se imponen.

Los requisitos, que varían en cada estado, complican aún más las cosas. Por ejemplo, en Massachusetts, los cargos por servicio solo pueden utilizarse en lugar de las propinas, y el dinero se destina a los empleados que normalmente recibirían las propinas. Si se cobran cargos adicionales por conceptos que no forman parte del cargo por servicio, como el papeleo, es necesario dejar claro que estos cargos no son propinas y no se destinarán al personal.

La clasificación, el control y la transparencia son las diferencias legales más importantes que afectan al funcionamiento de los hoteles. Si se comete un error en cualquiera de estos aspectos, se corre el riesgo de infringir la ley y de que los huéspedes queden insatisfechos.

Implementación de cargos por servicio en su hotel

Una vez establecido el marco legal, los hoteles pueden planificar cómo ponerlo en práctica de manera que se obtengan los máximos beneficios y se generen los mínimos problemas.

Planificación estratégica y desarrollo de políticas

Cuando su establecimiento quiera cubrir los gastos crecientes, ofrecer a los trabajadores del sector servicios un salario más estable o facilitar la facturación de banquetes y eventos para grupos, considere la posibilidad de añadir cargos por servicio. Muchos hoteles y restaurantes han cambiado a modelos de cargos por servicio para que los empleados puedan cobrar de forma justa, independientemente de la cantidad de propinas que reciban.

Para asegurarse de que funciona, haga lo siguiente:

1. Analice los modelos de remuneración actuales: revise lo que ganan actualmente los empleados que reciben propinas e identifique los patrones de variabilidad de los ingresos que afectan a la retención del personal.
2. Determine la tasa de cargo por servicio: establezca un porcentaje (normalmente entre el 18 % y el 22 %) o una tarifa fija que cubra sus objetivos sin crear fricciones con los clientes.
3. Desarrolle políticas de distribución: decida cómo se distribuirán los cargos entre el personal de servicio, los empleados administrativos o se retendrán para gastos operativos.
4. Actualice los sistemas de facturación: configure su PMS para que calcule automáticamente y muestre claramente los cargos por servicio en la factura de cada cliente.
5. Formar al personal sobre las políticas: asegúrese de que todos los empleados puedan explicar la diferencia entre los cargos por servicio y las propinas, y si se espera una gratificación adicional.

Comparación entre cargos por servicio y propinas tradicionales

El tipo de establecimiento, el tipo de huéspedes y las prioridades operativas influirán en la mejor forma de hacer las cosas. Los cargos por servicio suelen ser útiles para los hoteles de servicio completo que organizan banquetes, aunque los hoteles boutique pueden preferir las propinas convencionales para mantener la interacción personal con los huéspedes.

Retos comunes y soluciones

Los hoteles que utilizan o gestionan políticas de cargos por servicio frente a propinas suelen encontrarse con los mismos problemas una y otra vez, que deben resolverse con antelación.

Confusión y quejas de los huéspedes

Las personas que se alojan en hoteles a menudo no saben para qué sirven los cargos por servicio o si sustituyen o se suman a las propinas. Esta incertidumbre enfada a la gente y da lugar a malas críticas.

Asegúrese de comunicarse con claridad con los clientes, siendo directo en aspectos como las reservas, el envío de correos electrónicos de confirmación y la colocación de carteles en los puntos de servicio. Proporcione a su personal guiones específicos que seguir, como: «Nuestro cargo por servicio del 20 % incluye las propinas para todo el personal que le ha atendido durante su comida». No es obligatorio dejar propina, pero cualquier dinero extra es bienvenido y va directamente al camarero.

Resistencia del personal a los modelos de cargo por servicio

A los trabajadores del sector servicios que están acostumbrados a recibir propinas puede que no les gusten los modelos de cargo por servicio, ya que temen ganar menos dinero o no recibir el agradecimiento directo de los clientes por un buen servicio.

Establezca reglas claras sobre cómo se pagan los cargos por servicio para que todos sepan cómo afectan a su salario. Muestre cómo benefician los ingresos comparando datos históricos que muestran ganancias más estables. Piense en modelos híbridos en los que los costes del servicio se suman, en lugar de sustituir, a la posibilidad de dejar propina por un buen servicio.

Complicaciones en la integración del PMS y la facturación

Los sistemas de gestión de propiedades más antiguos pueden tener problemas para calcular, mostrar y reportar con precisión los cargos por servicio, lo que puede causar problemas contables y de cumplimiento normativo.

Invierta en nuevos sistemas de gestión hotelera que calculen automáticamente los cargos por servicio e incluyan informes de nóminas. Estos sistemas garantizan que se utilicen las mismas reglas para todas las situaciones de facturación, que los impuestos se clasifiquen correctamente y que los informes W-2 sean correctos para los importes que se distribuyen.

La tecnología es cada vez más importante para facilitar la resolución de problemas operativos y de cumplimiento normativo que serían difíciles de resolver.

Conclusión y próximos pasos

La distinción entre un cargo por servicio y una propina tiene que ver con el control, la clasificación y el cumplimiento normativo. Los cargos por servicio son costes obligatorios que se mantienen como ingresos del negocio, mientras que las propinas son pagos opcionales que solo el personal puede quedarse. Ambos son útiles en el sector hotelero, pero clasificarlos en la categoría incorrecta puede dar lugar a problemas legales y operativos.

Siga estos pasos de inmediato para mejorar su enfoque:

1. Revise las políticas de remuneración actuales: audite cómo gestiona actualmente su establecimiento los cargos por servicio, las propinas y la remuneración de los empleados.
2. Evalúe el cumplimiento legal: compruebe que sus prácticas se ajustan a los requisitos del IRS y a las normativas específicas de cada estado.
3. Evalúe las prácticas de comunicación con los huéspedes: asegúrese de que todas las tarifas se revelen claramente antes de que los huéspedes se comprometan a realizar compras.
4. Considere las capacidades del sistema PMS: determine si su tecnología es adecuada para la gestión y la presentación de informes de los cargos por servicio.

Otros temas que sería interesante analizar son las estrategias de gestión de ingresos que implican cargos por servicio, la optimización de la experiencia de los huéspedes que encuentra un equilibrio entre la transparencia de las tarifas y la satisfacción, y las tácticas de retención del personal que utilizan salarios predecibles.

Recursos adicionales

• Software de gestión hotelera: sistemas como Prostay y Oracle Hospitality ofrecen cálculos automatizados de cargos por servicio e integración de nóminas.
• Publicación 15 del IRS: guía fiscal para empleadores que cubre los requisitos de declaración de propinas y las obligaciones de retención para las empresas del sector hotelero.
• Ejemplo de texto informativo: «Se añadirá un cargo por servicio del [X] % a su factura. Este cargo se distribuye entre los miembros del equipo que han contribuido a su experiencia y no es una propina. Se aceptan propinas adicionales, pero no son obligatorias».
• Recursos de cumplimiento estatal: consulte con el departamento de trabajo de su estado los requisitos específicos de distribución de los cargos por servicio que pueden exceder los estándares federales.